爱华网国家税务总局自1992年开始研究出口退税电子化管理，成立专门的出口退税项目开发组，自1996年国家税务总局出口退税电子化管理系统全国推广，成为税务系统第一个全国统一的税收业务管理软件，前期以外贸企业出口退税为重点，实行计算机审核审批。当时外贸企业出口退税虽然基本政策一致，但在具体的数据计算及凭证管理上，全国各地存在多种方法，基于全国情况的统筹考虑，出口退税项目开发组提出并在系统中实现了“移动加权平均”的基本设计，各地退税机关结合当地实际情况利用系统灵活的配置功能，演绎出“区域性加权平均”等方法。
随着对外贸易的发展，计划经济色彩越来越淡，订单式业务成为主流，外贸企业核算日趋精确，要求出口退税提供相应的简便易行、又带有广谱效应的解决办法，为此，出口退税项目开发组于1999年在原先“移动加权平均”和“单票对应法”的基础上，进行全新优化设计，取消“移动加权平均”，对外贸企业出口退税全面实行重新设计的“单票对应法”。“单票对应法”顺应对外贸易行为特征，具有计算简便，易于掌握，减少疑点，利于复查，提高出口工作效率等优点，因此外贸企业出口退税目前全部使用此方法申请办理出口退税。此次调整，重点提出并规范了“单票对应法”、“关联号”、“分批申报单”、“申报年月与批次”等几个基本概念的内涵和外延，成为至今为止的外贸企业出口退税管理的重要基础。
“单票对应法”是指出口报关单（出口退税专用）、外汇核销单（出口退税联）和增值税专用发票抵扣联（消费税产品退税还包括专用税票）、出口发票（总局最新政策可以不报）等一一对应，退税出口数量等于进货数量，无论是出口或进货不保留结余。使用“单票对应法”的前提是进货数量等于出口数量，若出口数量大于进货数量时，须等进货充足时，申报退税，否则视同放弃多于出口数量的退税；若进货数量大于出口数量，可以采取将多余的进货进行分批，结余部分留在以后申报。
“分批单”指外贸企业采用单票对应法申报退税时，如进货有结余，则需要将结余部分开具分批单进行分割，以此反映结余进货金额的票据。分批单作为进货凭证的替代物，具有进货凭证的地位和效力，它等同于进货凭证可以申报退税。
由于全国各地对外贸企业管理存在多种地区性的概念和不同理解，出口退税项目开发组提出了“关联号”这个纯逻辑性概念，用来表示一笔“出口业务”，构成申报退税的进货和出口的关联关系，同时也作为出口退税申报、审核的最小单位，一直沿用至今。
一、关联号的基本含义
作为外贸企业，在申报退税时，应先进行业务的配单，即先将用于申请退税的原始凭证收齐，然后根据其业务发生的真实性和关联性，进行进货凭证与出口凭证的关联对应，保证出口退税的准确。
“关联号”就是将退税凭证组织在一起，使购进与出口有了对应关系；“关联号”是进货数量和出口数量对应的桥梁，是仅用于单票对应方式下的进货业务和出口业务的唯一关联，以关联号为最小出口退税申报、审核单位，每笔计算出口退税额。即同一关联号下，进货和出口数量等同。
二、关联号下退税计算
关联号下的退税计算是：在关联号内按同一商品码进行加权平均计算每笔出口的实际退税额，出口和进货均不结余。
根据出口企业设定的关联号，系统将该关联号下的所有增值税发票按商品代码加权平均，计算出平均单价及平均退税率，再与该关联号下报关单出口数量乘以平均单价再乘以平均退税率计算出企业的出口退税额。
进货采取按同一商品码下的商品汇总生成“平均单价”、“平均退税率”以及退税进货的总数量、总计税金额、总可退税额。平均分配至出口数量中计算出口退税额。
1、对于一票出口对应一票进货和多票出口对应一票进货方式
应退税额=∑出口数量×单价×退税率
2、对于一票出口对应多票进货，按相同商品代码计算
应退税额=出口数量×加权平均单价×按进货计算的平均退税率
加权平均单价=∑每笔进货计税金额/∑每笔进货数量
按进货计算的平均退税率=∑每笔应退税额/ ∑每笔进货计税金额
3、对于多票出口对应多票进货的计算
应退税额=∑出口有效数量合计数×加权平均单价×按进货计算的平均退税率
出口有效数量合计数=∑关联号内每笔有效出口数量（《=∑关联号内进货数量》
加权平均单价=∑关联号内每笔进货计税金额/∑关联号内每笔进货数量
按进货计算的平均退税率=∑每笔应退税额/ ∑每笔进货计税金额
申报系统中的进货出口数量的关联检查主要是对进货数量和出口数量进行一致性的检查，检查会列出详细的错误信息，如：关联号、商品代码、进货数量、出口数量等。目的是找出错误以便于提醒外贸企业进行修改。
出口商品换汇成本是指：商品出口净收入每美元所需要的人民币总成本，即用多少人民币换回一美元。
出口退税审核系统换汇成本计算公式：
出口退税出口明细申报表中同一关联号项下同一商品代码下每笔出口的换汇成本=
[计税金额＋计税金额×（征税率-退税率）-应退消费税]÷美元出口额
出口退税申报系统换汇成本计算公式：
出口退税出口明细申报表同一关联号项下同一商品代码的换汇成本=
[∑计税金额＋∑计税金额×（征税率-退税率）-∑应退消费税]÷∑美元出口额
进货采取统一商品码下的商品按照进货数量对计税金额进行加权，平均分配至出口数量中计算出口退税额。
消费税的计算根据提供的消费税专用税票计算，采取从量定额计算和从价定率的复合计税方法的，应退税额=销售数量×定额税率+销售额×比例税率
三、关联号的基本设计规则
关联号由10位数组成，即申报年月（4位，前2位年份，后两位月份）+部门码（2位）+顺序号（4位），若不分部核算，则用0补齐。例如：某外贸企业2005年6月份01部门购进一种商品全部出口，申报出口退税时其关联号为0506010001；若某外贸企业2005年3月份购进一种商品全部出口，申报出口退税时则其关联号为0503000001。
根据上述对关联号基本含义的阐述，在一次申报的同一关联号内同一商品代码下，存在四种进货与出口的对应关系：
1、 一票进货对应一票出口，简称“一对一”；
2、 一批（多票）出口对应一票进货，简称“多对一”；
3、 一票出口对应一批（多票）出口，简称“一对多”；
4、 一批（多票）出口对应一批（多票）进货，简称“多对多”；
对于“一对一”情况，关联号的编制，例如：某外贸企业2005年6月份01部门购进一种商品全部出口，申报出口退税时其关联号为0506010001；若某外贸企业2005年3月份购进一种商品全部出口，申报出口退税时则其关联号为0503000001。
对于“多对一”、“多对一”、“多对多”的情况的编制原则举例如下：
某外贸企业2005年3月份03部门出口业务如下：
购进商品代码为（百叶窗）39253000两笔，一笔1470千克，计税金额为71567.98，一笔436.5千克，计税金额为15292.78元，退税率13%；购进商品代码为73089000（钢铁铸件）一笔2025千克，计税金额62633.25，退税率为13%；购进商品代码为64021900（鞋底）两笔，一笔1400双，计税金额为50854.70元，一笔2400双，计税金额为87179.49元。本月全部出口，假设三种商品全部出口，在一张报关单上分六笔。
则外贸企业申报退税时，编制的关联号如下所示：
进货：关联号 顺序号 商品代码 数量
0503030001 0001 39253000 1470
0503030001 0002 39253000 436.5
0503030001 0003 73089000 2025
0503030001 0004 64021900 1400
0503030001 0005 64021900 2400
出口： 0503030001 0001 39253000 1400
0503030001 0002 39253000 506.5
0503030001 0003 64021900 500
0503030001 0004 64021900 3300
0503030001 0005 73089000 1500
0503030001 0006 73089000 525
四、如何合理应用关联号
1、关联号的应用原理
关联号是外贸企业出口退税申报、审核的最小单位。通常，一笔业务的出口退税由增值税发票、出口报关单、核销单、出口发票四个凭证组成，即所谓的两单两票（按现行规定出口发票不是必报项，但大部分地区为企业方便仍采用报出口发票的方式），这四个凭证反映了该笔业务的购进货物、出口情况。在电子化管理系统中，关联号就是将这四个凭证组织在一起，使购进与出口有了对应关系。根据出口企业设定的关联号，系统将该关联号下的所有增值税发票按商品代码加权平均，计算出平均单价及平均退税率，再与该关联号下报关单出口数量乘以平均单价加再乘以平均退税率计算出企业的出口退税额。
2、关联号的巧用
关联号顾名思义就是要真实反映进货和出口对应关系的单位，巧用关联号可以有利于外贸企业财务核算的准确，保证单笔出口退税的及时，减少错误几率，迅速查找疑点原因。因此，如果出口企业根据业务的实际情况，设定的关联号下的单据张数越少，系统计算出的加权平均单价就越接近企业增值税发票的单价，每笔出口数量的退税额也就越接近业务的真实状况。这种设定对于企业来说具有重要意义，如果有换汇成本过高或者过低，企业可以很迅速找出到底是业务本身有问题还是数据录入有差错，如果是业务本身有问题，财务部门可以形成快速反应机制，制止此项业务的延续。
五、应注意的问题
无论进货或出口，其序号和关联号中的序号不是等同的。序号是在关联号下设定的，代表其某一种货物进货或出口的次数。而顺序号是对同年同月同部门出口的不同货物之间的顺序。序号可以是本次申报的排序，顺序号可以是每个关联号的排序也可以是本次申报全部数据的按序排列。
一个关联号内的进货或出口票数过多，其发生错误的概率相对也较多，若一个关联号内其中一笔数据产生错误，则影响整个关联号内的数据无法通过，影响退税进度，因此建议外贸企业在申报退税时尽量采取“一票进货对应一票出口”，保证业务的真实和退税的及时准确。
鉴于国家税务总局出口退税项目开发组目前正在研究优化外贸企业关联号及换汇成本的业务处理规则，在出口退税申报系统技术支持网站——中国出口退税咨询网上以“如何优化外贸企业出口退税关联号及换汇成本业务处理”为题，面向全国出口企业及税务机关发起讨论，征集全国意见，关于此部分的详细内容在即将出版发行的《出口退税从入门到精通立体图书》之《外贸企业出口退税从入门到精通》中有更为详尽的原理及操作技巧的阐述。
