建立现代企业制度 建立企业自己的“廉政公署”



内部审计,在目前民企相关的财产保护法律尚不健全和经济信用体系程度较低的现状,建立企业自己的“廉政公署”不仅可以控风险、降成本,明心目,它对于采购流程、投资决策,管理效益的审计能力将成为企业未来竞争中起到决定性的隐性力量之一。  

  “在没有内部审计的日子里,在我内心里,真的可以信任的经理不多。因为不知道哪一天会出事,哪一个人会出事,公司可能会出什么大事,真是诚惶诚恐地过日子。”黄宏生说。  

  内审之惑  

  “你将财务会计与内部审计作个比较。”学财会出身的小柳到一家股份制公司面试会计时,刚坐下,就被财务总监的问题给问懵了。

从来没有接触过审计,不知道怎么对审计定义的小柳硬着头皮说:"在我看来,审计应该是高于会计的,作为审计必须是将企业内部制度都熟悉掌握……"  

  他只是从字面上来领会审计的含意,但最终,却被录取了。但不是做会计,是做内部审计,隶属于财务部。

  来到公司后,小柳才知道,原来公司虽然很大,驻外十多个分公司、办事处,却没有设立内部审计部门,也没有审计专业的人员。驻外分公司、办事处一直是由财务部下设的销售组来管理。公司之所以临时设立审计部门,是为了即将上市做准备的。 

  在这个几乎要整月漂流在外的内审职位上工作一年后,小柳以"胜任不了"为由向领导提出了辞职。事后,他在总结自己这一年来内审工作失败的原因时,概括了这么两条:

  其一、工作范围的局限性。说是内审,其实是对分公司办事处财务帐的审计,而分公司表面上虽然独立核算而实际上是所有的花销都是拿回总公司报销的,分公司财务只核算销售收入和成本,税金等,这对一个第一次接触审计的人来说,总感觉无从下手,不知道审什么。这一年来所做的工作无非就是捋捋分公司的帐,纠正了一些业务方面的不规范问题以及对驻外会计的培训工作,没有什么成绩可言。

 建立企业自己的“廉政公署”

  其二、人际关系的复杂性。内审,虽然是就驻外的财务进行审计,但或多或少都会触及到驻外市场部门的利益,比如,已售出的商品仍然存放在分公司库房中(解释为客户寄存),这里面一定存在猫腻,总公司给予客户的政策常会被半路劫持......

  同时,让他闹心的是作内审时间不长,却树敌不少。市场人员你一言我一语,众口铄金,领导层也未必都能分清明暗。

  小柳的从业经历,几乎体现了大多数企业内审部门的现状和存在问题--没有足够的话语权和独立性,公司组织结构设置不够合理和相关制度建设缺失。这样的内部审计,往往或者流于形式,或者变形为运动式的审查风暴。

  企业的廉政公署?    

  正是一些企业内审部门在职能上的“不作为”,使得在企业界仍存在着到底要还是不要内审的疑虑。对此,创维集团董事长黄宏生发出了清晰的声音。他说,"内部审计是我的耳目,是我的左膀右臂,我不能没有它"。

  数字如钉。从2000年至今,创维的内审部门共追回经济损失近千万元;抄送集团法律事务部案例188起,案值2092万元,其中移送司法机关处理8人次;根据审计建议辞退经理、会计及相关管理人员20余人;审计查处营销系统违纪金额超过2.3亿元,因管理不善等原因造成的坏账400万元。

由于民营企业财产保护方面的法律、法规尚不健全,很多硕鼠在里面搞起了经营。 种种侵犯民营企业财产的情况时有发生。据黄宏生介绍,他们的内部审计近几年连出重拳,帮了公司的大忙。

  1998年,内审查出了一个办事处经理侵占公司财产300余万元;1999年,查出一个办事处会计侵吞公司货款30余万元;2000年,查处一部门经理,虚报广告制作费用250余万元;2001年,及时发现并报告了一个办事处经理贪占公司财产近20万元的事实;2002年,查出一个办事处经理私刻公章,与外单位签订联营协议,侵占货款50余万元的事实。

  可以想象,如果没有内审部门,公司最终也将被自己的蛀虫掏空。而通过内审,对于公司管理规范化的促进方面,其意义也极为显著。

某家电公司通过对用户服务部和长沙等11个办事处的审计后,发现了维修材料管理和费用方面的巨大漏洞,从而引起了公司营销总部的高度重视,据此迅速出台相关的规章制度,加强了这方面的监管。

  通过经济效益审计,常常可以发现影响经济效益的问题,并可以很有针对性的据此提出解决的建议。在民营企业发展的前期,各经济责任人的责任是由老板主观认定的,责任的履行是由责任人的良心来承诺的,制度约束的缺失,很容易在管理上出现问题。内部审计的经济责任审计,既加强了经济责任的认定工作,同时使公司重新审视各经济责任人的责任,加强了经济责任制度的建设。

  黄宏生在回忆当初没有建立内部审计之前,公司做的还不很大,但老是出问题,而且问题一旦揭露,都相当严重。他注意观察研究,找了一些手段,但问题还是解决不了。比如发出了货,收不到钱;货拖出了仓库,动不动就说货被抢了;不少经理人员,拿货提钱,大大方方地离开了公司;费用随便报销,无法控制。

  "在没有内部审计的日子里,在我内心里,真的可以信任的经理不多。因为不知道哪一天会出事,哪一个人会出事,公司可能会出什么大事,真是诚惶诚恐地过日子。"

  很多民营企业都是在吃过苦头之后,才意识到必须建立内部审计。它独立于业务部门,不干管理,不做经营业务,专门查人、查事,干监督的活,直属董事局。

  创维的内审队伍已经发展到30人,监管着集团内部7大产业公司的经营状况,和全国各地170多个办事处营运情况。风吹树动,了然于胸。 

他山之石与终极指向

  西方跨国企业集团从孕育到繁荣历时百年,其管理模式和体系也逐渐完善、科学和稳定,这其中也包括了现代化的内审体制。

  那么他们的内审部门的架构是怎样安排的、运做方式又是怎样的呢?他山之石对我们中小企业来说会有多大的借鉴作用?

  以闻名全球的百事集团为例,其内审部门是在集团总经理和董事会审计委员会的双重领导下进行工作的,完全独立于其他业务事业部及其财务部门。内部审计部门一切开销入总部账户,它对各子公司的审计报告都将直接抄送集团首席执行官、首席财务官、董事会审计委员会、各相关事业部总裁等高级管理人员。审计报告的结果将直接影响到各子公司及事业部的业绩,较差的评定结果极可能导致撤换该子公司的领导人。

  因此,无论是事业部还是子公司对内审都极为重视并予以积极配合,内审机构的独立性和权威性都是不容质疑的。 

  百事集团内审部门首先会根据《百事财务政策手册》制定《百事内审标准》,并发放至集团总公司和全球各子公司作为定期自查工具。《百事内审标准》是就《百事财务政策手册》中所有重要制度来分类、设计审查事项并以问卷形式反映出来一套风险评估标准。

  内审部门在对子公司审计过程中会侧重两方面:一是子公司有否完全按《百事财务政策手册》运作;二是及时查找手册在实际操作中有无漏洞,对其进行不断更新。

  内审部门对各子公司进行定期审计的结果分为四个等级:良好控制、较高标准控制、基本控制和较低标准控制。子公司若拿到最高等级评定,将可以在四年后再接受内审,第二等级是三年,第三等级是两年,最差等级则需第二年重新接受评定。对评为最差等级的子公司,审计部门及其所属事业部的财务人员会联合进驻协助整改。

  内审结果需双方同意,若子公司对评定结果有异议的,亦可直接与内审最高管理人员协商,若无法解决仍可向集团提申诉,从而保证审计结果的公正客观性,起到相互牵制的作用。 

  百事内审人员不但肩负查找子公司问题的重任,还需就所提问题提出整改建议。它不但可以增强内审人员工作的审慎性和专业性,被审查的子公司还可通过他们获得其他子公司的先进管理经验,从而达到在企业集团内部进行横向交流的良好效应。 

  从内审队伍的构成来看,其人员绝大部分都是从世界各著名会计师事务所招募进来的,审计经验丰富而独立工作能力强。他们进入百事后会接受全面的业务及财务审计政策培训并跟随其他审计小组进行学习。在他们正式接受内审工作后,仍会定期接受集中培训。为增强内审工作的客观公正性,各内审小组会经常有其他区域的同事加入。

  同时,在百事,内审人员若非高级管理人员,其任职期限一般为三年,期满后原则上不可以转入百事集团财务或其他业务部门,从而确保内审人员与被审部门不存在利益关系。内审人员较高的收入报酬可以尽可能杜绝其接受贿赂的可能性,内审纪律规定内审人员不得在审计期间接受被审单位的请客及送礼。由此可见,百事为了保障审计的独立性和公正性,所虑甚为周详。

参照国外成功公司范本,我国的一些民企在内外力量的驱动下,对内部审计的认识也有明显提升,比如雅戈尔集团公司的企业内审机构就被赋予了相当大的权力。雅戈尔的总裁提出了“审计无禁区”思想,规定审计部不但可以审计公司下属企业和驻外营销分公司,而且可以对总裁"一支笔"审批的集团公司本身进行审计。人员构成上,近几年来,素质也逐渐在提升,多半是外聘过来的会计师和注册会计师。

  但目前我们大部分民营企业的内部审计基本还停留在财务审计上,即对企业资产、负债、所有者权益和收入、费用、损益的真实性和合规性审计查证上,目的是为了查错防弊,保证公司资产安全。

  但是,随着市场经济体制的逐步发展和完善,企业的经营规模,经营环境和投资主体都发生了变化,如何防范经营和投资风险,如何降低企业各项成本,提高企业经济效益等,使企业在市场竞争中处于有利地位,这些都需要民营企业内部审计工作重点逐步转移到经营管理审计和经济效益审计上来,内部审计必须从传统的查错妨弊的财务收支审计向采购审计、投资决策审计,管理效益审计方向发展。

  贴士:

  一、内审定义的发展路径

  (一)在1940年之前,原始的内部审计一直被视作是外审的助手;1941年,有学者指出,内部审计应该是公司管理层的服务者,而非外审的助手。此是一个重大的历史突破,揭示了内审这一全新职业的建立需求,并促成了IIA(国际内部审计师协会)的成立。

  (二)到了1978年,IIA提出了内审准则的雏形,对内审下了个相当完善的定义,即"是建立在组织内部的独立评价和服务职能"。

  (三)2000年IIA修订了内审准则,在多年研究和实务经验的基础上,对内审重新作了定义:"内部审计是一种独立、客观的保证和咨询活动。其目的在于为组织增加价值和提高组织的运作效率。它通过系统化和规范化的方法,评价和改进风险管理、控制和治理过程的效果,帮助组织实现其目标。"这个定义是划时代的,它的实质是承认了内审是一种管理职能(保证和咨询活动),从而彻底与外审划清了界限。

  二、内审与外审的区别

  1、定义不同:内审是一种保证和咨询活动,是组织内部的管理职能;外审则是由独立的外部机构提供的签证活动。

  2、目标不同:内审目的在于为组织增加价值和提高组织的运作效率(管理目的);外审则是为对组织的财务信息的合法、公允、一贯提供合理的保证。

  3、工作范围不同:内审的工作范围函盖企业流程的所有方面,包括风险管理、控制和治理过程等,而外审则只集中在企业的财务流程及与财务信息有关的内部控制方面。

  4、方法不同:内审的方法是多样的,按IIA的定义,内审应采取"系统化和规范化的方法",即应结合组织的具体情况,采取各种不同的方法,其中也可以包括外审的一些程序,但前提是方法必须是"系统化和规范化"。而外审的方法仅是一些报表审计的程序。

  5、服务对象不同:内审的终极服务对象是董事会,它是董事会管理职能的延伸和具体化;外审的服务对象则是各相关利益方。

  

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