第20节:会谈前的准备(1)



系列专题:《好心态提高效率:经理心态管理的6堂课》

  会谈前的准备

  掌握了经理的心态特征后,在进行会谈之前,老板还要进行一些准备,这关系到整个会谈能否顺利进行。在会谈前作好各种充分的准备工作,才能使会谈达到想要的效果。

  第一,在会谈前要认真考虑是否有会谈的必要。面对面的会谈是针对性很强的形式,主要是针对一些比较专门的人或者事而采用的形式。

  第二,在会谈前要明确谈话的主题,也就是谈话的主要内容或者谈话的目的;还要明确想要达到什么样的效果。

  第三,在会谈前,要对经理有一定的了解,可以通过平时对他的观察和其他员工对他的评价来了解。在会谈的时候,如果老板对经理很了解,经理就会觉得老板平时很留意他,很在意他。这样一来跟经理的谈话就会有更多的话题。

  第四,要掌握必要的信息资料,制定具体的策略,并准备会谈的议程:确定先谈什么,后谈什么,最后谈什么;主要想表达的思想是什么?要用简练的语言,将流程的安排都写在笔记本上。

  在会谈时,作为聆听者的老板,应该把会谈的一些重要内容记录下来。这样一方面可以更好地把握经理的问题所在;另一方面,可以使经理觉得老板很重视这次会谈,同时也表现出对他们的尊重,让人觉得这样的老板是一个非凡的领导,能以理服人,是个值得尊重的老板。这样的话,经理就会知无不言,坦诚相待,从而达到会谈的目的。

  会谈的注意事项

  会谈的主要目的是了解经理正处于一种什么样的心态之下,掌握经理整个的精神状态,矫正经理的一些消极心态,并防止他们向消极的心态转变,保证他们时刻保持一种积极的心态,充满活力地投入工作。

  那么,如何跟你的经理进行会谈才最有效、最可行呢?

  1.确认经理心态

  在每一次会谈之前,老板要留意和了解经理已经产生或可能产生的心态问题,并要给以高度重视。当经理有了消极的心态时,分析和挖掘他的消极心态产生的原因和程度是极其重要的。

  2.建立信任

  与经理建立相互的信任和情感交流是十分必要的,这可以保证在会谈的时候,彼此间没有心理隔膜,还可以营造良好的会谈氛围。会谈的时候要少用直接陈述,取而代之的是通过个人的语气、面部表情和体态语言来阐明双方的意图,这样会谈的效果就会非常好。

  3.尊重合作

  在会谈过程中,要表明你对经理的尊重和与他们合作的意愿。你应通过含蓄或直截了当的方式传达关心和重视经理的信息,让经理有信心与你协同工作;你也要阐明自己愿意帮助他们,你希望了解他们正经历什么事和什么事正纠缠着他们;你要使他们相信,会谈对他们是合适的、有帮助的。所以,应该在每一次会谈结束时,检查经理对会谈的感受。

  以上几方面在会谈的时候都是要特别注意的,当然,还有很多细节问题,将在后面的章节中讲述。

  会谈前的日程安排

  会谈作为一种有效的沟通活动,它不是自然发生的,一个成功的会谈是参与者一方或双方认真地计划和准备的结果。因为每一次会谈面对的问题都不同,所以,在会谈前就要对一些相关的情况作相应的安排,这样会谈的结果才会好。

  在这里我们介绍一个比较著名的会谈准备的问题清单--"5W1H"准备工作表,即为什么(Why)、与谁面谈(Who)、何时(When)、何地(Where)、谈什么(What)和怎样谈(How)。

  会谈前的日程安排

  准备问题〖〗问题清单为什么(Why)〖〗(1)会谈的主要类型是什么?

  (2)究竟希望实现什么目的?

  (3)会谈要寻求或传递信息吗?如果是,那是什么类型的信息?

  (4)该会谈要达成信念和行为的转变吗?

  (5)解决问题的性质是什么?与谁面谈(Who)〖〗(1)他们最可能的反应/弱点是什么?

  (2)他们有能力进行讨论吗?何时(When)

  何地(Where)〖〗(1)会谈在何时进行?在你的办公室还是经理的办公室?还是在其他地方?

 第20节:会谈前的准备(1)
  (2)会谈是否有可能被打断呢?

  (3)在一天的什么时间进行?

  (4)会谈中最可能发生什么样的事情?

  (5)这件事在你的工作中处于什么位置?

  (6)需要了解事情全貌,还是只需提示一下最新情况?(续)准备问题〖〗问题清单谈什么(What)〖〗(1)确定会谈的主题和提问的问题。

  (2)被提问问题的类型。怎样谈(How)〖〗(1)如何才能实现你的目标?

  (2)你应该如何表现?

  (3)以友好的方式开始或直接切入主题,哪种方式比较好呢?

  (4)你必须小心处理,多听少说吗?  

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