爱华网DRP系统上线后，因为数据不准确导致系统效果不好，这个问题该如何解决？
程荣彬
对于企业来说，一套DRP（DRP，DistributionResourcePlanning分销资源计划）系统上线只是万里长征的第一步，上线时DRP的效用可能仅仅发挥了20－30%。如果想要系统更充分地发挥效用，还需要做很多坚持不懈、细致深入的工作，而这些工作当中，保障DRP数据的准确性又是一项非常重要的基础性工作。 下面，我们结合某服装鞋业企业的案例，同时结合其他企业DRP应用的情况，一起看看DRP系统当中的数据为什么不准确，数据不准确又造成了哪些影响，数据不准确的原因是什么，应当如何保障数据准确性。 某服装鞋业企业目前在中国大陆各个省、直辖市、自治区设有30余家分公司，终端门店4000余家，销售规模与门店规模均在国内同行业中排名前列。 该企业从2004年开始使用国内某知名软件供应商的DRP系统，目前已经使用3年左右。由于系统本身仍在不断完善当中，同时也由于各种原因导致的数据不准确等问题，造成目前软件整体应用情况不是很理想：一方面表现在系统应用范围小，目前仅有约1/3的分公司在使用DRP系统；另一方面表现在使用DRP系统的分公司对系统的满意度不高，而已经使用系统的分公司对系统的满意度不高，也影响了其它分公司上系统的意愿。 对系统不满意的原因中，最突出反映的问题就是系统数据不准确。我们下面就来针对DRP系统的特点，结合该企业和同行业企业在DRP使用当中的问题，剖析原因、分析解决思路。 DRP系统中的数据问题 DRP上线前的数据主要是静态数据（如基础参数设置）和期初数据，这一部分属于项目实施工作的范围，一般如果实施方富有经验、企业方又能够充分重视和配合的话，这一部分的问题不会太大。 需要重视的是DRP上线后的数据准确性，这也是本文希望重点讨论的内容。 DRP上线后，其数据准确性管理的难度在于三个方面： 一是数据以动态数据为主，如采购和销售订单、调拨出入库等数据。这些数据每时每刻都在发生；二是数据来源于“数以十计”的分公司或者代理商、经销商，来自以百甚至千计的门店，涉及范围广、人员多；三是DRP上线后的数据管理一般来说属于实施项目范围之外的事情，实施方不会关注，而企业方又往往重实施轻维护，把系统上线当成工作的结束，所以往往对DRP上线后保障系统数据准确性的工作重视不够、投入不够。 DRP系统中最核心的数据是销售和库存数据，这两类数据也是企业通常最关心的。 一般来说，只要上了DRP系统，零售开单或者销售出库等操作都会通过系统来进行，所以销售数据的准确性还是比较高的。我们看到的数据不准确主要是分支机构仓库和门店仓库的库存数据不准确。 对于库存数据而言，通常分支机构仓库或门店仓库的总数或者到商品大类（鞋/服装/配件）的数量还是比较准确的，库存数据的不准确，主要反映在库存明细数据，即到款、到色、到码的库存数据不准确。 这种差异在不同企业、不同分支机构都不同程度的存在，有些企业、有些分支机构库存数据的不准确，已经到了从门店到分支机构都基本不看系统库存数据的程度，系统对于他们只是一个用来做销售和出入库开单的工具，而库存相关的查询和报表功能基本没有发挥。 数据不准确的负面影响 数据不准确造成的影响是多方面的，我们看到企业中的多数人员，对数据不准确所造成的负面影响认识不足。那么，数据不准确造成的影响都有哪些呢？ 高层决策缺乏及时有效的数据支持 DRP系统提供的销售与库存数据是高层决策的重要依据，这些决策包括：期货与现货订货、分支机构间畅滞销商品调拨、销售与促销策略等。虽然目前销售数据是基本准确的，但库存数据的不准确，使高层的上述决策的有效性大大降低。 有些情况下，为了高层能够看到准确数据，企业在DRP系统之外，又根据手工单据及部分系统单据维护手工账，虽然通常手工账的准确程度要比系统账高一些，但因为工作量的增加往往造成手工账比实际业务和系统账时间大大延迟，所以高层看到数据的时间常常比期望的时间晚一两个星期甚至更多，时间的延迟也造成决策的有效性受到极大影响。 财务部、商品部及门店做手工账、工作量大 前面提到由于系统数据的不准确（或者说对于系统数据的不信任），为了管理层能够看到准确数据，也为了分支机构和门店自身的需要，很多分支机构和门店都在不同程度地维护系统账的同时维护一套进销存手工账。 一方面系统上的单据录入、确认、审核等工作在做，一方面还要手工维护一套进销存账簿，这使得分支机构的财务部、商品部以及门店的账务管理人员工作量增加了一倍左右。
工作量大的最直接影响是人员流动率高，这一点在分支机构的财务部和商品部反映比较集中。而人员的流动带来的过高的新人比例，又影响到工作效率和效果，从而反过来影响到工作量，由此形成“工作量大－＞人员流失－＞新人多－＞效率低－＞工作量大”的负循环。 分支机构内部的门店间调拨、门店要货等有效性低 由于系统数据不准确，而手工账的数据又有所延迟，造成不论手工账还是系统账都难以作为分支机构进行门店间调拨或者门店向分支机构要货的有效性，造成在还有大量库存时却仍然在进行货品调入等情况，造成季末货品滞销、不得不降价打折损失利润或者积压占用大量资金。 流程与部门职能的非正常化 系统数据的不准确还造成流程和部门职能的非正常化，其中最突出的反映在分支机构的商品部和财务部。 商品部作为商品流动的管理机构，负责监控和保障商品流动的合理性、有效性，其中一项重要工作就是对门店的要货进行审核。但我们在有的分支机构看到，由于掌握不到准确的库存数据，商品部难以对门店要货是否合理进行判断，同时限于前述的部门工作量大等问题，造成商品部不对要货进行审核，由门店直接向分支机构仓库要货，仓库以库存是否满足为依据直接发货，从而使商品部的商品管理职能大大削弱，也为门店货品滞销、积压等埋下引子。 同时，财务部的一项重要工作是盘盈亏审核和原因分析追查，但是由于花费大量时间维护手工账，财务的盈亏也往往以手工账为准，往往要到盘点之后次月较晚时间才能确定盈亏数字，再与门店进行盈亏的明细核对和原因的一一分析也因为时间较长而心有余而力不足。盈亏的无法追查也造成问题责任迟迟不能明确、问题原因无法细致分析、问题根源无法得到清除。 系统停用的风险 前面谈了很多影响，其实最大的影响，在于企业由于数据不准确、从系统中得不到及时准确的数据支持，也不能通过系统理顺业务部门间的流程、减轻各部门不必要的工作，而将责任归咎于系统本身、对系统失去信任。 这种情况下，企业对系统“食之无味、弃之可惜”，勉强在有限范围内使用，不能进一步推广应用，甚至停用系统或者转而使用其它系统。这不但是软件供应商和实施方的失败，更是企业自身的损失。 数据不准确的症结所在 我们说的数据不准确，实际说的是系统库存数据和实际库存数据差异较大，这种差异集中反映在每个月的系统期末数字和实盘单数据的差异，就是系统当中根据实盘单和系统期末数生成的盘盈亏数据（假设每月期末盘点，即最后一天盘点）。 实盘数是实物盘点的结果，只要盘点准确，这个数字就是准确的。我们这里以门店数据为例，重点讨论期末数字，分析哪些环节数据上可能出问题。 我们知道，期末数字＝期初＋进货＋调入－调出－退货－销售（注：进货指从分支机构仓库发货到门店，退货指门店退货到分支机构仓库，调入和调出指门店间的调拨，销售退货可以看作红字销售，以上数字均指当期数字。） 我们看到，期末只是一个结果数字，期末和实盘数对不上，说明一定是等式右边的某个环节上出了问题： 期末：DRP系统中的库存数字，哪怕以前的数字怎么不准，只要上个月底的盘点数字是准确的，而我们又根据实盘数字更新了本月的期初数据，那么本月的期初数字肯定就是准确的。 我们发现在企业应用DRP的过程中，期初没有进行调整是数据不准确的一个重要原因。因为没有做期初调整，所以很多门店和分支机构只要以前的数据不准，以后就一直不准。关于期初没有调整的原因，见图1中的分析1及2.1、2.2。 盘点前没有及时处理当月单据，或者盘点流程操作有误，从而造成期初更新不正确，是导致数据不准确的另一个重要原因。关于期初更新不正确的原因，见图1中的分析5.1、5.2。 出入库及销售：出入库包括进货、调入、调出、退货，这是数据不准确的第三个重要来源。出入库方面可能的问题包括：漏单或单据延迟、重复录单或确认、单据与实物不一致以及在门店所用系统（零售系统）和分支机构所用系统（分销系统）间数据传递过程中可能的偏差。关于出入库，见图1中的分析3.1、3.2、3.3、3.4。 此外，对于没有上系统的门店来说，通过传真、电话等和分支机构进行销售和调拨数据的传递，也是可能出问题的环节，见图1中的分析。 如何保障数据准确性 问题分析清楚了，方法也就清楚了。对应上面的问题分析，可以将保障数据准确性所需要的工作归纳为两条： 数据处理：日清日结 保证各种销售、出入库单据的及时处理，不遗漏、不延迟、不重复，且单据与实物保持一致，如有差异需及时作差异处理。对于因为网络、系统、操作等原因而可能导致的上传下载不成功，需要有专人定期检查，发现问题及时处理。 流程操作：有始有终 最关键的是盘点流程，要确保盘点前、中、后的操作完整、准确，盘点前必须将所有未处理单据及时处理完毕，盘点之后的实盘单确认、盈亏审核等必须根据系统流程要求及时准确地处理完毕。对于盘点中发现的盈亏较大的商品，从门店到分支机构都有责任核实情况、查明原因、及时准确处理。 其实不同企业可能都已经或多或少制定了不同形式的规定或者制度，但是却缺乏有效的执行。在这个方面，解决的思路也主要有两条： 一是通过制度，一级一级明确岗位、明确职责进行监督检查，包括定期（每月、每周甚至每天）的监督检查，也包括不定期的抽查。对发现的问题及时处理，对产生的人员进行提醒、批评，直至采取罚款等奖惩措施。 二是通过系统，对可能出现的问题进行控制，如我们看到有企业对日常业务进行“负出库”控制，即在系统中禁止任何可能导致库存数为负的销售或调拨出库，从而能够第一时间发现和控制可能的库存数量偏差和单据错误，从而最大可能地杜绝各种人为的误差。 一般来说企业在DRP上线之后都会遇到数据不准的问题。关于如何保障DRP系统的数据准确性，不同的DRP系统、不同的企业可能需要不同的思路、不同的解决办法。 所有办法中共同的一点就是要根据系统的流程要求制定相应的操作规范，通过坚持不懈地进行人员培训和考核，同时建立严格的、体系化的系统应用监督维护机制。只有这样，才能保障DRP系统数据的准确性不断提高，促进DRP系统功能的充分发挥。 本文作者：AMTConsulting咨询顾问 程荣彬
