我们都有煮鸡蛋的经历:打开液化汽,坐上锅,添进一瓢大约250毫升的凉水,放进鸡蛋,盖锅盖。3分钟左右水开,再煮10分钟,关火。为了煮熟一个鸡蛋,烧开一大锅水,把大量时间和精力浪费在烧开水上。再看日本人的做法:用一个长宽高各4厘米的特制容器,放进鸡蛋,加入50毫升左右的水,盖盖,开火,1分钟后水开,再过3分钟关火,利用余热煮3分钟。据专家计算,这样煮鸡蛋起码比我们通常的方法节约五分之四的水和三分之二的热能。
日本企业在管理中对流程秩序和资源集约的注重同样值得我们借鉴。企业管理的实质包括了同一层面上两个不同角度的问题,一是关于如何提高效率的问题,一是关于如何降低成本的问题。作为河北医药流通领域的龙头,东盛英华尤其需要从内部管理上“苦练内功”,把保证运营流程的效率当作管理工作的中心任务之一,切实提升医药物流企业的核心竞争力。
那么,如何保证进而提升企业运营流程的效率?关键在于抓住两条纲要,一是秩序,一是集约。
秩序就是强调企业整体运行有条不紊,忙而不乱,特别要求各部门各环节衔接及时,交办流畅。煮鸡蛋时坐锅前开火还是坐锅后开火,不只是先后问题,而且是资源利用率的问题。企业中任何延误或积压业务计划的部门,要么是机制的问题,要么是人的问题,所以确保运营流程顺畅,必须从“法”与“责”的高度规范部门行为和人员行为。
首先通过规章制度、管理办法体现对部门之间沟通与协作的鼓励,要坚决反对部门之间相互扯皮,相互推委;坚决反对部门或部门负责人利用职权为他部门制造障碍;坚决反对业务主导部门自视其高,对后勤部门傲慢无理。
其次通过授权,明确业务办事人员的权责利,严格监督与考核,使每个员工各行其是,各负其责,各得其利。只有解决了机制层面和人的层面上的问题,才能从根本上改进运营流程,使企业供应链条每一环井然有序。
集约则指对具体事务要整合资源、精简手续,尤其注重企业内部资源配置的效果。如果50毫升水可以煮熟一个鸡蛋,为什么非要加入五倍的水?一分钟可以烧开水,为什么非要花三分钟?一个企业整体效率的提升是建立在局部效率提升的基础之上,而局部效率的提升又表现在如下三方面:
首先,防范流程个别环节出现阻滞或资源闲置。《三国演义》描述赤壁之战时,曾用典“万事俱备,只欠东风”。的确,整个战役策划严密周全,执行也是环环相扣,但就在大战前夕,出现一个几乎致命的失误——东风不起,战则必败。连唐诗都评说:“东风不与周郎便,铜雀春深锁二乔”。事件发展往往存在关键性缺憾,这个缺憾关系全局,整个事件运行效率受限于它,是经济学上所谓的“木桶短板”。在公司经营过程中,一方面需要不断解决阻滞流程的新矛盾,另一方面也要不断审视个别部门出现人员过剩的怠工现象,要用量化的分析方法来测算人员的配置比例。科学地、动态地、定量地管理流程是实现效率提升的必要条件。
其次,提高单位时间业务完成量或缩短单位业务量的完成时间。公司对微观主体的考核应更加侧重对这两种表现的激励。提高单位时间业务完成量重点在于工作强度的增强,从业务员到开票员,从客服内勤到仓库保管,节奏加快,频度提高都意味着彻底改变散漫、拖沓的工作作风,每位员工都要用积极向上的态度和昂扬奋进的热情,迎接每一天的挑战。缩短单位业务量的完成时间重点在于理顺时间、统筹安排,从业务部门到职能部门,从前厅到后勤,对时间做出合理的计划有助于顺利完成任务,有意识地避免做无用功就是拒绝闲散、远离平庸。
最后,提高单笔业务的精准度。“每天做好一件事!”应该作为东盛英华每一位员工的座右铭加以实践。做好一件事,就是做完美一件事,让它毫无遗憾地成为历史。开票不错价格,过账不压票据,出库不少品种,配送不出事故,回款不超期限,退货不找麻烦。各部门、各岗位尽心竭力,坚决杜绝慌乱、杜绝无序,增强责任心,从做好一件事开始,直到做每一件事都不含糊,不拖泥带水,不留后遗症。
煮鸡蛋带来的启示用24个字来总结就是:追求效率,讲究方法,遵守秩序,注重集约,合理统筹,忙而不乱。如果我们能像煮鸡蛋一样“煮”流程,逐步强化采购、销售、配送、信息处理等各环节的整体调度能力,调控物流、货币流、信息流的衔接,充分发挥各部门人员主观能动性,那么以提升营运效率为目的的企业核心竞争力便自然成形。这也正是许多企业设置运营总监的原因所在。