爱华网报价
收到客户报价资料–核查资料是否齐全–交经理过目征询意见–1）寄供应商或者工厂报价2）同时作好quotationformat（拍照，输入基本资料）－供应商工厂收到资料后跟进核对有无问题－三天内追到报价－分析对比报价－完善quotationformat-汇报经理征询意见后用quotationformat报给客户－客户询价资料存档－跟进客户意见
备注：报价资料给供应商或工厂时，请使用我们自己的询价单，有关客户资料联系方式不应遗留在给工厂的资料上；另工厂需要翻译时请把英文改成中文；供应商工厂应在一周时间内退回原样资料；原样资料及客户下单前的所有资料存档用１１孔文件袋保存到相应的客户ＤＥＶＥＬＯＰＩＮＧＦＩＬＥ中，不要与大货定单混装，也不要乱放在桌面或者其他地方．
样品确认
通常需要技术部确认的样品有:初样(头样)–尺寸样–确认样–产前样–大货船样
业务部门收到样品后初步核对订单图纸等资料-连同SAMPLEAPPROVALFORM/ORDERFILE或者DEVELOPINGFILE/前次留样一起交技术部-技术部看样后(通常不能迟于第二天)将打印尺寸表及样品意见(英文)附在样品上签字盖章交给业务员-业务员核对寄出.
业务部门收到客户样品意见后,应将意见打印出来首先将原意见在文件夹内存档,再复印一份给技术部补充在SAMLEAPPROVALFORM上放进ORDERFILE及样品上;同时将整套更新资料发给供应商工厂,不得直接将客户意见转发;如有尺寸表更新,应将旧的尺寸表划掉并在下面备注SEENEWSIZESPECDATEDxxxxx,将新的尺寸表放于最上方.
供应商送样时要求带纸样，以便有问题时直接在纸样上修改。
寄件
样品寄送必须先以邮件通知对方,并打印出一份作为清单和样品一起附上.必要时电话沟通.国际快件重量尽量不要超过5KGUSD20每票提单.
存档
所有的往来涉及价格交期以及款式细节等定单重要内容的E-mail必须Printout出来，按照不同的定单、款式存入File中。
DEVELOPINGFILE
根据各个客户每年度建立DEVELOPINGFILE，内容如下：
FILE名字：“客户名”+年度+DEVELOPING如BANDO2007DEVELOPING
DEVELOPINGFILE包括所有待开发的样品，以及询报价等。一旦成为销售样订单或者大货订单，资料转入SALESSAMPLEFILE或者ORDERFILE；已确认取消的PROGRAM，请用分页纸隔开放到该文件夹的最后；
每个款式用一个11孔袋装好；下销售样或者大货之前的色样面料辅料样等均先放在相应的11孔袋内。顺序：图稿／照片，尺寸表，色样，样品意见等
ORDERFILE
ORDERFILE按照客户，年度／季节建立，大货定单一经确认，需马上建立ORDERFILE包括内容如下:
-订单;
-尺寸表;图;
-大货面辅料确认资料；
-客人样品确认或其他更改意见;
-测试报告(如有要求);
-中,末期验货报告;
-涉及定单重要修改的邮件和其他相关资料;
客户有更新的资料发过来时，需要将旧的在存档FILE中用红笔划掉，并在上方醒目位置写出“SEEUPDATED年月日”，然后将更新的内容放在最上面。如客户用邮件通知的更改等内容，用红笔在相关定单或者尺寸表上标出，然后注明更改日期并签名，客户邮件附在最后面。
Q.CFILE
样品确认，大货投产后由业务部马上建立；内容如下：
-订单;
-尺寸表;图;
-大货面辅料卡（大货面辅料到厂后由供应商提供,业务员确认签字后放入);
-客人样品确认或其他更改意见;
-测试报告(如有要求);
-中,末期验货报告;
沟通联络注意事项：
1．客人所有的E-mail都需要当天回复，需要经过核实、查资料确认的E-mail如确有困难当天回复不了时须通知客户并告知大概回复时间。通知性的内容亦需要回复确认收到。
2．所有价格，交期以及涉及订单细节的重要内容须以客人书面确认为准。并且要打印出存档；
3．所有有关价格交期等重要内容的邮件须抄送部门主管知道。
4．样品寄送，交期变化等跟单过程中的具体细节必须先以邮件形式通知客户或者供应商.必要时电话沟通；
5.邮件字体：ARIAL１４
文档抬头文件夹字体：ARIAL18 |!---page split---|
销售样订单（SalesSample）
SampleOrder-First/sizesample-Buyercomments-Salessample
1)收到sampleorder-打印并仔细核查是否明细完整(是否包括款式/质地/颜色/数量/交期/商标等内容)，如无问题马上寄出安排给供应商.并将订单资料存档到DEVELOPINGFILE中;收到订单当天要跟客户书面确认并告知大致的出样时间，如有问题也需及时知会客户。
2)在供应商收到后确认是否有进一步的细节问题及出样时间是否能够符合要求，原则上一周内寄出1PCoffirst/approval/sizesample（从工厂至客户）。工厂寄样须附样品尺寸表;
3)收到初样后对照订单核对,无误后交由技师看样:
First/size/approvalsample（初样）要求
质地/款式/尺寸与买手要求一致，带有商标吊牌（吊牌后注明样品明细-与销售样要求一致，只是标明FIRSTSAMPLE或者SIZESAMPLE/APPROVALSAMPLE）。
头样的面料颜色可与样品单不一样。但材质必须按照和确认的材质一样。
*如有不符，先不要送客人，请主管决定，是否要重打初样。
4)技师看样后,附上打印出公司格式尺寸表及技师看样意见寄出给客户;注意更新照片留底;如无留样,只要要留有面料样;
5)头样寄达客人前，报价需整理好，给主管批准，主管确认后发给客人。
6)客户收到firstsample后，跟踪是否需要安排Salessamples（有时可以立即决定，有时需要约三天左右等寄样后买手意见）。如果需要马上通知工厂准备样品面料、里料，辅料等，以便买手的Firstsamplecomments一到，马上将Salessample做下去，最晚须在Salessampleorder交期前五天全部到达客户，并要有我们的keepingsample各一件。
Salessample（销售样）要求
质地/颜色/款式/尺寸/数量与买手要求一致，带有商标吊牌（吊牌后注明样品明细如下）：
Season:
Style:
Quality:
Color
***如不同组买手有不同要求，以客人要求为准。请与各组客人确认。每次样品到，一定要仔细检查吊卡上的贴纸内容是否100%正确。***
大货订单（BULKORDER）
Firstsample-Salessample(sometimesnot)-sizesample-ppsample-Buyercomments-production-inlineinspection-finalinspection-shipment
1．在收到bulkorder后，当天跟客户确认收悉;核对价格数量颜色等明细，如无问题交由主管过目征询意见后,跟工厂以询价单形式确认价格交期,然后报经理批准后报给客户。和客户/供应商的订单细节的沟通往来必须以书面形式;当天打出PO存档。
客户确认价格交期确认定单后,安排好生产单，时间一般在客人确认定单后一天内，先将生产单传真给工厂，同时安排技术部核好单耗，将正本生产单由总经理签好字，转给工厂，并回签一份。请最晚在工厂投产前生产单必须回到公司备案。定单一确认要根据已有资料建立ORDERFILE;每次给技术部看样品时业务部须提供ORDERFILE;
2.根据客人定单要求，马上安排初样(尺寸样);通常除客户要求的样品尺码外,我们需要求工厂多打一件标准码我们留样;
First/size/approvalsample（初样）要求
质地/款式/尺寸与买手要求一致，带有商标吊牌（吊牌后注明样品明细-与销售样要求一致，只是标明FIRSTSAMPLE或者SIZESAMPLE/APPROVALSAMPLE）。
头样的面料颜色可与样品单不一样。但材质必须按照和确认的材质一样。
*如有不符，先不要送客人，请主管决定，是否要重打初样。
i.确认客户指定标识的信息,安排工厂订购.
ii.需要提醒的是，业务员一定要注意每次客人comments和新的尺码表的变化。如果尺码变化很大，必须及时和客人联系更改报价.
3．客人确认了size/approvalsample,再打p/psample.PP样要用大货面辅料.P/Psample确认后，将客人最终确认意见整理好附在p/psample的留样上一起转给工厂，并附上客人已确认的其他正确色样，作为大货生产的依据。如PPsample不是每码每色提供，要额外同PPSample一起提供每个颜色的色片或印花给客户确认并留底。办公室必须要有同样一套作为留底。
生产跟进
1．样品确认后要立即跟供应商查工厂安排和投产计划。并开PI给客人准备LC或者预付款等；
2．在工厂开始投产前，要跟工厂查询面辅料到厂时间以及生产进度安排。以掌握交期及进度安排验货等事宜。
3．要求工厂提供大货面辅料卡；面料不小于10X10CM;
4．在工厂开始投产后，要及时跟踪生产进度，每两三天和工厂进行沟通，确保生产进度按计划进行。提前一周安排客人中期、末期验货。安排前先与工厂确认时间；
5．大货生产有成品后，要寄上船样给客户：要求每个尺码一件，包含所有颜色。公司要有1件留样，此件留样颜色不限，留样都要女装M号（38码）男装L号（52码）；
6．验货通过后，要及时跟踪货物是否按期出货以及船开后把船期等信息通知客人。
7．根据客户以及操作程序不同有些订单需要催货代于船开后第二天将提单快递给我司，我司须于收到提单的当日将所有的单据寄给客人，一般来说，这整个过程需要的时间为：
船开日+1日=提单寄回日。
提单寄回日+1天=提单收到日（即我司寄出单据日）
我司寄出单据日+1天=客户收到单据日
即我司结汇日为船开后一周，需要我们加紧每一个环节的跟踪
9．最后需要跟踪客人的付款时间
欢迎与aihuau（爱华网）作者探讨您的观点和看法，作者：杨启航，职业经理人，10余年国内外知名品牌企业营销实战和管理经验，熟悉国内、国外市场（尤其东欧市场）品牌服装的市场操作。对中国老年产业市场具有独特、深刻的见解和系统完善的发展思路，有极强的系统管理与领导能力；倡导务实、高效、主动、积极创新的职业精神。专注于战略规划、市场营销、人力资源管理与企业文化建设。国内多家专业管理、营销网站；财经类杂志撰稿、专栏作者。著有若干相关专题论文、管理文章。 E-mail：[email protected]
