爱华网推广会简介
简言之，推广会是为产品(或企业品牌)进行促销推广而以会议形式举办的一种活动。由于它具有与客户面对面沟通而见效较快的特点，所以经常为企业及业务人员所运用。诸如媒价推广会、产品推广会、服务推广会、人员推广会等等均属推广会的范畴。本文仅谈谈产品推广会。
根据组织方式的不同，推广会主要可以分为客户年终答谢会、新产品推介会、产品促销会三种。我们通常所说的推广会一般是指后两种。
根据目标对象的不同，推广会还可以分为商业推广会（目标对象主要为渠道批发商）、纯销推广会（目标对象为渠道链的下游客户。即通常所说的零售终端客户）
产品推广会四步曲
一、前期准备
如果把组织产品推广会比喻成建造大厦的话，那么前期准备工作就是夯地基。地基夯实与否，直接决定大厦能否建成及大厦建成后的质量。前期准备是否充分，直接决定活动能否成功!这一阶段主要包括：
明确费用预算：根据活动规模、活动档次等确定对活动费用进行预算。主要包括礼品费用、产品促销费用、赠品费用、展品费用、餐饮费用、场地租金、宣传物品费用及其他费用。
确定活动主题：随着市场竞争日益激烈，各厂家的推广会活动几乎是你方唱罢我登场，因此，选择一个合适且新颖的活动主题，才可以使拟举办的会议与众不同，吸引客户积极参与，提高客户的参会欲望，从而提升客户参会率。
选择合作商业，并与之深入、充分沟通：无论是商业推广会还是纯销推广会，最好与当地一家商业公司联合举办。这样可以充分它在当地的影响及网络资源。合作商业最好是当在比较有知名度、影响力的商业公司，并与它进行深入、充分沟通，特别是要取得它领导层的高度重视。这点至关重要，也是成功举办活动的前提，否则可能事倍功半，甚至导致前功尽弃。
确定活动时间：详细了解竞争对手举办活动的具体时间及活动的其他相关信息。原则上应选择在竞争对手举办活动之前，或至少一周之后。否则容易产生冲突，导致效果打折。如果是纯销推广会，则举办时间不宜定在周末，(因为对零售终端而言，周末往往是销售高峰，大都不愿意参加类似活动)，相反如果是商业推广会，则最好选择在周末。周末商业公司负责人时间比较充裕。
确定举办地点：活动举办地点应与拟邀客户的身份及企业品牌形象基本吻合，既不能无限拔高，否则将无谓增加促销费用，但也不能太过于寒碜，既使客户不满，又使企业形象掉价。
确定参会对象：邀请参会对象应注意以下事项
(1)、 客户邀请最好以合作商业的名义，并且让其业务人员参与确定拟邀客户名单
(2)、 国营、集体单位客户与私营单位客户应区别对待：后者最好不要与前者同时作为邀请对象，否则容易产生较多不可预见的问题，同时制定活动促销政策也会顾此失彼。
(3)、 有行政隶属关系的客户不宜同时作为邀请对象。如乡卫生院与村卫生室则不宜同时作为邀请对象。这主要考虑中国人文文化。
确定会议议程及活动政策
邀请函发布与信息反馈：确定上述事项后，应于活动举办前10天左右以请柬形式将邀请函及活动政策简介寄发至被邀客户。并督促合作商业公司业务人员及时跟踪，对大客户及关键客户应亲自面访。活动举办前3天左右，应对被邀客户逐一通过电话确认。以便对到会人员做到心中有数。
二、现场控制
活动现场的关键在于活动气氛渲染好坏与否，这直接影响推广会的总体效果。
1、 提前半天进行活动现场布置：如展品摆放、宣传物品布置、音响及投影设备调试等等。
2、 活动开始前半小时，服务人员（包括迎宾台、签到台等）应一律佩带胸卡，并各就服务岗位，同时，会场可以播放企业宣传片等。
3、 现场气氛应以活跃、吉庆为主基调。主持人要善于渲染现场气氛，充分调动参会客户的兴趣，如期间插入适量的互动游戏、有奖问答。
4、 控制会议各项议程时间
有些厂家习惯于把邀请客户代表发言，嘉宾致辞、厂家产品介绍等内容作为议程列入进来，这未尝不可。但对这类议程，应把握好时间度。一般情况下客户代表发言及嘉宾致辞以2-3分钟为宜。活动及厂家产品介绍以20分钟左右为宜。（当然，如果是新产品上市推广会，则可以适当延长）
三、会后跟踪
很多业务人员认为推广会议一结束就万事大吉，也无须再做什么后续工作，只待业绩源源不断!这大错特错!
其实推广会议现场的作用极其有限(会议营销的效果可能会好一些)。仅凭短短几个小时，客户不可能对厂家及其产品有一个比较全面的了解，当然也就更谈不上产生交易的冲动。即使现场产生冲动但如果没有行动的话，那也是枉然。因为，在信息高度发达的今天，用不了多长时间，客户早把你丢到九霄云外!
因此，会议结束之后，厂家业务人员应对参会客户(至少是重要客户及潜在客户)予以及时且持续的跟踪与回访。认真听取他们对产品或服务的看法与建议，及时解决他们在销售过程中存在的困惑与问题，不断强化客户对厂家及其产品的印象，进而使其发生采购的实际行动。
四、评估与总结
评估与总结是一场成功推广会必不可少的一个部份，目的是为以后开展促销活动提供可资借鉴的经验与教训
评估可以采取投入产出比评估法、销售增量回报比评估法、效益增量回报比评估法、边际效益评估法等方法(具体可参见<医药经济报>2007年12月3日营销版<促销效果评估方法>)
五、成功举办产品推广会的二大关键要素
1、 商业重视
合作商业对推广会重视与否非常重要，直接影响到活动的效果。只有引起它的重视，它才会动它的各项资源。合作商业是否重视的判断标准主要表现在：
(1)、是否就此次活动安排以任务形式下达给其下属业务人员，并制订了相应的考核、奖惩措施；
(2)、是否储备足够的产品库存；
(3)、是否为独家召开，没有别的厂家乘机“搭便车”。
2、 会前沟通。
所谓磨刀不误砍柴工！要想达到推广会预期目的，主要取决于会前的准备工作做的扎实与否。这包括了解客户类型、客户需求、合作商业本身召开类似推广会频次、当地风地人情等等。特别是与合作商业就活动本身沟通。不难想象，没有良好的前期组织与沟通，效果将会怎样。没有扎实的会前准备工作，导致推广会效果差的例子比比皆是。
几个管理盲区
一、 活动规划
从实际操作来看，推广会往往成为业务人员压货以完成销售任务的杀手箭！一旦销售任务存在压力，则立即向销售主管申请召开推广会。有的销售主管甚至将举办推广会的场次以任务形式下达至下属业务人员，这是更加不明智的做法。之所以会形成这个误区，这与销售主管缺乏对推广活动的规划有关。
前面说了，推广应有一个合适、新颖且鲜明的主题。因此，销售主管要善于根据辖区市场的风地人情、节日习俗及产品的销售季节性，对全年推广活动的举办主题、区域、频次、规模等有一个合理且较为详尽的规划。这样，各场推广活动可以起着相互传承的作用，从而产生叠加的效果，也容易产生轰动效应，业务人员也可以根据规划及早对活动进行安排，做到心中有数。
二、赠品管理
很多企业举办推广活动都实行订货送赠品政策，而这些赠品基本上是通过合作商业代为配放，即厂家先预存部份赠品至合用商业仓库，由商业根据客户订货情况随货予以配送。活动结束后厂家业务人员根据客户的进货单据与合作商业结算，多退少补。
这种管理方式其实并不严谨，基本上处于失控状态，非常容易造成赠品的浪费。这主要表现在：客户收到赠品后将所订货物退回商业，从而套取赠品；甚至合作商业制作虚假进货单据以套取厂家赠品。
针对赠品管理可以采取盘点合作商业活动前后库存、实时监控、厂家人员随机抽查、活动期间不允许退货等措施。总之，不能任由商业公司代为配发赠品，厂家人员应加强责任感，及时预防、督促与控制。
三、虚假推广会
经常应朋友之邀，去参加虚假推广会，戏称“媒子”。即不真正举办会议，也不邀请真正客户，仅由多名同事、朋友等“媒子”组合扮成客户，由组织者拍几张照片即可。这类虚假推广会主要由商业公司、厂家业务人员或单独或合谋策划组织。一是商业公司或与厂家业务人员合谋串通套取厂家的活动费用。二是业务人员欺骗销售主管套取费用，借以低价冲窜货，甚至中饱私囊！其实销售主管要判断推广会是否真实非常简单，只要根据客户签到表中的联系方式予以抽查就真相大白了，或者根据业务人员的评估与总结报告也完全可以发现问题。关键在于管理人员不能官僚，仅仅凭几张现场照片就审核推广费用。同时，销售主管对加大对这些现象的打击力度，特别是业务人员参与的案例必须予以严惩，并予以通报批评，以警戒其他业务人员，使之不敢又身试法。
作者简介：本人专职从事医药行业营销10余载。现负责国内某知名药企普药产品战略规划、策略制定与监督。擅长产品营销规划、渠道整合，营销培训等。希望与同行相互交流。电邮： [email protected]
