爱华网文/Michael Song
Michael Song是Cohesive Knowledge Solution(CKS)公司创始人和首席执行官。CKS是一家电邮技巧培训公司,向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座,客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命如何管理好你的电子邮件,在你被它控制以前》一书已于今年2月由电子工业出版社出版。
CRAM,垃圾邮件的新变种
随着对生产率要求的不断提高,越来越多的公司开始寻找对付垃圾邮件(SPAM,指非索要邮件,包括广告、新闻、文章等)的新方法——这些防不胜防的信息简直让人烦透了。 尽管你的电脑已经安装上足够高级的邮件过滤软件和防火墙,但似乎道高一尺,魔高一丈,总有垃圾邮件钻透你的电脑。那么又是谁制造了这一波浪费时间、无孔不入的垃圾邮件大潮呢?你也许要偷瞄一眼镜子了——没错,是我们!在过去的五年里,我们有机会调查了8000名“苦不堪邮件扰”的职场中人,亲眼目睹了他们的收件箱被雪崩一样的垃圾邮件填满的过程。 我们的调查数据精确地测量出,在他们中: ●有75%的人觉得他们的同事过多地使用了“回复所有人”功能。 ●有50%来自部门内的邮件传达的信息含糊不清。 ●有80%的人认为自己的同事在应该面对面交流的时候却选择了邮件,他们甚至连一个电话都不原意打。 造成邮件泛滥的还有另外一些原因,就是人们经常愿意用邮件来显示自己的繁忙,或者用频频发送邮件来证明自己的确做了某一项工作。最近,一位CEO告诉我,他公司里的员工经常会把邮件抄送给他,以避免直接和老板沟通。而如果老板没有及时回复邮件的话,那么他就好像得到了默许一样。 在我看来,这类邮件也是垃圾邮件,不过我给它们起了一个新名字,CRAM(Counter-productive Repetitious AssociateMail,降低生产效率的重复邮件)——当在技术的帮助下,那些来自外部的垃圾邮件变得容易识别时,这种CRAM却难以防范。你并不能阻止某个邮箱地址,因为CRAM的发送者就在你的公司内部。 CRAM所浪费的时间和金钱让人错愕。作为我们研究对象的这8000名职场中人每天花费在处理邮件上的时间平均为3.5个小时,这说明如果一天有1/3的时间被无形浪费掉的话,那么CRAM就是罪魁祸首。超过75%的人认为自己每天都从同事、客户、商业伙伴那里收到无用的、语焉不详的邮件,这意味着每位雇员每天在处理无用邮件上白白耗费了一个多小时,按照每小时30美元的平均工资计算,这等于一家1000人的公司每年要浪费掉720万美元。 那么如果这些来自内部的垃圾邮件无法借科技手段被控制的话,我们有什么办法来管理它们呢?秘诀就是在公司中建立一支“高质量邮件练习小组”。试一下下面这些技巧。 ●在新召开的会议上,讲讲邮件带来的挑战和利害关系吧。 ●下个月开始,和你的团队开始练习不超过5条的“高质量邮件办法”: 1.判断何时使用“回复所有人”工具以及不同内容的邮件,应该抄送给谁。 2.给你的题目进行简单的主题分类。使用“行动(Action)”、“信息(Info)”、“请求(Request)”、“确认(Confirmed)”、“寄送(Delivery)”等词。 3.邮件一定要开宗明义。 4.避免使用密密麻麻一片的长句,而是应该用子弹一样的短句申明你的观点。 5.永远属上你的电话号码,让你的同事毫不犹豫地打电话给你,这样可以避免无休无止的邮件接龙。 当然,这些具体办法,我们在后面的专栏中还会一一介绍!
