爱华网当想象到一家大型企业的IT系统的时候，大多数人脑海中浮现的是这样一种景象：在一个装有空调的大房间里，很多台计算机在进行着紧张而繁忙的工作。但是从基本上来说，在一家大型企业的计算机系统中真正起到核心作用的是企业资源计划（ERP）软件。
ERP软件将一个企业的很多不同部门所使用的信息统一在一个整体的计算机系统当中。这意味着企业内部的不同部门不再使用不同的数据库来管理信息，例如员工记录、客户数据、订货单和存货数量，而是依赖于同一个数据库来管理信息。这就使得企业内部不同部门的员工能够获得相同的信息。
好处和应用 ERP系统的统一性能够为企业带来很大的好处，包括错误的减少、速度和效率的改进以及更完全的信息通道。有了更好的信息通道，企业的员工和管理人员能够更好的了解目前企业的业务运行状况，作出更好的商业决策。例如，ERP系统可以帮助采购部门的采购员根据客户订货数量的变化来及时调整原料的采购。这样做将会带来怎样的结果呢？这样做既保证了原料的采购能够以客户的定货数量为基础，又节省了库存商品所需要的花销 。
在应用ERP系统之前，各家公司将重要的商业记录保存在很多不同的部门。每一个部门通常使用不同的系统和技术来对信息进行管理。这些信息还有可能在企业内部被复制多次，这种复制往往不够精确并且跟不上最新的要求。一些信息还有可能仅仅是记录在纸上，这就为获取该信息增加了难度。例如，一个客户有可能打电话到销售部门，希望了解一宗非常重要的订单的货物发送情况，由于没有共享的数据库资源，接待人员就无法迅速的对客户的询问做出答复，他必须要打很多个电话到公司的生产部门或运送部门才能够了解情况。
ERP系统正是为了服务于制造公司的信息需求才应运而生的，但是随着时间的不断向前推移，ERP系统已经有了更新的发展，开始向其他行业提供服务，例如医疗、财政服务、航空航天业和消费品行业。伴随着不断的发展，最初在应用于客户/服务器系统之前在主机上运行的ERP系统现在已经开始应用在网络之中，并且还包括了很多的应用程序。IDC对ERP产品的定义是：应用综合用户界面帮助企业实现业务处理自动化的工具、综合数据库和综合代码库。IDC对提供ERP产品的大约100多个销售商进行了追踪。作为IDC负责ERP和业内应用程序研究的副总裁，Dennis Byron预计，目前在全球范围内可能有1000多家公司在提供ERP产品。
当大多数人提到“核心”ERP应用程序或“模块”的时候，他们指的是管理人力资源、清算帐目和财政、制造以及项目管理功能这些办公室管理功能。然而，来自Oracle公司、Peoplesoft和SAP的主要ERP系统现在提供了更多的功能，例如销售自动化、商业智能、客户关系管理和供应连锁管理。
ERP的隐藏成本
在实践当中，ERP系统可能是很难配置和维修的。ERP工具包本来就很复杂，并且IT部门要不断的对该软件进行修改才能使其适应公司的特定需求和业务处理。ERP系统的安装是一项庞大而又复杂的工程，这一工程的进度不是以月而是以年来衡量的。即使是在完成了最初的配置之后，ERP系统也还需要不断的改进来反映业务上的变化和软件的升级及功能扩展。
ERP系统的复杂性决定了它昂贵的价格。对于一个企业来说，在开始考虑一个ERP系统之前，有一点是非常重要的，那就是要了解应用这一系统所需要的全部成本，这种成本是远远超出ERP软件本身的价格之外的。在对63家公司进行的调查中，Meta Group发现，当实际的成本（例如软件、安装、咨询和硬件）被全部包括进来时，应用ERP系统的全部成本的平均额为1500万美元。
如果你想要避免成本超出控制和ERP系统安装运行不完整，最基本的一点是了解ERP系统的隐藏成本以及安装运行这一系统所牵涉到的主要问题。在这里我们就向大家介绍几个关键的领域，也是有可能出现问题的地方。
计划和项目管理
为ERP系统的配置安装做好充分的准备是需要时间和精力的。公司必须给予IT人员和相关的业务管理人员足够的时间，并且明确他们的职责，对项目的范围、成本和时间框架进行构想和评估。非常重要的是，承担计划任务的工作人员除了要有很好的技术知识之外，还要了解公司的业务需求和业务处理。同时还要保证一点，那就是负责计划的主管人员必须要对项目负责到底，从最初的安装配置到其后的过程中不可避免的会出现的一些问题。
综合 各个企业往往对企业软件综合所需要的时间和成本估计不足。ERP系统不是存在于真空之中的，它们通常需要与软件和复杂的业务处理联系在一起。除了从一个主要的ERP销售商那里获得的软件之外，各个企业可能还需要使用其他软件销售商提供的应用软件。例如，一家公司可能希望把从SAP公司购买的核心ERP系统同从Siebel公司购买的客户关系管理软件以及从Vastera购买的全球贸易管理软件结合在一起。不同ERP系统的综合也是一个很大的挑战，因为一个公司可能同时会使用不同的ERP软件包以及其他的不同的应用软件。Meta Group的副总裁Dick Kuiper说，一般来说，一家大型企业要应用五种甚至更多的ERP系统，有一些公司甚至应用了超过20种的ERP系统。
坏死数据
在处理现实数据的时候会出现很多的问题，ERP系统的隐藏成本也会相应增加。当一家企业打算放弃原有的系统而开始使用ERP系统的时候，它必须要将大量的要使用的数据转换到新的系统之中。对于很多老数据来说，这种转换即使不是不可能的，也将是困难的，因为要完成对这些数据的转换就意味着为了将这些数据重新输入到系统当中或是让它们通过复杂的转换过程要花费大量的时间和金钱。由于时间的原因，即使是在一个系统完成了全部的安装配置之后，你也不一定就能够获得数据。例如，每个月公司的一些客户、员工和商业合作伙伴的地址或其他一些信息都会发生变化。Gartner Group的分析家 Beth Eisenfeld预计，每个月一家公司的客户数据中会有百分之二的数据坏死。她建议各家公司不断的对数据进行更新，清除那些已经坏死的数据。最后，当数据从多个系统之中综合到一起来进行分析的时候或是由于系统的综合，要对数据进行清理和转换要进行的工作就更多了。
测试
由于ERP系统担负着重要的使命，因此在这一系统完成安装配置之前必须要对它进行全面的测试。不要仅仅使用虚拟数据来测试这一系统。要使用来自不同方面的真实数据。例如，一家制造公司应该将过去从客户那里受到的订单收集起来，让它们通过整个的处理过程，包括产品的生产、发送和付帐。在理想的情况下，这些测试应该由那些实际进行业务处理的员工来进行。当然，这些测试是需要花费资金的，但是这种投资将有效的减少由于系统无法进行工作而带来的其他的资金损耗，并且不会由于系统没有经过有效的测试而影响系统的运行效果。
文件
ERP系统的安装配置需要很长的时间，在完成配置之后在一家公司的内部也要应用许多年的时间。这就意味着ERP系统在一家公司的应用要经历很多代的IT员工和策划、安装及修改这一系统的商务处理管理人员。制作系统文档是至关紧要的，因为这可以帮助未来的工作人员了解软件的情况和系统的商务处理逻辑。同时系统文档还可以帮助未来的工作人员处理公司发展过程中不可避免的会遇到的更新、扩展和综合问题。除此之外，系统文档还可以帮助公司减少进行咨询所需要的时间，并且帮助它们恰当的对系统做出评价，对系统做出改进以降低成本。
更多的成本：培训和咨询
培训
企业所犯的最大的错误之一就是忘记了必须要对员工进行培训，让他们适应新的系统。企业的员工必须要经过培训，了解如何操作新的系统以及如何将他们应用到相似的业务中去，例如寻找和加入数据。此外，一个新的ERP系统几乎通常意味着业务处理的改变。这就需要改变管理，教给员工有关新的业务处理的知识并且对员工队伍进行重组。当改变意味着不得不放弃已经形成的工作习惯并且要形成新的报告关系时，企业的员工通常对改变非常反感，并且还会对改变进行抵制。如果一家企业不能对员工进行充分的培训并且无法有效的对新系统应用所带来的改变进行管理，那么即使企业在ERP系统上花费了大量的投资，这一系统也无法按照预计情况完成工作或者说工作的效率将大大降低。
咨询费用
由于在应用ERP系统之前各个企业没有现成的专门负责处理ERP系统问题的IT部门来完成ERP系统安装过程的每一阶段中额外的工作，上面已经提到过的很多事项都需要得到咨询顾问的帮助。如果没有正确的管理，咨询费用对整个预算的耗费速度要比预计的快的多。确保公司内部的工作人员能够对咨询顾问进行管理是非常重要的。咨询合同中应该清楚的注明关键的事项、时间框架、现有员工的技术水平和对企业内部员工进行培训的目标。咨询合同还应该包括详细的说明，清楚的指出想要实现的业务目标和技术需求。正确的计划和项目管理（如上所述）对于管理咨询顾问和让他们负起责任是非常重要的。
ERP概述
尽管ERP系统的安装使用十分复杂并且价格昂贵，一旦这一系统能够得到正确的安装使用，企业所进行的投资将无疑是物有所值。Meta Group发现，一旦ERP系统完成了全部的安装配置，平均每一系统每年能为企业节省160万美元的资金。
但是每一个ERP系统都必须要不断的进行维修和升级，以便利用新的应用程序、技术和功能。ERP软件不是静态的，而是处在不断的发展变化之中，并且伴随着ERP软件为了适应网络而进行的不断发展以及各家公司将他们的数据和业务处理信息提供给他们的合作伙伴，将会不断出现新的主要的开发。（参阅“ERP发展道路上的四个趋势”）。
当你了解了ERP系统之后，你就马上会意识到，在企业信息技术当中真正处于核心地位的正是ERP软件及其所带来的业务处理，而不是计算机硬件。
