爱华网协调工作该谁做，简单说来看职责。企业文化是根本，推动要靠经营者。这首打油诗说的也是一个管理小故事。请看下面的情景对话：运营部余部长吗？我是技术部老梁啊。×××新产品的图纸设计上有点问题，你们是不是应该组织开个会给各部门协调一下啊？运营部田主任吗？我是品质部小周啊。上海用户的产品明天就要发货了，但设计部门的规格值表还没有发给我们啊，出厂文件没法做啊，你能不能打电话给催一下啊？运营部小孟吗？我是大型课老刘啊，准备课送过来的钢板不平，你给帮助解决一下吧？能不能通知外协厂拉走平一平板？在S公司运营部的办公室内，运营部的电话总是这样此起彼伏，各职能部门总是打电话请运营部进行工作协调，在他们看来，协调是运营部的当然工作，有问题找运营部是最省力的事。那么他们自己部门的职责是什么呢？协调工作到底应该由谁来做呢？企业管理是指在特定的环境下，对企业所拥有的资源进行有效的计划、组织、指挥、控制和协调，以便达成既定的企业目标的过程。所谓协调，是指企业的一切要素、工作或活动都要和谐地配合，以便于企业整体目标得到顺利实现。协调是管理活动所力图实现的根本要旨，企业的管理者，在企业内开展各项基本职能活动，其目的都是为了更好地取得协调。管理者的任务，说到底就是协调企业的各个部分以及企业与环境的关系，以便更好地实现企业的目标，其中企业内部各方面的协调就是协调工作的重要组成部分之一，有了良好的协调，才会出现1+1﹥2的协同效应。S公司采取的是直线职能制的组织结构，主要分为营销本部，下辖销售、市场、计划和售后等部；技术本部，下辖设计、控制、工艺和品质等部；生产本部，下辖运营、采购、动力和制造等部门；此外还有总务部和财务部。直线职能制虽然既具有集中统一指挥的优点，又具有职能分工专业化的长处，但是各部门之间存在横向联系差，信息传递路线长，适应环境变化能力差，互相之间缺乏沟通、协调和配合等问题，有可能导致企业的整体效率受到影响。为了解决上述问题，S公司在2001年开始设立运营部，负责公司生产经营相关联工作的计划、组织、指挥、控制、协调、检查和考核的统筹管理，力求串接起各纵向的职能部门的业务，提高生产运作效率。但是在实际工作中，由于对协调的理解存在着比较大的差异，就出现了本文开头的场面。协调是管理工作的一项基本职能，只要实施管理，就必然产生协调。但是，许多人对协调产生一种错误的理解，认为需要由专门的部门来进行协调，应该由其他人进行协调，而有意无意地忽视了自己和本部门的协调作用，把协调工作推给其他人、其他部门。而在上述场景中，技术部的设计问题应该由技术部召开会议解决，这是该部门的职责所在；品质部和设计部都在技术本部内，沟通起来很方便，即使不在一个本部内，对于这样两个部门间的业务联系，完全可以自行沟通，不必要由其他部门协调；钢板不平是上道工序的问题，完全可由制造部内协调解决，需要外协平板时通知采购部门就行了，根据业务流程很容易进行处理，没有必要绕个圈子另外协调吧。实际上，许多协调工作，大多数只发生在两个部门之间，如果主动与其他部门进行沟通，就可以迅速解决问题。可如果被动地等待其他部门、其他人员的协调，反而会降低效率。既然主动协调这么重要，为什么会出现那么多的被动等待协调呢？首先，对协调工作存在认识上的错误。除了普通员工之外，在S公司的经营管理层也存在着认为协调是专门部门的工作这样的认识，正是由于他们的潜移默化影响了员工的思维，导致协调似乎成了运营部的专利。实际上，只要各部门职责明确，根据业务流程进行工作，协调就不是一个大问题。其次，不愿意承担责任。在许多情况下，由谁来进行协调，就需要由谁来拍板做决策，因此需要承担相应的责任。而正是由于不愿意承担责任，才导致被动等待协调的情况发生。其实应该怎么做，这些部门和人员心里大致都清楚，他们所需要的协调实际上是要找出一个决策者，以便一旦出现问题可以推卸责任。再次，能力不足又不愿意锻炼。由于一些员工自认为不具备协调能力，因此害怕进行协调。越不进行协调，能力就越无法提高，从而形成一个不良的循环，导致远离协调。其实协调并不是一件非常专业化的工作，运营部的一些员工们，原来也没有相关经验和能力，但是在工作中得到了锻炼而迅速成长，协调能力也就越来越强。再次，不愿意多干工作。要进行主动协调，势必要比被动等待协调要多付出，而又不大可能得到物质性的回报，因此一些聪明人自然会做出等待协调的明智选择。而且，在某些企业里，干得越多出错的可能性就越多，还会受到处罚。在这种氛围内工作，自然选择明哲保身的方法，不进行主动协调就很容易理解了。最后，企业文化的根本制约。从表面上看，只要公司高层领导发话，让各部门主动进行协调，工作效率似乎就能够提高。但实际上，协调不力存在着更深层次的原因：有什么样的企业文化，就有什么样的工作作风。如果企业实际上实施的是惩罚文化，那么员工们为了逃避惩罚，就会努力避免出错，其中一个主要方法就是少承担责任，不主动进行协调，在这种大环境下，即使经营者要求进行改进，也只是指标而不治本。因次，作为企业的经营者，要从重塑企业文化入手，潜移默化地转变员工的思想意识，而只有把惩罚文化变更为激励文化，主动协调才能真正成为每个管理员工和职能部门自身的工作，实现由被动管理向自主管理的根本转变，效率才能真正获得大幅度提高。
作者 徐新跃：大连理工大学MBA，目前担任大连三洋制冷有限公司生产统括本部副本部长兼生产管理部部长，负责公司生产经营相关联工作的统筹管理，具有比较丰富的实战经验和扎实的理论基础。邮箱：[email protected]；[email protected]；
