爱华网1992~1994年，烟台汽车制造厂应用日本五十铃技术开发的YTQ1041轻型运输汽车畅销全国23个省市，产品出口十几个国家，年实现利润3000多万元。然而，辉煌没几年，由于同类产品的市场竞争加剧，1995年产品销售下降，企业经济效益开始滑坡。为了扭转经营困难局面，企业决定学邯钢，实行倒逼成本法，进行成本控制。虽然投入了大量的人力、物力，但由于企业生产工艺复杂，产品品种多，涉及数千种零件，成本控制难度大，收效甚微。究其根本原因，就是管理方法和管理手段落后。为了满足企业管理的需要，我们决定依托大型软件公司，运用计算机强大的数字处理功能，联合开发能够满足企业管理各方面需求的现代化管理信息系统。
经过反复论证，1996年11月起，烟台汽车制造厂投资近80万元与浪潮集团山东通用软件有限公司联合开发“现代企业管理信息系统（又称ERP系统）”，形成了一个由WindosNT和Sybase10/11 数据库为支撑，由一台服务器、46个工作站组成的计算机网络系统。在各个车间、仓库、生产处、供应处、销售处、财务处等各有关处室和部门设立工作站。系统运行3年来,基本上实现了“信息集成、过程集成、功能集成”，实现了“一张原始凭证（销货发票、购货发票、入库单、领料单等）一次录入，业务核算、统计核算、会计核算全部自动完成”，“标准成本控制与责任成本考核相结合”将实现由成本核算向成本控制质的飞跃。攻克了信息集成的关键技术——原始凭证自动编制会计凭证。由于该系统广泛地采用了现代企业管理方法，其先进的设计和独特的管理功能，已经在企业管理的各个方面发挥了重要的作用。“现代企业管理信息系统”在信息有机集成方面的贡献曾得到了国家863计划CIMS专家组专家们的好评。系统将现代管理方法与企业的实际相结合，以其方便性、实用性得到了慕名而来参观的全国各地30多家企业的赞誉。
一、信息系统对财务管理的作用
从各子系统直接输入原始单据，由微机根据原始单据的类型和经济业务事项自动编制会计凭证、自动登记各相关帐户。实现了一张入库单、一张发票一次录入，车间、仓库、全厂各业务部门会计、统计的总帐、明细账、业务台帐由计算机一次完成。只要原始单据无误，计算机据此编制和登记的会计凭证、帐簿记录就不会有错。这就从根本上解决了长期以来一直困扰着我们的帐务串户错帐问题,使应收帐款、应付帐款准确率达到99%以上，解决了部门与财务、仓库与财务、仓库与车间、车间与财务帐帐不符、帐证不符的问题。保证了会计数据的真实、完整，使会计基础工作得到了很大的提高。
由于系统直接处理的是原始数据，3年来，系统内共存储了几十万条记录。系统具有灵活的查询功能，可以根据会计人员的需要，任意排列组合，为预测和分析带来了极大的方便和高效率，同时也为企业管理提供了有价值的第一手资料。
二、信息系统应用推动管理进步
由于烟台汽车制造厂的产品比较复杂，过去，要想了解一种产品的实际采购成本是多少，需要技术部门提供零件明细表，采购人员添列最新单价，会计人员计算汇总。没有20天甚至1个月是解决不了问题的。现在，根据基础数据子系统中的产品BOM，计算机自动读取发票最新单价，瞬间就能计算出某车型的采购成本，为市场的销售价格决策提供依据。
加强成本控制，提高企业效益，是企业的头等大事。系统运行3年来，在采购成本的控制方面起到举足轻重的作用。这要归功于采购和库存管理子系统。
在采购和库存管理子系统中，材料一经入库即由仓库微机操作人员将材料的编码、型号、规格、名称，从产品设计BOM中读出, 输入实收数量,经检验人员确认合格后，财务部门据以登记材料采购明细账和原材料明细账；仓库据以登记材料明细账；供应商据以开具发票。
收到供应商附有入库单的发票后,由材料会计将发票的日期、供应商信息、材料规格、数量、货价、税额价税合计、运费等信息录入微机,供应商的单位名称、税务号等信息与应付帐款客户单相一致,对于没有签定供货合同和进货价格高于合同价格的发票，微机自动提示：“该厂家无合同”或“该发票需要核价”，遇到这种情况，须办理相关手续，特殊情况须经分管领导签字后方可处理。发票录入后选出对应的入库单,微机自动做上注销标记并编制记账凭证，登记材料采购、应付帐款、材料成本差异和应交税金明细帐。
库存材料的出库，通过库存管理系统进行处理，由领料部门录入领料单，仓库保管确认后，自动编制记账凭证，据以登记仓库材料明细账和车间、部门费用帐。
系统可以自动将上年各种物料的采购单价取出，作为对比单价，统计计算期采购实际单价，分部门计算出采购成本降低额和降低率。并且可以层层展开，第一层为各部门采购成本降低应得的奖金或采购成本提高应扣的工资; 第二层为每一种物料计算期的采购总量、对比单价及实际单价; 第三层为计算期每一张采购发票的时间、编号及所附会计凭证编号。准确无误的数据统计，为落实采购成本降低责任制提供了令人折服的考核资料。他们将采购成本考核指标同工资挂钩，调动了采购人员降低采购成本的积极性——1998年降低采购成本400万元，1999年降低采购成本900万元以上。
系统可以根据材料的最长储备期和最高储备量以及实际入库时间计算出每种物料的超储备占用时间和超储备占用量，为压缩储备资金占用提供了详细资料。月底按供应商查询发票未到的入库单，催要发票以形成抵扣税更是方便。
在销售子系统方面，销售会计负责销售发票的录入和打印,发票中的客户信息由往来户编码库提供,与应收帐款的客户单相一致, 产品的型号、名称、价格由产品编码库提供，与产成品、发出商品、销售明细账的产品编码相一致。按照客户的不同要求打印增值税发票或普通发票。财务收款后的发票作为记账的依据,将发票按照规范化整理计入中心数据库,自动登记财务的产品销售帐、发出商品帐、应收帐款帐、应交税金帐、实现销售发票一次录入,会计凭证的制作、打印、各明细账、总帐的登记由计算机一次完成。
销售子系统的运行使企业能够准确掌握库存产成品、市场发出商品的型号、数量、底盘号码、发动机号码和存放时间。长期以来，尽管企业标准规定，仓库保管员必须执行“先进先出”法，但是由于缺乏监督手段，很难控制，造成产品陈旧、锈蚀，不得不降价销售。启用销售系统后，能够方便地检查仓库对先进先出法的执行情况，对违反规定的责任者加大了惩罚力度，从而增强了保管员的责任心，减少了人为的新车变旧车带来的经济损失。系统能够分地区、分片准确地统计销售部门、销售人员的工作业绩并根据销售额和销售量计算销售人员的工资及奖金。
三、系统实施的体会
ERP系统是一个系统工程，它要求企业的方方面面严格按照统一的要求规范自己的行为。产品基础数据子系统是运行各子系统的基础，它包括：产品设计BOM和工艺BOM，为生产计划系统提供产品结构、工艺过程信息，为成本控制提供工时定额、材料消耗定额、设备消耗定额等标准信息。是各类信息的源头，是物资采购和产品生产必须遵循的标准。长期以来人们处理业务的随意性和工作过程的无序性是运行ERP系统的大敌。要使50多种产品的设计、装配结构与供应部门的实际采购结构相一致; 使设计工艺过程、工序及工时定额、材料消耗定额与各车间的实际工艺过程、工序及工时定额、材料消耗定额相一致，说起来容易，做起来太难。为了达到一致，为了克服随意性，我们经历了近两年的努力。首先成立了以党委书记为首，由总工程师、总会计师参加的领导小组和由有关处室一把手以及业务骨干组成的工作小组。从培训领导干部及业务人员入手。相继出台了“实行微机管理的业务流程”、“生产用物资管理流程”等一系列规章，规范了各部门的行为，约束了工作中的随意性和盲目性。选择了一个生产任务较少的月份，强力推行生产计划系统，实行计算机控制限额发料。为了弄清基础数据存在的问题，我们一个节拍一个节拍地打印领料单，一个车型一个车型的核对，对暴露出来问题，分清责任，是谁的问题谁整改。经过了十几个回合，现在基本弄清了问题。为整个系统的全面运行奠定了基础。
实践证明，运用先进的管理软件来推动企业管理的改善是行之有效的，在推动的过程中打破与现代管理水平不相适宜的传统习惯，建立新的、先进的、规范化的管理体系是可行的。
四、应用需求的拓展
综观以海尔为代表成功企业，无不以其完善的售后服务在激烈的竞争中获胜。尤其在质量、价格相差不多的情况下，谁的售后服务好，谁就立于不败之地。而现在的管理软件恰恰忽视了这一点。售后服务方面的需求包括：用户档案、用户意见反馈、产品返修记录、相同行业、相同产品的性能、价格比较分析等。目前，我们正积极着手将系统功能延伸至售后服务领域。
总之，好的管理软件与优秀管理思想的完美结合是开发商与企业的共同追求,选择和运用先进的管理手段,是实现企业管理现代化的必由之路。
