爱华网会议决而不行是多方面原因造成的，只有通过建立稳定的会议体系，才能不断提高会议的效率和执行效果。
■张建利
鸿发集团是一家快速消费品行业的龙头老大，一直在行业内扮演领先者的角色，不过面对激烈的市场竞争，他们也来不得半点松懈。4月5日，每月一度的经营管理会议在二楼的会议室如期召开，面对从全国各地赶回来的生产以及销售分公司经理，会议的第一个议程照例就是由集团企管部张总通报上月会议任务完成情况： “上月开会时要求公司的两种新品本月在广州上市。要求黄总先将产品带过去洽谈具体上柜问题；生产一部必须尽快再请购设备，为产品上市后的市场供货进行准备，但是截止到3月28日，新品仍放在仓库里，还没有进入商场柜台。” 集团副总裁王总打断了张总的通报：“现在其他同类厂家都在不断推出新品，而且有些外资企业也正在进入中低端市场，针对目前激烈的竞争状况，我们前期做了大量的市场调研，并根据消费者的偏好研发出两个新品，上个月再三强调，这两个产品一定要上市，但是现在，产品还是没有上柜销售，黄总你到底是怎么回事，把我的会议任务当成耳旁风了？” 广州分公司黄总一脸的委屈：“商场的进厂费用太高，而新品的销量又不能保证，到最后利润核算我们销售公司是亏损的啊” “新品还没上柜，你怎么就知道销售量不大？不要强调你的客观理由，这个月不管你用什么办法，我一定要看到这两个新品摆在超市的柜台上！” 面对本月长篇幅的会议纪要以及上个月会议任务执行率不高于60%的统计，企管部张总也皱起了眉头：每个月都要整理几百条的会议任务，每条会议任务都很重要，而且都组织人员对任务的执行情况进行跟踪考核，但是每个月底进行总结，执行率都不高。 而没有执行的问题，又形成下个月的会议任务，逐渐形成了一个恶性循环，最终的结果是高层的战略意图落实不了，而在企业的基层，面对众多的会议任务以及明确的时间界限，在完成不了就要承担罚款的前提下，只有应付了事，甚至与考核部门玩对抗或捉迷藏的游戏,搞的他这个考核部门经理也是苦不堪言。 会议任务执行不高的原因分析 通过对鸿发集团企业内部的会议管理现状进行分析，发现主要存在以下问题： ★高层整天忙于开会 ◆会议多
根据对企业的情况进行调查发现，集团目前的常规性会议有： 总裁班子月会：每月一次，参加者为集团总裁班子及各事业部总经理； 经营管理月会；每月一次，主要是由各事业部、分子公司、营销系统组织召开； 周例会：分为经营分析周例会和管理职能周例会，其中管理职能周例会每两周开一次，经营分析周例会每一周开一次； 日例会：包括早餐会、午餐会等，每天召开一次； 专项工作会议：根据实际经营发展需要，不定期召开专项工作会议，主要是解决专门的问题。 根据以上统计，集团一年至少召开1500～2000个会议，按照工作日300天计算，每天至少参加5～6个会议。 ◆会议的效率不高 会前准备不好。针对会议召开的主题和内容，部分会议并没有提前与参会者进行沟通，可能参会者在进入会场前还在从事与会议主题不相关的工作，到进会场后现场思考，很多思路不成熟，而且参会人员过多，从而导致大家思路的冲突和协调，很难达成一致的意见，导致会议效率不高； 会议召开期间主题不明确。主持人在主持会议的过程中，在针对问题进行讨论的过程中，由于控制节奏不当，容易使讨论的话题远离会议主题，或者决策人缺席会议，导致一个个没有形成决议的会议产生。 会议多，形成的会议任务自然就多，而且很多是在没有达成共识的前提下的强制性任务，这也就为会议任务执行效率不高埋下了隐患。 ★中层，忙于任务的分解和考核，忽视了对基层员工进行任务目的宣讲和将要解决的问题。 ◆业务部门：忙于任务的分解 每次会议结束后，面对各个行业管理部门、事业部布置的工作任务，企业的中层管理者都要将任务进行分解基层进行实际操作，面对突然增加的工作任务，由于基层对任务的目的、时限性以及事情的轻重缓急不了解，往往机械的执行上面的工作指令。 ◆考核部门：随着集团的不断发展扩大，会议任务涉及的面太广，而考核仍采用传统的人员考核方式，考核的范围无法有效覆盖。 由于对企业的各项会议任务没有充分宣传到位。从而导致基层人员每天忙于完成任务，却不了解这个任务对工作的具体指导意义，只是感觉增加了工作量，无任何积极性可言，即使对集团非常重要的任务，也只是应付了事，从而导致问题的久拖不决。 寻找解决办法 ★标杆企业的会议管理模式借鉴 针对会议任务执行率不高的问题，我们来看一下宝洁公司对会议是如何管理的。 在中国，宝洁新产品上市的成功率在80%左右，而一般企业新产品上市的成功率也就在20%～30%左右，那么宝洁是如何做到这么高的新产品上市的成功率的呢？其实道理也非常简单，首先定一个上市的时间，然后倒排工期（图中上面的箭头表示的部分）。也就是说整个的产品研发、生产、市场宣传、销售各个环节都是围绕上市时间来展开的。但是，高层通过什么来控制整个过程的各个环节呢？通过加强会议管理来解决。如图1所示，图中有3种会议：■表示的：企业高层（产品节奏委员会）开的会议。这个会议很少，在几个关键点，比如项目立项、上市计划书确认的环节来组织召开相应的会议。●表示的：产品线来开的会议。每两个月左右就要开一个对产品线下面各个产品的进度进行监控的会议。▲表示的：项目组来开的会议，相对较多。每个月项目组都要开一个对各个方面进度进行监控的会议。 由此可见，在保证精简会议的基础上，通过高层进行宏观决策、产品线制定具体的任务和指标、项目组跟踪实际进展，同时对会议的节奏、议题、参加人决定企业在业务环节中该控制什么点进行明确，在保证会议任务得到贯彻执行的同时，也提高了新品的成功率。 ★构建和谐会议体系 针对以上集团的现状，要提高会议任务的执行率，需要从以下几个方面来进行改善： ◆会议体系梳理 对目前召开的各类会议进行分析，判断有无召开的必要以及召开的必备条件。砍掉那些为了通报问题而通报问题，但没有人关注执行结果的会议或决策人不在的时候即可以取消会议。 根据实际经营需要，将会议进行层次分解，选择关键的节点召开对应的会议， （1）战略层会议：包含战略制定系列会议、战略监控系列会议、绩效考核系列会议 （2）运营层会议：管理例会、重点专项会议、业务层会议、公关会议、员工沟通会议 （3）部门层会议： 会议体系优化：会议任务的过程控制体系，是企业级会议体系运行和优化的核心 会议结束之后，强化考核部门的过程考核机制，从而支撑运营体系不断的调整、优化，推动会议任务的落实。通过管理和考核部门为所有高层解决时间安排、会议组织、人员联系等工作；持续保证企业的执行力和高层工作的连续性；持续推动企业级会议体系本身的优化及提高。 ◆提高单个会议的效率 l确定会议参与人 一个企业每年要开成千上万个会议，哪个会议由谁来参加？我们经常发现有的企业只要一开会几个副总都来了，最后却发现这个会议只和其中一个副总有关系，那么其他人员参加他们又有什么作用呢？所以，事先确定会议的参与人员可以保证所有人及时参加正确的会议；保证知情权和决策权；不参与无关的会议；保证时间的有效性。 l优化会议时间 会议的时间安排也是会议执行体系一个非常重要的内容。通过优化会议时间，可以降低各层会议之间的冲突，解决高层80%的时间能够合理安排，从而提高工作效率。 以稳定的会议为主体，调整安排其他会议。每年根据业务重点、节假日等的变化调整会议，并且每年还要根据高层的时间安排等对会议的时间进行相应的调整，因为只有高层的时间定下之后中层的时间才能够定下来。 ◆利用信息化加强会议的效率和考核结果的监控 l首先，会议的组织和召开需要一个IT体系的支撑，从而进行不断的调整和优化。通 过IT工具，企业可以建立多个维度的会议视图：从总裁的视角，提供全年会议地图；从时间视角，每月每天的会议清单；从会议组织者的视角，每个会议的职责分工；单个会议视角，每个会议的要素。 l其次就是利用信息化监控各项任务的具体进展。与IT部门联合尽最大可能的将会议 任务的进展通过信息化实现数据的搜集和整理。考核部门可以通过软件系统分析各项任务的相关数据，与当地的实际考核人员相结合，及时发现异常情况，进行调整和沟通，保证各项任务的及时完成。 总之，会议任务的推动执行是整个企业管控思想落地的一个具体体现，也是企业从一种管理模式向另一种管理模式转变的重要手段。希望通过会议体系的建立，不断提高开会的效率和执行的效果，才能有效支撑企业在规模不断扩大条件下的稳定运营。 本文案例企业为虚构，如有雷同纯属巧合。 本文作者：张建利 AMTConsulting咨询顾问 联系方式：[email protected]
