《全面预算管理:案例与实务指引》(8)



     管理控制系统(MCS)是指一种管理过程中所形成的权责结构,这种权责结构相应地表现为一定的决策结构、领导结构和信息结构。管理控制体系的决定变量有两种分析思路,一是战略主导观。这种观点认为“战略决定结构,结构跟随战略”,应将战略视为决定组织构架的唯一变量。二是信息支持观。这种观点强调其理论上的纯粹性,难以指导具体的组织实践。而预算管理在企业中的实践证明,通过预算管理可以分解落实战略思想,整合优化资源配置,将控制渗透到公司的各个业务单元,从而带动公司整体管理控制水平的提升。

根据组织构架理论,企业组织管理是由分派决策权的系统、业绩评价系统和业绩奖惩系统的体系构成的。从本质上说,预算的编制是预算目标的分解过程,预算目标的分解过程实际上就是根据企业的战略目标,从全局出发,在充分认识企业自身资源的基础上,对未来进行预测并对企业各级管理层次的权利和责任进行分解的过程。而预算体系中另一个重要过程——预算考评,是将预算执行的实际业绩与预算目标相比较,并以比较结果为依据对责任主体进行评价和奖惩。这说明,全面预算管理体系包括了企业组织所必需的分权、评价和考核机制,因此说,全面预算管理构成了企业组织管理的重要部分,其中全面预算管理与企业信息、财务、人事等职能部门的关联程度尤其大。

企业管理层担负着计划和控制两方面的职能,它们都离不开预算。预算管理在整个企业管理控制系统中占据着核心地位,科学有效的预算管理本身就蕴涵着企业的管理控制思想和经营理念,预算是行动计划的量化,它帮助管理层协调计划、贯彻计划和完成计划。通过系统的预算管理设计引导企业进行事前、事中及事后的控制,带动企业整体的制度创新及管理变革,只有当企业有效的预算管理体系具有管理控制整合的功能时,才能够经受市场、竞争、成本条件的考验,才能发挥控制系统应有的作用。

市场经济不仅带来了市场运作规则,而且要求企业尽可能地去适应市场规则与了解市场信息。信息职能部门在全面预算管理中起着至关重要的作用,首先,预算指标的设置就建立在信息职能部门广泛收集行业走向、市场行情、竞争对手策略的基础上;其次,在预算考评中信息职能部门需提供有关外部因素的变动信息和相应外部市场的可比信息,用以进行差异原因分析。而在那些预算失败或者预算不理想的企业中,信息职能部门往往没有在全面预算管理中发挥以上的职能,对于预算指标的设置基本上以上年数或者历史最好水平为基础进行编制,在预算考评环节,信息职能部门以外部信息难收集或者收集不准确为理由不参与预算考评等都削弱了信息与全面预算管理的紧密程度。

在我国大多数企业的组织机构中尚无预算职能部门,一般都将预算管理中的大多数事务性工作交由财务部来执行,一方面是全面预算的编制、执行、监督、报告等环节需要财务部的参与及协调,另一方面是财务部本身的工作特性,使得其在预算控制中起着重要的作用。但有的企业是强化了财务部在预算管理中的作用,将全面预算等同于“财务预算”,定位于“财务方面的预算”甚至是“财务部门的预算”,这显然是不合理的。全面预算管理是涉及全方位、全过程、全员的一种整合性管理系统,具有全面控制力和约束力,绝不仅仅是财务部门的事情。一个行之有效的预算,往往要经过各部门的反复推敲、协调一致才能推出,一个企业是否实行预算管理的首要标志是该企业的预算执行结果是否与奖惩制度挂钩。只有这两者挂起钩来,才算真正踏上了预算管理的轨道。道理很简单,如果预算完成与完不成一个样,而且完成预算还要付出更多的努力,那恐怕大多数责任主体都选择不完成预算,因此预算管理没有人事部门的评价与考核,只能是徒有其表。定期或不定期检查、考评各职能部门的预算完成情况,并进行相应的奖罚,是人事部门的一项重要工作,也是预算管理工作的重要组成部分,而预算指标也为考核评价各部门及员工的工作业绩提供了依据。

有效的管理控制系统作用的发挥还体现在管理层运用预算功能实现规划和控制目标上。管理层通过制定战略并利用预算贯彻实现目标的各种行为,通过实际与预算的对比来评价经营活动。同时,业绩评价反馈的信息有助于管理层控制当前的活动并协调好计划程序。预算管理的战略性体现在它沟通了企业战略与经营理财活动的关系,使企业战略意图得以具体贯彻,长短期预算计划得以衔接。企业战略是经营发展的总方针,体现在长期预算中,而短期预算作为一种行动的安排,使企业战略部署与经营理财活动得以沟通,形成了具有良好循环的预算系统。在具体实施预算过程中,预算管理通过“全员、全过程、全方位”的综合控制,架起了战略、管理控制及业绩评价的沟通桥梁。

 《全面预算管理:案例与实务指引》(8)
  

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