如何预防森林火灾 企业如何进行灾前预防



    每次意外突发事件都会给生意和产业在生命和金钱上造成巨大损失。不过假如提前准备,我们能减少人员伤亡和生意损失,并使组织快速恢复正常运转

  每次意外突发事件都会给生意和产业在生命和金钱上造成巨大损失。不过假如提前准备,我们能减少人员伤亡和生意损失,并使组织快速恢复正常运转。意外突发事件包括地震、火灾、有毒物质泄露、洪水、飓风、雪灾、国内混战等。而危机管理就是为意外事件做好准备,以舒缓、应对和从意外事件中恢复过来的一个过程。

  以下指南提供了“一步接一步”的建议,它广泛应用于各个行业的企业和公共机构等组织。无论你是在管辖着一个高耸云端的建筑,还是在运营着一个产业巨头;无论是你自己的财产还是租借来的;也不管是大公司还是小公司,这个指南都非常实用。

  其实你毫不需要懂得那些深奥的危机管理理论,你真正要做是去创建一个有权威的危机管理计划。你得说服首席执行官,使得危机管理成为组织文化的一部分。假如你已经有了这个计划,请用此指南继续评估和升级你的计划。

  计划包含四部分:如何组建一个计划团队;怎么去做一个应对突发事件的组织劣势分析;如何完善计划和如何执行计划。

  首先,建立一个计划团队

  成立一个计划团队。在每个企业中,肯定需要某个人或组织专门负责制定企业的危机管理计划,以下内容为如何建立这样一个团队提供指导:

  第一,形成团队。一个计划团队的规模将取决于组织运转状况、组织要求及资源状况。通常情况下,这样一个团队包含一组人,因为它将鼓励参与并使得更多人投入到进程中去;增加了能投入进去的时间和精力;提高整个计划过程的透明度和结构性;在重大问题的解决上提供了更宽广的视角。

  当然要先确定谁能成为团队中的成员,谁能够为企业提供咨询。在绝大多数情况下,一两个人能完成绝大部分工作,无论如何要从其他功能性部门获得帮助。请考虑以下方面:高级管理、流水线管理、劳动力、人力资源、精力保持、安全健康和工作环境问题、公众信息人员/社团关系、销售和市场、合法性、资金和购买力等。

  第二,建立权威。给计划团队授权,允许该团队采取必要步骤以形成计划,因为授权将证实管理效果并促进合作氛围的形成。计划团队的领导者应该由首席执行官来担任。在团队成员和领导者之间应有明确界限,但为了确保观点的自由流通,在此点上也不必过于刻板。

  第三,发布任务。首席执行官发布工作任务,以显示公司对危机管理的承诺,工作任务包括两方面:1、界定计划目的,并指明计划制定会涉及到整个组织;2、界定计划团队的权力和结构组成。

  第四,制定时间表和预算。制定工作时间表和计划完成最后期限;制定一个企业内部的预算,包括科研、印刷、会议、咨询以及其他各项。

  第二,分析应对意外事件的能力和各种危害

  这个阶段需要大量收集组织现阶段的能力和可能出现的危机信息,然后确定企业应付紧急事件的能力,并形成观点分析。

  首先,回顾组织内部的计划和政策。需查阅以下文件:疏散计划、火警计划、安全和健康项目、环境政策、安全程序、保险项目、金融和采购程序、公司破产制度、劳工制度、危险材料计划、安全评估程序、风险管理计划、资产改进项目、互助协议等;

  第二,和企业外部团体会晤。包括政府机构和社团组织,询问有哪些潜在危机以及应付危机的计划和可应用的资源。信息源包括:社区紧急事件管理办公室、市长或社区管理办公室、地方紧急事件处理委员会、火警部门、警局、医药服务组织、急救中心、全国气象服务部门、公众工作部门、计划委员会、通信部门、电力部门、周边商业组织等;

  第二,辨识法规和条例。区分出那些相关的中央和地方条例和法规,有职业安全和健康条例、环境法规、火灾法规、地震安全法规、运输条例、分区条例、公司政策等;

  第三,辨识关键性产品、服务和流程。你需要这些信息去评估潜在危机的影响和应对的后方支持系统,这包含以下几方面:公司产品服务、用以制造产品的设备和工具;由供应商提供的服务和产品,特别是惟一供应商;具有生命线意义的电力、水、天然气、通信、运输等;可能中断组织运营的操作、设备和重要人物;

  第四,辨识内部资源和能力。人员上——救火小组、有害物质应对小组、危机药品小组、安全组、危机管理小组、撤退小组、公共信息官员;设备上——灭火器、通讯设备、预警系统、意外电力设备、净化器;工具上——危机操作中心、媒体部门、避难所、抢救部门、环境卫生部门;组织能力上——培训、撤离计划、员工支持系统;

  第五,辨识可利用的外部应急资源。在很多情况下,需要确定与以下组织的关系:紧急救援部门、消防部门、危险物质预警反应组织、医院、当地公安部门、当地政府、通信公司、公共事业部门、应急设备供应商、保险运营商;

  第六,做保险调查,同保险公司做个政策分析。

  第三,完善计划

  你应该时刻准备完善危机管理计划,它包含以下几个部分:计划目的、组织危机管理的政策、关键人物的权威和责任、可能发生的紧急事件、哪些应对环节可能被破坏。

  而危机管理程序描述了一个组织对意外事件将做出何种反应,无论如何要尽快列出一个被高级经理、部门主管、应急部门和员工通过的一览表来,确定以下必须采取的行动:一是评估形势;二是在灾难发生的前三天如何保护员工、客户、访问者、关键文件和设备。

  之后我们要不断完善危机管理的流程,以下是流程完善指南:

  1、辨识危机中将面临的挑战和优先进行哪些活动;

  2、决定应急的具体目标和里程碑,做一份载明哪些任务由哪些人在何时完成的清单。确定如何联系上受灾地区和资源短缺地方;

  3、写下计划,安排计划组的每个成员负责其中的某个部分,并要为每个部分设计最好形式;

  4、建立培训安排表,安排一个人或部门专门来为你的组织做一个计划培训;

  5、协调好组织外机构的关系:定期访问当时政府机构和社区组织,让他们知道你正在制作一个危机管理计划,如果他们的某些要求未被考虑其中,你将会得到有价值的建议;

  6、确定政府在报告意外事件的要求,让他们参与到流程中来;

  7、与其他组织协调好已确定方案的可行性,你需要得到以下问题的答案:应急团队可以用哪些出口?他们向谁汇报?他们如何被识别?组织内员工如何与应急团队沟通?谁将对应急团队负责?

  8、确保与其他办公室的接触,你需要了解以下几方面信息:对应急告示的要求;在哪些情况下应该相互支援;在一个意外事件中办公室之间如何帮忙;

  9、得到最后认可,给首席执行官和高层管人员整理出一个简短的计划清单并获得批准;

  10、分配好计划中的各项任务,每个计划部门人员都将获得一份计划书,并标出自己所负责的部分工作,并对该部分的后期修改负有责任。

  11、确保计划中的某些部分给政府机构阅读。

  第四,执行计划

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  执行并不简单地指在意外事件中试验计划,而是指在之前弱点分析基础上,把计划整合到公司运营中,以训练员工及评估计划。危机管理应成为公司文化的一部分;要不断寻找机会来建立应急认知;不断测试应急流程;在计划流程中应涵盖到各种管理层次的部门;要使危机管理成为每个员工生活的一部分。

  当你检测某个应急计划是否完整时,请问自己以下几个问题:

  1、在整个计划中,高层管理人员如何扮演好其富有高度责任感的角色?

  2、应急规划是否已完全渗入到公司帐目、财务流程和人员流动上?

  3、如何根据员工的工作类别来承担其相应的应急管理责任?

  4、是否有机会通过公司实事报道、员工手册和员工邮件来分享危机管理信息?

  5、有没其他安全知识方面的海报或可以看见的提醒物来进行员工教育?

  6、是否每个员工都知道自己在突发事件中应做什么?

  7、如何使公司不同管理层级的员工参与到评估和完善计划中来?

  如何做灾害应对脆弱性评估?

  这个脆弱性调查表格将指导整个应急管理计划,这就使得对危机发生可能性、冲击评估、资源评估用数字系统来衡量非常必要:

  首先对潜在紧急事件进行列表。在表格的第一行,我们列出可能发生的紧急事件,这包括地方政府应急事件处理部门所预测到的事件,请关注公司内部以及所在社区发生过的紧急事件。

  第二,评估可能性。在“可能性”这栏,评估每种意外事件发生的概率,尽管这有较强主观性,但非常有用,请用1到5来作等级标示,1代表最低级别,5代表最高级别。

  第三,评估潜在的人员影响,包括人员的伤亡;评估财产冲击,潜在的财产损失,包括搬离、临时建立避难所、修理的成本;评估潜在的商业冲击,包括生意中断、不能上班的雇员、不能获取产品或服务的客户、公司将出现哪些违约、关键性供应的中断、产品渠道中断等。请用1到5来作等级标示,1代表最低级别,5代表最高级别。

  第四,评估内外部资源,也就是公司快速应对紧急事件的资源和能力。对你的内部和外部资源做个分数表,分数越低越好。对每个突发事件都应该问自己以下几个问题:1、我们有足够的资源和能力去应对吗?2、哪些外部资源能够在我们需要时立即到达?我们是不是能够从其他更好的地方获得这种帮助?3、如果答案是肯定的,请移到下一个评估项目;如果答案是否定的,辨识一下能够做什么来解决此问题,也许你需要:完善应对程序、管理好额外的培训、获取额外的设备器材、签署相互救援协议、与某些特殊供应商达成协议。

  最后,请给各栏目加总,给每个意外事件加分,分数越低越好。这个数据虽然具有主观性,但这种对比能帮助我们进行规划和资源优先选择。

  

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