第24节:行动才填平梦与现之间沟壑(4)



系列专题:《千万富翁的思维方式》

如果能将自己目标的内容明确清晰地写出来,你就能了解到目标的全貌,以及手头要做的事的相互比重差异。一般公司将从事的工作内容明确地写在纸上称之为“工作报表”。你也可以借鉴过来,只要是自己该做的事,如果事先都能写出一份与工作报表相类似的“清单”,这对于你实现目标将产生各种预想不到的好处。

  依据这个“清单”,你可以清楚地了解该给自己安排什么,或者你要求的是取得什么样的成效等。在许多场合中,你每天到底该做些什么事只有你自己最清楚。但就怕其中也包括了许多徒然浪费时间而不重要的事。

  因此,选择第一件该处理事情的能力就显得十分重要。然后,从各种不同性质的工作中,拟订优先顺序努力实行。如果能经常把第一优先处理的工作视为当务之急,那么我们便不会为毫无效率或停滞不前而感到困顿了,也不会再为那些毫无结果的努力徒然消耗宝贵的时间和体力。

  你要记住一点,手边的事情并不一定就具有第一优先处理的重要性。离预期完成时间越近的工作,也许是很迫切需要完成的工作,但若从长远的眼光来看可能就没那么重要了。因此,培养适当而正确的判断及实际上能使作业顺利展开的习惯,定可将你的行动效率立刻增加数倍。

  事先做好工作清单的准备工作,不仅能帮助你认清必须完成的工作,也可用以检查必须完成的工作是否有拖延现象。更重要的是,工作清单是一个判断哪项工作是重点、应该首先完成的有力工具。即便是一般的日常生活,也可利用相同的方法。

  如果不善加利用这个技巧,将会失去全盘事物的重点,从而造成核心问题的模糊不明或被忽略遗漏。要知道当我们醉心于某些小事物的层面时,便成为我们忽视主要问题的借口。在这种情形下,工作清单可告示我们所忽略的主要事物。

  由新的观点重新衡量你现在的工作,可能会发现在你目前背负的几项责任中,别人也应该可以分担部分的责任。那时,你便会明白你应该全神贯注于必须你自己进行,否则将无法达成的事情上。

  (贴士)如何区分重要的事?

  把你做的事情划分为五种类别,你就会知道自己应该做什么了。

  A类:重要且紧急

  这些是必须立刻要做好的工作。例如,老板要你在明天早上10点钟以前提出一份报告。因为它紧急而又重要,要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的原因,则现在已经不能再拖延了。

  B类:重要但不紧急

  对这一类工作的注意,可分辨出一个人办事有没有效率。我们生活之中,大多数真正重要的事情都不是紧急的,我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下,我们确实这样拖延着。这些是我们“永远没有着手”的事情。

 第24节:行动才填平梦与现之间沟壑(4)

  例如:

  你要参加提高能力的学习班;

  你想找出时间先初步汇集事实资料之后,再提出的新计划;

  你一直想写的两篇文章;

  你一直想阅读、仔细钻研的某本书;

  你想开始的健身计划……

  这些事情都有一个共同点:尽管它们具有重要性,可以影响到你的健康、财务和家庭福利,但是你自己如果不采取初步行动,它们就可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作,或规定期限而使它们成为“紧急”,你就可能永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。

  C类:紧急但不重要

  这一类是表面上看起来极需要立刻采取行动的事情,但是如果客观地检视,我们就会把它们列入次优先里面去。

  例如,有一位朋友约你去吃饭,都是些好长时间未见面的好朋友。你或许会认为这是一个次优先的事情,但是有一个人站在你面前,等着你回答,你就会接受了他的请求。因为你想不出一个婉言谢绝的办法。然后因为这些事情本身有期限,必须马上去做,于是B类的优先事情就只好向后移了。

  D类:繁忙

  很多工作只有一点价值,既不紧急也不重要,而我们常常在做更重要的事情之前先做它们,因为它们会分你的心——它们给你一种有事做和有成就的感觉,也使我们有借口把更有益处的第二类工作向后拖延。

  例如,一位经理在一个星期六早晨到他的办公室去,要做某一件他一直拖延没有做的事情。他决定先把他桌上的东西整理一下,整理好了以后,他想,既然整理了桌子上的东西,也整理一下抽屉好了。他把一个早上的时间用在重新整理抽屉和档案上面。但他并没有做自己原来要完成的事情。

  E类:浪费时间

  是不是浪费时间,当然是属于个人的主观认定。美国小说家海明威给“不道德”下的定义是:“事后觉得不好的任何事情。”

  例如,如果我们看完电视之后觉得很愉快,那么看电视的时间就用得不错。但是如果事后我们觉得用来看电视的时间不如看一本好书,那么看电视的时间就可归在“浪费”一类。

  不能认真控制时间的人,常常把他们的低效率归罪在这一类事情有什么问题上。不过这不是问题所在,问题是把太多的时间用在C和D类而不是用在B类事情上。

  知道了上面的分类方法,那么你每天早上非做不可的第一件事,就是将当日的工作计划写在笔记簿上,然后按上面的方式分类。  

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