爱华网系列专题：自我管理专题
3. 整理存档 办公桌上一片狼藉，各种各样的纸张和文件堆成了小山，从来都找不到自己需要的东西……你是否已经厌倦了这种长期的无序状态？那么，你从现在开始就要将自己训练成一位高效的"档案管理员"。无论是需要近期处理的文件还是长期存档的资料，你都要精心地一一管理。最有效的管理办法就是将资料清晰地归类，再按拼音的字母顺序排序。 你还记得我们之前提到的自我规划吗？这类资料同样属于我们需要收集的范围。你可以将类别总称为"我"，放在字母W的目录下；也可以将它称为"将来"，放在J目录下-这都不要紧，你完全可以根据自己的个人喜好进行选择。重要的是这方面的具体内容，例如你的人生规划、年计划、与上司进行年度总结谈话的提纲草稿，甚至你的假期出游计划等等。 一般来说，我们都认为存档的资料都是整理成册，被安放在档案室一角的。其实不然！你可以为每个字母准备一个单独的文件盒，常用的字母-可以用厚一些的，不常用的-就可以薄一些。这种收藏手段的最大好处就是，所有尺寸的小纸条或是小册子都可以直接放进盒子里，你不必耗费大量的时间将所有资料都装订成册，查找的过程也十分方便快捷。此外，如果条件允许的话，你还可以将所有的文件盒都放在一个带有滚轮的小架子上，这样你就可以将自己的所有资料放在触手可及的地方，在不知不觉间省下许多时间和来回走动的麻烦。
在开始整理之后，你是否会发现有些资料很难归类？如果严格遵守类别的限制，这些资料就会散落在办公室的不同角落，再次造成混乱；但如果随意放进一个相近类别的文件盒里，等到需要的时候又很可能会找不到。更让人头疼的是，我们的资料中其实绝大部分都属于这种类型。那该怎么办呢？ 我的建议是：你需要一个独立的"超级文件盒"来放置这些难以归类的资料。而且，请你将这个文件盒放在自己触手可及的地方，一旦需要任何文件，就从这里开始找起。 红色、黄色还是绿色？ 如果你觉得分类的管理方式还不够方便，那就可以进一步借助颜色来为自己创造出更加一目了然的查找方式。红绿灯是日常生活中最常见的颜色信号，也最能够引起我们的联想：红色的任务代表十分紧急，黄色代表一般紧急，绿色则代表可以稍微延期处理。将每份文件或者资料分类放进文件盒之前，首先分析一下它的紧急程度，然后再用其中一种颜色的贴纸做好标记。这样一来，你就可以在浏览文件夹的同时快速了解每项任务的紧急程度，更好地安排自己的工作顺序了。 而且，这个按照颜色分类的概念不仅适用于文件的收藏和整理，你还可以将它应用在你的电脑图标、日程安排或是办公室里的通告板上。
