erp实施顾问面试题 ERP系统实施全靠精雕细凿



为了实现企业商务的现代化,提高企业核心竞争力,安徽省阜阳商厦股份有限公司本着总体规划、分步实施的原则,拟定分三个阶段实施企业信息化和电子商务,并于今年开始实施企业信息化、电子商务系统的第一阶段企业资源计划(ERP)。经过几个月的努力,现已顺利地进行了系统切换,安全通过了混乱期,为实现企业的发展战略奠定了坚实的基础。

实践告诉我们,企业的信息化软件最适合企业自己特点的才是最好的,每一个企业都有着自己的个性,那么对计算机软件的要求也就不一样,因此必须花大力气研究规划。为了成功地实现企业信息化、建立电子商务系统,安徽省阜阳商厦在实施信息化工程前经过了全面考察、多方咨询。

培训是前提清查是基础

企业信息化工程是一项复杂的系统工程,它涉及到企业每一个部门,每一个经营环节,每一名员工。只有通过深入持续的培训才能让员工提高认识,增强信心。培训要求必须严格、认真、一丝不苟,要进行严格考核,让员工真懂、真会,不搞形式、走过场。为此阜阳商厦在实施中运用了持续培训的办法,通过对领导层、管理层、操作层进行分层次、分重点的培训,使大家逐步认识到信息化的重要性以及它强大的功能,并且提高了管理和操作水平,为实施信息化成功提供了保障。

对于一个已运营十多年的老商场来说,历史遗留的问题很多,这些问题如得不到及时处理,将会影响企业信息化实施的成功及效果。因此,企业要对家底进行一次扎实彻底的清查。阜阳商厦的做法是:第一,对商场进行全面清理整顿,对清理出来的问题进行梳理归类,分不同情况、不同类型的问题,轻重程度的不同,进行梳理,妥善解决,为实施企业信息化扫清道路。第二,重点清理供货渠道,找出黑洞和采购进货的暗箱操作、违规操作,吐故纳新,使渠道变粗、变短、变畅,为企业提供准确、稳定、及时的货源,为企业的正常运行打下基础。具体清查内容包括:对供货商的清查、对合同的清查、对仓库库存商品的清查、对柜组商品的清查,对财务账务的清查、对资金的清查等。清查采取剥洋葱皮的方法,层层深入,一步一步地将清查的目标梳理清楚。

信息采集是核心

企业信息化,关键要标准化、数据化、规范化。有人说“三分技术、七分实施、十二分数据",因此数据的准确与否关系到企业信息化实施的成败,哪怕是1%的错误数据将会耗费99%的实施时间。而数据的准确来自于清查工作的扎实程度。

数据根据其特性,可分为静态数据和动态数据。静态数据是指在企业信息化实施中相对稳定的数据,对于商业企业来说,商品分类、商标、商品计量单位、供应商档案资料、合同等,相对是静态的,这些资料一般变化较小,而且在企业信息中起到很重要的作用,它们的准确与否关系到信息化后期的所有工作,对分析、统计起到很重要的影响。动态数据是指数据信息相对变化较快,如商品的价格、商品数量、季节性商品等。

根据不同的数据要有不同的处理,对于静态数据一般应该在IT技术人员到达之前进行准备,根据ERP软件的特点和企业的管理需求进行整理这些资料数据。对于计算机系统来说,数据不仅是可以共享的,而且还具有可复制性,因此整理数据时要充分考虑其延续性。计算机系统是严格按代码管理的,各种代码始终贯穿于所有信息中,如供应商在计算机中有供应商代码,合同有合同代码,商品有商品代码和商品条码,商品分类有商品分类码,人员有人员编码,部门有部门编码,而且这些代码同代码之间有很大的关联,如合同要含有供应商代码,人员代码要同部门代码对应,因此在整理前期资料时要充分考虑这些代码,使代码同代码之间进行协调统一。在以后的数据准备中,必须严格依据所制定代码按照标准化、规范化进行管理和执行。如在清查商品、整理商品信息时,就必须根据商品的属性要求进行填写所需要的代码,这样在计算机中才能统一。比如,在商品信息登记中某商品的计量单位手工填写时可能会出现500克、斤、500g、500G等不同的字样,意义是相同的,但如果按这样的信息录入计算机则会是不同的计量单位,对于统计是不利的。但是如果把这一信息先输入了计算机,并产生了代码,取一个标准计量单位作为计算机认可的单位,自然可以达到统一。又如供应商的资料,由于人们日常的习惯,对称呼经常有省略的,有不省略的,对于一个单位,比方安徽省阜阳商厦股份有限公司,有说成阜阳商厦股份有限公司的,有说成安徽省阜阳商厦的,有说成阜阳商厦的,其实就是一个单位,由于多年来的习惯,就会在计算机产生不同的单位,这时只有对这些问题进行统一,在供应商登记资料时,严格按他们的全称进行登记,通过计算机产生一个统一代码后,所有信息按这个代码填写,这样才不至于产生重复登记的问题。类似的问题还有很多,如商品的名称、商标等都会有不同程度重复现象。这些都是静态的数据,只有将这些静态的数据标准化了,动态数据的填写才有了依据,才不会出现千差万别的现象。

 ERP系统实施全靠精雕细凿
如何对动态数据进行整理?由于商场在运营中,每天有许多新的数据产生,每天又有许多数据成为历史,即使在同一家商场里,数据量也是很大的,一般商场要有七八万种商品,甚至十几万、几十万个品种,这样信息的整理和录入工作将是企业信息化的主要工作之一。根据经验,商品信息录入工作在整个信息化实施中占据着70%以上的工作量。由于数据的动态性,而信息整理和录入又不可能一下子进入计算机,有些数据录入以后,可能已是数据垃圾,比如有些换季的服装,这里将录入计算机,那里这种服装已经不再经营,在计算机里这个商品信息就会被放置在一边,成为垃圾,而且在后期的使用中还容易产生误码,影响数据的准确。再比如商品的价格,由于市场在变化,气候在变化,顾客在变化,商场里的商品价格变化是很频繁的,今天录入的商品信息,到了明天就会是一个过时的信息,只有及时进行更改,采用动态管理,才能使这些信息得到统一,但在实施企业信息化时,有些情况下工作是不能并行的,只能串行工作,因为计算机管理的宗旨是严格程序、扣紧环节,上道工序没有完成,下一道工序就不能运作,否则就会产生新的错误。因此在整理和录入动态数据时,一方面要求时间越短越好,使各种变化产生的误差大幅度减少。这时候最好要求柜组要有足够的人员集中时间,集中精力,加班加点,用最少的时间把商品信息整理出来,可以先将变化小或不会变化的信息(商品的名称、分类代码、经营方式、计量单位规格型号、货号等)先填写出来,变化大的(如商品的零售价、进价等)在提交信息表前填写。另一方面,尽量减少部门之间、柜组之间、经营方式之间、经营品类之间的调整、调拨,保持数据信息的相对稳定,如确因需要,也应该在信息提供之前或系统切换之后进行调整。

试运行是重中之重

为了保证企业信息化切换的成功,在系统切换前,必须对系统进行严格的测试,测试包括模拟运行和试销售,阜阳商厦在系统切换前进行了严格的试运行,保证了切换的一举成功。

首先是模拟运行。模拟运行是指对软件功能模拟运行,其主要目的是为了弄清楚软件的全部功能,以及各个参数之间的关系及相互影响,通过测试进一步了解软件功能与企业的实际需求是否吻合,有哪些差异,及时确定进一步的解决方案。

模拟运行之后,就要根据运行情况进行深入地挖掘现有软件功能,进行一些必要的客户化设置,将软件功能进一步补充、修改、调整、完善,例如增加一些查询功能或查询条款或一些限制功能,使用户在使用起来更加得心应手。

因为二次开发就要涉及更改源程序,在没有充分掌握现有系统功能的情况下,就要求软件进行二次开发常常是很危险的,因此暂时不要进行二次开发,而在系统运行正常之后,根据管理要求及软件功能的不足提出进行二次开发的要求,是较为合适的。

阜阳商厦在模拟运行上取得成功,极大地增强了实施参与人员的信心,但是数据是否全部准确,准备是否很充分,还会不会有新的问题,这些是实施人员时刻要考虑到的。此时要求实施人员列出在切换前可能会出现的问题:商品是否存在,营业员是否存在,营业员是否在对应部门,条码是否正确,价格是否正确等。如果要在切换前查出这些问题,那只有进行试销售才能更好地发现问题。

通过试销售,检查商品信息是否正确,流程是否畅通,营业员开票是否规范,收银员是否按程序操作等等。由于在切换前进行了试销售,并通过试销售找出了一些问题,对这些问题根据情况进行了调整,这样就为切换工作打下坚实的基础。

  

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