爱华网前言年轻人都有过骄傲和轻狂……当我24岁就从国内一所名牌大学研究生毕业的时候，我觉得自己很幸运，7年的大学生活很顺利就拿到企业管理硕士学位，洋洋洒洒之间，觉得天下之大，尽可供我大展拳脚，得意之情，想来当时是溢于言表。2003年初，我毕业来到了北京，在国家电网公司下属的一家全国性大型通信公司担任北方大区销售经理。因为学的是市场营销专业，并且坚信能力应当从市场中锻炼得来，毕竟万丈高楼平地起嘛！第二年，我就完成个人销售业绩150万利润，并且多个项目营销方案被作为公司典型案例在各部门传阅、学习，那时候的我更是意气风发。第三年，由于种种原因我跳槽到了一家全国性的保险公司工作，担任该公司某位副总裁的秘书兼助理，也就是这一年的秘书生涯，让我真正得到飞速成长，从工作中领会到太多太多为人、处事所应具备的基本素质和特殊技能，并在管理能力和领导艺术方面有所斩获，得以迅速提高，借此成文，愿与朋友们一起分享。入题总的来讲，作为一名公司的高级秘书，实在是太不容易了！首先，你必须做好如下这些工作才算合格。该工作大致可以分为行政、业务两个模块。所谓行政，包括：61548; 领导的日常琐事及生活安排，并负责领导的资料、名片、物件的整理归档 61548; 对领导的工作日程及重大事项进行合理安排；61548; 按领导的要求，接待来访客户61548; 记录领导主持会议的会议纪要、与外界重要嘉宾、客户会谈的会谈纪要，以及督促完成会议提及的各项工作；61548; 负责快速、安全的收、转、发至领导的各类信件、文件、资料等，并需要及时转送领导签批的各类文件、合同、财务单据等； 61548; 负责领导书面、口头指示的上传下达61548; 负责公司各部门、部门领导的一般性协调；同时，一般总裁秘书在组织结构上还应归口行政部领导管辖，因此在日常工作中如果可能还需要接受行政部领导下达的工作任务，协助组织、安排各类会议、活动以及其他临时性工作。业务层面则包含：61548; 参与、协助领导制定公司的各项战略规划和经营计划61548; 配合领导开展各项业务工作61548; 协助拟定相关管理规章制度草案，有时包括草拟领导的发言稿；61548; 协助协调公司各部门、外部机构合作伙伴、重要客户的关系61548; 执行领导授权及临时交派的任务哎呀！看起来好像已经总结得够多了，可是真正考验一名高级秘书水平的却远不止上述罗列出来的这些项目。下面要说的才是本人认为作为一名高级秘书还需要潜心培养的几大关键核心能力。精华 一、 拥有素质拥有优秀的个人素质是一切领导人对下属最为看重的方面。对于一名优秀的高级秘书来讲，如果仅仅采取平行排列若干条，例如“懂外语、会电脑”或“能写文章”是远远不够的。概括来说，有五大素质将使你立于不败之地，你需要具备：1、 优秀的学习能力；2、 良好的组织协调能力；3、 计划、执行等经办事项的能力；4、 较高的语言沟通能力；5、 灵活、细心周到、责任心强烈，职业气质良好。如果说上述概括显得空洞了一些，我还可以举一些更加具体的例子来说明：61548; 写作、开车、喝酒是你最好能够同时具备的素质之一；61548; 不犯错或者尽量做到少犯错；61548; 明白领导无小事的道理；61548; 第一时间反应，手机24小时开机，尽可能做到24小时不离身；61548; 细节决定你工作的成败；61548; “谦虚、谨慎”四字真言要时时挂在你的耳边，你的言行可能被别人误认为是你身后领导的意愿；61548; 明白你在沟通中的作用，如果所有的话都从你这里原原本本传达到你的老板或者你老板的下属干部那里，那就需要再次估量你存在的价值；
二、 掌握方法——五大方法
（一） 不重复犯错的方法谁都免不了会犯错误，干得越多，犯错的几率就会越多，关键是如何避免重复犯错。这个时候《错误记录表》就会成为你有效的工具之一。下面把我亲身经历的一部分记录摘引如下：表格1 错误记录表序号 错误及收获 时间 备注1 订餐必须落实时间、包间、人员，可以先把菜点好，重要客户我应先到场迎接 05.01.14 2 老板喜欢吃菜，味重，米饭可少菜不可少，很少吃清淡的除了很惬意的时候 05.01.17 3 报送签报的文件或新合同没有将原合同附在后面 05.03.18 4 面试时人员的简历没有让其随身带好 05.05.18 5 领导出面的事情一定要全部落实好 05.05.29 6 手机一定要一次就接通 05.06.1 7 手上的文件被自己压了11天，忘了，不要讲理由，用不着表白 05.06.19 8 …… ……有空的时候时常拿出来看一看，总会有所裨益的。
（二） 快速成文的方法秘书仅仅会写文章，或能写一手好文章是不够的，还必须思维十分敏捷，具有快速成文的技能。古人讲：“下笔如有神”、“倚马可待”，对秘书来说一点不夸张。在我的工作实践中，要求快速成文的情况是很多的。比如说领导要求的材料、下级的紧急请示、领导人明后天的讲话稿、兄弟单位的事务联系信函，都不允许慢腾腾地写。文章有大有小，内容有多有少，而“快”是最基本的要求。怎样才能做到快速成文呢？这里结合秘书的写作实际，提出3点：1、 准确领会领导意图。快速成文的前提，是要准确领会领导的目的、意图。这样，才能思维清晰，逻辑清楚；收集资料适当够用而不漫天收集；防止写出返工文章。如果所写文章较长，领导意图较难吃透，也可先快速写出提纲来，请领导审定，以加深对意图的准确理解。2、 使用快速写作手段。一般要学会用速记符号起草初稿，尤其是会议记录和领导讲话。3、 多多建立写作公文模版。大部分的公文都有统一的格式，甚至前言后语都差不多，这个时候你就要多多留心，积累经验，用时往上一套，万事大吉。（三） 鉴别信息真实性的方法
作为一名高级秘书，每天都会经手若干信息，有时候领导还会非常依赖于你手中的信息来做决策。这就要求我们必须十分重视信息的真伪，防止虚假信息误导领导做出错误决策。我把区别信息真伪的基本方法概括为5点：一是看有没有其他佐证，有其他客观佐证的信息真实性更大，当然这也不是绝对的。二是看信息来源，是直接来源还是间接来源，一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。三是看信息提供者的人品和一贯风格，有时候还要分析事件中的利害关系，一般基层可能会埋怨上级重视不够，支援太少；上级则可能认为基层思想不解放，缺乏自力更生精神……等等，各家的信息资料都会不同，都会有意无意地为本单位利益服务。四是多方对比，如果产生了矛盾和疑点，自己一定要力所能及的用各种方法加以确认。五是如果可能，亲自去尝试一下，尤其是帮助领导定宴会、订宾馆等等，都可以去看一看，比看报告听介绍要可信得多。由于秘书调查研究、处理信息的许多内容都属于社会信息而不是技术信息，缺少精确定量、定性的依据，有时其真伪区别很大，所以必须认真负责鉴别真伪，去粗取精，去伪存真，才能为正确决策服务。秘书为领导决策服务，靠的是信息。（四） 不忘事的方法 善用outlook和小纸条是秘书做到不忘事的有效方法。有专家研究得出结论，一个人的大脑在同一时间只能有效处理6-8件事情，也就是说，经常忘事并不是毛病，而是你没有找到好的解决办法。这个时候，必要的管理工具就必不可少。Outlook的日历功能和任务功能对于秘书管理好领导和自己的日程安排非常有用，所以，无论你的电脑水平如何，一定要把Outlook学好，学精。尽量做到每天都把以后几天或者几周甚至几月要做的工作在电脑里记录好。这样，每天早上一到公司，要做的工作就一目了然了。还有一个更简单但是也必不可少的工具就是贴小条。它主要用于记录一些临时性事件，很多人都已经用到了。但是这里我要建议的是，最好不要用那种单页的易可贴，一是因为如果事情多了，会很乱，遇到真正要办的事情时可能反而会找不到要做得事情了；二是事后可能就扔了，不便于工作总结，等到有一天要写工作季报或年度总结的时候回头一看，才发现过去一年好像整天都很忙，可是如今却怎么也想不起来到底忙了些什么。最好的办法就是找一个小本，能够放在衣服或者裤子口袋里面的那种，遇到事情可以随时记，但是又能留下完整记录。（五） 给领导提建议的方法
古人云：“人非圣贤，孰能无过”。小平同志也讲过，能够做到大错不犯，中错少犯，就很不错了。至于小错，那是任何人都常常会犯的。由于领导人并不是神仙，在一定的情况下，也总会犯一定的错误。那么这时候作为经常在领导近身从事辅助工作的秘书，如果能够思想坚定，方法灵活地劝谏领导人可能出现的某些错误，那自然就是非常难能可贵了。 在这个问题上，应该注意以下几点：1、 必须明白“不建议不行，说错了会没命”的道理。秘书给领导提建议，应当针对重大问题，并且是自己掌握了足够信息的前提下，针对领导做决策时所依据的信息来提出自己的看法，而不是对领导要做的决策内容做出评判。因为作为公司高层领导，掌握和思考的都是公司宏观层面的问题，对于一些具体和专业的信息他们不会研究的那么深入和透彻，这个时候如果你能够就自己擅长的或者咨询过专家的看法为领导提供参考意见，一般领导会加以参考。同时注意把话说得恰如其分，恰到好处，避免“不无张狂之嫌”。2、 在提出意见和建议的方式上应当尽量采取摆事实，列数据，算利害账等方式进行，一定要避免讲大道理，戴大帽子的方法。因为秘书毕竟是下级，上级领导人不会喜欢听下级的大道理的。 3、 做到 “事不过三”。据说在某些国家的军事条例中，规定参谋长不赞同司令员的决策时，可以提出意见，但如司令员不予采纳，只能再提一次，以免贻误军机。秘书对领导的建议，也应“事不过三”，以免干扰了领导决策。你的意见是否比领导正确，有待实践检验，多次提醒，即使领导未表态采纳，也会思考的；如仍不接受，总有他的理由。如何劝谏，对于高级秘书来说是一门很高的艺术，需要在长期的实践中逐步掌握。三、 慎律——八大戒律以下要讲到的问题的确非常重要，如果能谨记在心就再好不过了。1、 慎心。听老板的话，用心工作，不许偷懒，更不许对老板不忠、不义；2、 慎始。一开始就要努力把事情做对，而不是做了再说，做不对再来后悔；3、 慎言，忌多嘴。真正口才好，并不表现在多话或者急着把话说出来，而是做到增一句就太多，减一句则太少，一提议就要通过；4、 慎行。明白你岗位的价值，不要变成传话筒，不要把难题扔给你的老板，要在上下级沟通中起到润滑剂的作用；5、 慎情。对公事，应以事为重，避免感情用事；对私事，必须以人为重，先把情意摆在前面，再来谈道理；6、 慎权。一般来讲，职位越高，对越权的行为越加忌讳，职位越低，对失职的行为越加看中；7、 慎满。只有终身学习，才能始终跟上公司发展的节奏；8、 慎变。遇事随机应变，切忌投机取巧，中间的差别仅在于当事人的动机；升华——八大法则
养口体不如养心志，筑根本，去浮华。在未来的职业发展道路上，如果能谨记以下八大升华法则，必将前途无量：第一法则：欲望，了解你真正想要的是什么，掌握并学会控制它；第二法则：核心，了解什么对你而言最重要；第三法则：谋略，如果我们不能跃过一个小土丘，就绕过它。第四法则：用心，当你在做事时，把你的心放进去，你就能达成卓越；第五法则：自律，身在显位，不要自我纵容，谨记“谦虚谨慎”；第六法则：宽容，遇到自已或他人偶尔犯错，要委婉地批评和温和地鼓励；第七法则：坦诚，对自己与他人坦诚，必能在你的周围布满阳光；第八法则：变通，这是对干部的基本要求，否则一切按章办事就行了；努力的人不一定成功，成功的人必定十分努力。心想的主导权在人，事成的主导权在天，成功是天人合一的事情，任何人都没有绝对的把握，所以，除了上述一些我们可以去努力掌握的以外，我们最好还能拥有不怕挫折，承担风险的勇气和信心。
在这里，我不想说我是犯了多少错误才领悟到这些要义的。我只觉得光是知道知道这些知识还不够，借用一位友人的话讲：“进入笔记的知识只是字迹，进入电脑的知识只是数据，进入大脑的知识只是记忆，进入习惯的知识才是力量！” 只有将所有的方法和技巧溶入你的血液，成为你精神最深处的指导，合于思而见于行，这样，你才能够真正一步步迈出卓越人生。正华健康保险股份有限公司（筹）侯 建MSN: [email protected]
