爱华网文/杨康
目前，全面预算管理的概念已经通过各种途径频频出现在企业高管层的面前。早在上个世纪初期，西方发达国家就已经在大型企业里推行全面预算管理工作。直到上世纪80年代初期，西方管理会计理论开始被洋为中用，从而在中国企业的发展建设中，开始推行预算管理管理工作。 在当前经济全球化的市场环境中，中国的许多企业，为了提高企业的管理素质和增加企业的竞争力，迫切需要通过科学有效的管理方法和工具，对企业未来的经营活动进行统筹规划和合理的指导，实现对企业的有效经营和控制。全面预算管理的出现，让中国企业找到了方向，通过借鉴西方全面预算管理的理论和实践，结合企业本身和经营环境的实际情况，对全面预算管理进行更深入的、系统的研究，那些先行管理者们已探索出一套既吸收西方先进的理论，又能适合自身企业实际情况的预算管理的方法。 当企业进行着全面预算管理的理论研究和实践探索时，企业的信息化建设，对全面预算管理工作又提出了新的要求：建立适用的全面预算管理软件系统，通过软件系统对日常预算管理工作的信息化处理，来提高工作效率、扩展工作职能，应对瞬息万变的市场竞争环境。 怎么才能建立一套适用的软件系统呢？ 首先，需要对企业传统预算工作的内容进行分析。 对于传统的预算工作，企业上下各部门都普遍认为：预算工作就是财务部门的工作，其他部门不过是辅助提供一些数据而已。在这种观点的支撑下，预算工作得不到其他部门的重视，预算管理只作为一种工具，来帮助其他部门如何做到部门费用额度最大化、绩效考核要求最小化，甚至有些企业并没有将预算执行情况与绩效考核进行挂勾，预算管理并没有成为有效的企业管理工具。 现在中国企业的预算工作多是以EXCEL报表为主要载体，进行预算编制。编制过程中，各部门上报预算都要在多张EXCEL表格中填数，申报数据填完后的EXCEL文件须保存在本地，然后再传送一份到上级财务部门进行汇总审批。财务部门接收到下级各部门的上报报表后，对预算数据进行审批调整，并经过整理和汇总，再生成一系列的审批表和汇总表。这样一来，大量的预算数据整理工作集中于财务岗位，财务部门就会堆集很多预算申报表、审批表和汇总表。为了减少数据录入工作，财务人员在实际操作过程中，往往将各报表中很多单元格都定义了EXCEL表间取数公式进行取数，而EXCEL取数公式必须手动操作才能更新为最新的数据，同时，由于EXCEL编制预算时数据都是本地保存，预算编制人员各自沉积了大量报表和数据，企业预算审批流程稍微复杂一点，就容易造成报表混乱、数据更新不及时的状况，使整个预算编制工作变得繁杂、低效率、周期冗长，难怪企业财务人员一提到预算编制就十分痛苦。 预算编制既是整个预算管理工作的核心，也仅仅只是个开始。上述工作情形下，当预算编制无法成为后期预算监控、分析和考核的坚实基础时，全面预算管理就成为了各企业高管们想吃但又怕烫着手的山芋。 传统手工预算编制工作的窘境，是EXCEL报表所不能解决的，必须寻求一种新的技术和工具来改善现状，现在国际的财务管理软件开发商都着手于全面预算管理软件的开发。在全球市场上，一直以来，只有Oracle的Planning产品体现了全面预算管理，并已经在一些著名的企业里运作。但是，正如几年前国际知名ERP产品进入中国市场时遭遇的困境，Planning产品本身高昂的价格以及对所实施的企业管理水平的高要求，让相对而言管理水平不足和管理体系不健全的中国企业敬而远之，Planning在中国也成为水土不服的匾额。而中国的财务管理软件开发商们一直秉承以财务核算为核心的预算功能开发，仅把预算管理设计为财务系统的一个模块，以至于全面预算管理概念进入中国后的很长一段时间内，中国都没有真正意义上的全面预算管理软件产品。在8年研发，近千万投入，系统整体架构三次推翻等种种曲折的研发过程中，上海博科资讯股份有限公司发现，中国现有基于EXCEL报表的架构根本不可能支持全面预算管理，只有采用基于多维技术的多维数据模型，才能实现数据在系统中的轻松流转和快捷的数据钻取分析。通过提炼传统预算工作的业务需求，结合全面预算管理理念，运用先进的多维数据模型，上海博科最终研发出中国首个全面预算管理软件Navigator，并首先在中国知名大型集团企业成功上线，为企业建立一个完整的全面预算管理体系。
博科Navigator提供了怎样的全面预算管理解决方案？ 一、建立完整的全面预算管理体系 全面预算管理作业需要企业建立一个独立完整的全面预算管理体系，Navigator正是作为一个独立的系统在企业运行。在业务管理方面，Navigator包含业务预算、财务预算和资本预算，在层次上高于其他业务系统，是对财务系统、物流系统以及ERP系统数据的深层应用，并返回数据分析结果，为其他业务系统提供工作指导依据。该系统包含了全面预算编制、全面预算指标、全面预算监控、全面预算分析和企业绩效管理五大业务模块，实现从预算目标下达、到预算编制、到预算执行与控制、到预算分析、到企业绩效评价的完整战略管理流程。 二、建立多维数据模型 “维度”一词本是IT术语，运用到预算数据管理中，就是对一个预算数据进行业务含义的描述，比如，通过维度来定义该数据是属于北京分公司还是上海分公司、是销售还是生产、是年度还是月度、是办公费还是差旅费、是资金流入还是资金流出、是对外交易还是内部交易、是金额单位还是数量单位等等。根据企业预算业务的需求和预算管理的要求，可以在Navigator系统中建立一套完整的维度字典，以准确定义系统中每个数据的业务含义。 Navigator系统提供专用的报表设计组件，对报表内的单元格进行维度定义，并将该数据按照定义好的维度方式存储于数据库中。虽然Navigator系统同样以报表作为预算工作的载体，但是此时的报表只是将数据更方便更直观展示给用户的工具，表内各数据的业务含义并不是像EXCEL那样以行、列名称来决定，而是取决于后台设置好的单元格维度。区别于EXCEL报表的数据储存方式，在Navigator系统下，不同报表中相同维度的数据修改和读取都是直接对数据库中数据源的值进行操作，这样的数据储存方式解决了传统预算数据因为EXCEL报表储存方式而造成的数据大量重复以及更新不及时的问题。 在建立维度字典时，系统针对每个维度专门设置了“是否维度汇总”功能，以此来实现预算数据能且只能在“非汇总”维度节点（通常称为“叶子节点”）上录入和存储，审批部门只能对叶子节点的数据进行审批修改，汇总节点的数据都是下级叶子节点的数据汇总得出，这样就保证了预算数据在编制过程中N上N下时的整体一致性。 三、灵活的组态方式定义预算工作流 通过研究发现，整个全面预算管理工作有三个核心要点：预算部门、预算人员、预算报表，Navigator系统重点对这三方面分别进行了明细定义。首先，确定系统中的“预算人员”将参与哪个或哪几个“预算部门”的预算工作，在后台程序里建立“预算部门”和“预算人员”对应关系；接着，确定每个“预算部门”的工作将涉及到哪张或哪几张“预算报表”，同样建立好对应关系；最后，确定“预算人员”在对应“预算部门”里，将对部门里每张“预算报表”拥有怎样的操作权限：查询、申报、批复、汇总等等；最终，预算人员进入系统后，只能看到有对应关系的部门，并对该部门的报表进行对应权限的操作，同时保证了各预算部门数据的私密性。 部门、人员、报表，三者之间的每一种对应关系称之为一种组态，以灵活多变的组态方式来解决预算编制过程中复杂的审批关系，并在系统中形成一套完整、清晰的编制流程，使得每个预算人员在进入系统后，就能清楚的看到自己的工作内容，提高了预算编制人员的工作效率，也大大缩短了预算编制周期。 四、多版本数据保存 预算编制大致分为两类：一类是以会计期间为基础编制预算；一类是以项目周期为基础编制预算。在Navigator系统中，用户可以针对每张预算编制报表，定义其属于上述哪种类型基础。同时，针对上述两种类型，系统可以分别将“会计期间”和“项目周期”设置成一个数据维度，以此来区分各会计期间和项目周期的数据，并且在各会计期间和项目周期里提供创建多个数据版本的功能，最终将数据按不同的版本保存于数据库中。多版本数据保存，解决了企业在不同预算目标导向下，预算编制所形成不同数据的存储问题，用户只须在查询报表时，选择会计期间（项目期间）和版本条件，匹配的数据立即展现于眼前。 面对多变的市场环境，企业管理者需要进行多种多样的预算假设，数据的多版本保存为企业各种数据的存储和读取提供了有力的技术支持。 五、业务系统零要求 预算编制完成后，企业需要对预算数据的实际执行情况进行有效监控，此时就需要在系统里建立与预算数据相对应的实际业务数据集合。如果企业暂时没有使用其他业务系统进行实际业务数据录入，可以根据企业的预算监控要求，在系统中定义一套监控报表体系，预算数据只需定义好维度就能直接从编制模块里取数，监控数据如预算编制一样，由用户直接录入到系统中。如果企业已经使用了多个其他业务系统，针对实际业务数据的抽取，系统提供了ETL数据抽取组件。ETL是一个数据中转平台，根据企业管理要求，确定需要监控的指标集合，分析现用业务系统的数据库结构，确定所要抽取的数据源。所以不管企业现用的是什么业务系统，只要提供数据库文件，就能准确的建立数据抽取任务。目前ETL平台包含了多套市场主流业务系统产品的数据抽取模型，以帮助企业更快速、更准确的实现全面预算监控，确保最大程度的实现企业的战略目标。 六、B/S应用架构实现零客户端安装 Oracle的Planning产品面对中国企业时，其对用户运用系统的能力有着比较高的要求，导致了企业大部分员工无法直接参与全面预算管理的情形，“全面、全员、全额”无法真正实现。 在发现这一问题后，Navigator系统使用目前最先进的B/S技术架构，建立用户操作平台，将所有的系统程序和数据资料全部储存于关键服务器上。对于系统客户端用户，不需要在电脑上安装任何系统程序，只需要建立一个流畅的内部或外部网络环境，极大方便了企业的部署和维护工作。 客户端用户只需要通过电脑连上网络，运行IE浏览器访问到系统正确的网络地址，使用自己的用户口令登录系统，便可开始进行预算工作。大多数的普通用户登录系统后，工作内容如EXCEL表格一样，只需要在系统的报表单元格里录入数据，系统操作也只是点击对应操作权限（保存、送审、批复、汇总、查询等）按钮，如此简单、实用的操作，让企业生产车间的普通工人也能将预算工作中最基础也是最重要的数据准确录入到整个预算系统中，为企业的全面预算管理奠定扎实的根基。 如今，社会建设的各个方面都在实现信息化管理，整个社会的信息化环境也已比较成熟。在全球经济一体化的大趋势下，一款功能强大、简单实用并且拥有先进管理理念的软件产品，是每个想通过信息化建设提高企业管理水平，在全球市场中增强企业竞争力的管理者所真正需要的。正是为了帮助企业实现全面预算管理的美好愿景，博科资讯研发出Navigator全面预算管理系统，让企业的预算管理工作从N上N下的痛苦转变为上上下下的享受！
