在竞争日趋激烈的市场经济环境下,企业只有为社会、为顾客创造价值才能够生存发展。价值链管理理论把企业的各项活动分为增值活动和非增值活动,并认为只有尽量增加增值活动和减少非增值活动,企业才是有竞争力的。内部审计作为辅助管理系统之一,也必须对企业的增值和战略实施有所帮助。
在2000年12月国际内部审计师协会通过了修订的内部审计新定义,新定义这样表述:内部审计是一项独立、客观的保证和咨询活动,其目的在于增加价值和改进组织的经营。该定义明确了内部审计的目标是增加企业价值和改善经营。那么,内部审计部门如何为企业创造价值提供服务呢?
一. 从内部审计理论与实践的发展和价值链的构成来看,内部审计工作所创造的价值可以体现在整个企业经营运作的各个方面
内部审计的理论和实践随着企业管理的发展而发展,从最初的财务收支审计,向制度基础审计、风险基础审计演变。在某些企业,如GE,内部审计已经涉及到企业经营运作的各个方面,不再局限于“监督、检查”的范畴(这只是一种工作手段),而是充当了内部咨询的角色并且取得了很大的成效;不但监督企业各部门对制度的遵守状况,更重要的是对企业经营管理的各个方面提出问题和建议,并将成功的经验在企业内推广,促进企业管理的全方位提高。图1 基本价值链
从上图的企业基本价值链构成也可以看出,内部审计贯穿于企业经营运作的各个层面。无论是从主要的价值链创造过程采购-生产-销售-售后服务,还是辅助管理系统如人力资源开发、战略规划以及研发等方面来看,内部审计都可以通过降低成本和提高企业经营运作水平,为企业价值创造做出贡献。
二. 内部审计创造价值的两个途径:通过降低成本创造间接价值,通过提高企业经营运作水平创造直接价值
勿庸置疑,内部审计通过财务收支审计查处错弊,通过制度基础审计加强内部管理控制,能够有效降低委托-代理成本,如果能够注意到成本-效益原则,实际上是为企业增加了价值。从传统的角度看,这部分价值通常是隐性的,除了查处错弊,直接为企业挽回的损失外,通常都难以量化;企业因管理水平提高而产生的经济效益提高,更是因其效果产生的周期长、原因复杂,难以直接体现为内部审计的工作成果。但是,现代管理理论与实践已经证明,内部审计为企业创造的价值是非常可观的,具体可以体现在如下方面:
1. 协助企业实现收益最大化:内部审计工作可以有效地控制和防范票据错误、欺诈或其他原因导致的收益流失现象,从而确保企业应该获得的经济利益能够实现。
2. 控制支出:内部审计系统一贯重视对企业各种支出的管理,现在随着电子通讯、网上商务和供应链管理的出现,在对这些新兴领域内进行支出的审核与评估中,内部审计的作用更加举足轻重。
3. 风险管理:在大多数企业中,风险管理与评估投资方案是首席财务官的工作重点,对企业来说意义重大。而企业内部审计系统因其工作接触面的广泛性和地位的相对独立性,可以为这些关键性的问题提供信息。例如,内部审计应该积极主动地参与到ERP系统的实施中来,因为一般而言,ERP的实施会在很短的时间内变动程序、组织结构和技术,这样会带来风险,从而需要风险管理战略,内部审计正善于此领域。内部审计部门应及早参与,因其更能了解经营状况,在风险和控制方面的专长可帮助决策者决定ERP是否合理以及哪个软件理合适。有时内部人员和外部顾问的技术都很娴熟,但可能缺乏关于公司经营环境的经验和对风险、控制问题的基本了解,因此他们一般考虑技术问题较多,对实际经营中的问题考虑较少。此时,如果内部审计部门充分参与进来,情况便会不同。另外,E RP中包括了许多内设的控制措施,但每一项都是要发生成本的,内部审计师可协助仔细考虑每一项控制可达成什么样的目的,以实现控制风险的目的。
4. 技术研发与相关经营程序:内部审计必须掌握技术研发方面的重要技能,此处所说的技术不仅仅是科学技术,而是包括企业在经营运作中、在日常管理中所涉及的各种专业技术。当新技术的应用导致经营程序的变革时,企业内部审计必须对这种变化的效果进行监测与评估,确保其达到既定目标。例如,企业进行客户信用管理,从而采用了客户信用分析模型,该技术的应用的效果如何?给企业带来哪些风险?内部审计可以通过DSO、坏账率、销售额、现金流量、客户满意度等指标的变化来对结果进行测量,并在过程中进行监控,以便及时纠正该项技术应用导致的企业发展方向的偏离。
5. 改进流程:在审计工作中,审计人员一般首先从查帐入手,但决不是单纯查帐,而是花费更多的时间和精力去研究可能有问题的业务,包括业务流程和有关策略、措施,意在从中发现经营效果、公司内部资源的开发利用、产品质量和服务等各个方面有无可以改进之处。对于风险大、一般利益也大的方面尤其应该注意。因为人们习惯于在风险面前明哲保身,往往出现低效率、浪费、不求进取等种种弊端。而这些领域恰好是内部审计成员施展才华、为公司做出贡献的大好机会。
6. 知识管理:内部审计可以在日常工作中整理出企业及下属公司有代表性的经验,通过积极在企业内部、各个职能部门之间和子公司之间进行优秀经验交流,将企业建设成为充满活力的学习型组织。
7. 内部咨询:内部审计必须具备解决问题的能力,为企业在经营运作过程中遇到的问题出谋划策,提供解决方案;根据企业的战略规划,提出前瞻性的、建设性的建议。也就是说,内部审计必须能够发现问题,分析问题和解决问题。问题常常不是由审计人员所发现的,他们只是弄清了问题的真相。解决办法也常常不是审计人员所发明的,他们只是发现了那些早就存在,但因某种束缚而未能实施的好想法,并促使其变为现实。审计人员起的是催化剂的作用。
8. 营造诚信的文化氛围:内部审计部门可以每年开展一次职业道德调查,让公司在世界各地的员工都签署声明,声明他们清楚知道公司对职业道德的规定;发表职业道德通讯,向员工报道公司所发生的违反职业道德的事项,以引起大家的警觉;从另外一个角度来说,内部审计以改进内部控制机制和提高经营管理为目的来开展审计,使管理层认为内部审计的结果即使是批评性的,也是有价值的,而不是有威胁性的,促使该公司管理层更加重视审计工作。与此同时,内部审计还应该积极、主动地去做很多工作。主动工作并不存在利益冲突,因为内部审计只关心风险管理和内部控制,而不关心其他事情。正是基于这样的目的,审计和被审计没有根本的利益冲突,合作起来非常融洽,常常会达到双赢的结果。
9. 为战略实施保驾护航:内部审计可以通过检查下属企业的经营状况和投资效果,为下属企业发展中遇到的问题提供解决思路,保证下属企业的经济活动符合总公司的战略方向,保证整个企业集团向着既定的战略目标前进。从这个方面来看,内部审计通过为企业的战略实施保驾护航,在整个企业的价值实现方面能够起到甚为关键的作用。
上述几个方面都是内部审计通过自身的工作为企业增加价值所做出的贡献,事实上,更为重要的是,内部审计可以利用自己的上述职能,帮助公司决策层和管理层制订战略、改进营销、加强工作效率、最终提高公司整体赢利能力,协助公司建立核心竞争力。
三. 内部审计创造价值需要工作方法、专业素质、创新精神的保证
为了为企业创造更多的价值,内部审计工作必须改变以往专注于财务方面的工作方法;内部审计员工必须具备较高的专业素质,不仅限于财务会计领域,还应具备企业管理各个领域的知识(当然,每个人不可能是全才,就整个内部审计部门的人员配置来看,却应该是配备企业管理各方面的人才);最为重要的是,内部审计人员必须具备创新精神,不断学习、接受新事物、提高自己的能力,从而有助于公司效益的提高。
本文不讨论内部审计的人力资源配置问题,下面主要探讨内部审计的工作方法:
1. 内部审计工作必须与企业战略规划相一致
内部审计在企业战略制定、修订的过程中能够起到一定的作用,但是,内部审计本身的工作只有与企业的战略相一致,才能够为公司创造价值。首先,内部审计部门的资源、技能和投资应与企业核心成员的预期目标高度协调。其次,内部审计的工作标准应该是建立在对公司战略的充分理解上,在评判被审计对象的工作时,应该以是否符合公司的战略方向为准绳。第三,内部审计所有的工作创新都应该是围绕着公司战略方向展开的。正如上文所述,内部审计为公司战略实施保驾护航,在此过程中,内部审计自身的价值才能够充分体现。
2. 内部审计必须关注流程
内部审计工作为了实现上述功能,必须“超越账本,深入业务”(GE公司审计署),也就是说,必须将工作立足于流程。有效的管理和业务流程,是企业实现战略目标的有力保证。管理流程和业务流程是公司管理活动和经营活动的载体和对部门、个人活动的进一步定义,二者互为经纬,贯穿起整个企业经营管理。内部审计工作立足于流程,一方面可以“顺藤摸瓜”,使制度审计工作更加脉络清晰;另一方面,可以使问题解决方法更有针对性、可操作性。
3. 内部审计必须解决问题,监督实施
如果审计报告提交之后没有人执行,那么内部审计就没有起到其应有的作用。因为内部审计一个重要的作用就是促进变化——既要告诉被审计单位问题出在哪里,以及这些问题可能给公司带来的影响,还要提出解决问题的建议,并为了确保问题得到正确、及时解决,还要在审计结束后进行合理的资源配置,派出合适人选对该审计项目进行跟踪,并对高风险领域提供持续的、有价值的建议和监督。对审计项目的后续跟踪,并不意味着内部审计有失独立和客观。相反,如果内部审计部门能够监控被审计的全过程,并可能在跟踪的过程中发现新的问题,以便使审计部门进一步研究问题的所在。
四. 内部审计创造价值需要企业各方面的支持与配合
可以说,企业管理与实践的发展进步、新技术和电子商务的应用以及对价值创造的迫切追求,已经把内部审计推到了风险管理和运作程序改革的最前沿。越来越多的企业都要求其内部审计部门突破传统的管理和规章制度范畴,承担更加广泛的职能。
这样,企业就必须彻底转变观念,尤其是高层经理人员和董事会成员。在许多企业里,人们始终把内部审计视为一个不得不设置的得罪人的部门,而没有认识到它在创造价值、建立企业竞争优势等方面所起到的重要作用。
首先,对审计人员必须充分信任。内部审计部门直接向公司的最高层报告,这能够增加审计意见的分量和权威性,审计部门自己也觉得“说话的声音格外响”,审计工作往往因此更能得到被审计部门领导的积极配合。
其次,在内部审计部门的人员配置、技术保证方面要进行充分投入。如上所述,内部审计部门必须具备通晓企业管理各个方面知识的人员配备。另外,对内部审计部门在高技术的软硬件方面要给予足够的投入,使内部审计部门在技术条件上能够与各部门对接。当然,内部审计人员要充分利用技术设备,不断学习、改进、升级,以适应企业的发展。
第三,内部审计工作也需要各职能部门和子公司的配合。当然,这样的环境需要内部审计部门自己创造。如前所述,内部审计必须尽量参与各项工作,但是只要处处着眼于风险控制,以提高公司整体管理水平为出发点,就不会给人以处处插手的威胁感,从而建设一种良好的文化氛围,更有利于工作的开展。