爱华网在线异地管理的快捷特性使杨波受益匪浅
□本刊记者 赵楠
已经深夜11点多了，杨波却丝毫没有倦意，因为他正坐在电脑前，在一个网页内浏览着当天各地销售人员上报的最新销售数据，同时填写反馈意见。能在同时看到湖北、贵州等各地代表处销售人员当天反馈信息的汇总表单，这在一年多以前是他无法想象的。作为重庆神风科技有限公司的总经理，使用IT手段异地管理日常事务，杨波认为这是企业现代管理的一种新的竞争力。“在销售管理效率提升后，对神风科技的迅速占领市场是一个隐性优势。”杨波说。 沟通提速的瓶颈 杨波经营的神风科技建立时间不长，主要在三省一市（四川省、贵州省、湖北省以及重庆市）代理美国贝卡尔特量子膜、舒热佳为主的国际知名汽车膜以及建筑膜品牌。虽然没有东部地区市场发展成熟，但三省一市的汽车用品市场也逐年扩大。神风和很多代理汽车配件的公司一样，面对的客户主要是各大汽车保养店、4S店。而这些店铺对具有隔热、避光、安全性的汽车贴膜需求量正迅猛增长，神风的订单额每年也已经接近千万。“美国的汽车贴膜产品质量最好是不争的事实，而近年来韩国、中国台湾地区也开始生产贴膜产品，质量虽不如美国的，但价格上有些优势。现在西南地区的汽车贴膜市场竞争很激烈，国内有2000多个品牌的车膜产品，都已经陆续深入到西部，希望开辟新的市场。所以迅速找到客户，占领市场是重中之重。”杨波的担心是有道理的。目前韩国和台湾地区的汽车贴膜产品大多没有成型的品牌，进口到国内后，很多汽配企业开始任意贴牌，销往国内各地市场，其中不乏假冒伪劣产品。这些鱼龙混杂的汽车贴膜产品一旦抢先大批量涌入西南市场后，神风科技代理的以品质为卖点的美国产品要想与其争夺市场将会困难重重。毕竟，这种贴膜产品的质量优势是需要用户经过一段时间使用才能体现出来的，同时价格偏高的特点显然也更难让西南地区的汽车保养店青睐。 杨波是个很重视工作效率的人，在神风科技拿下贝卡尔特和舒热佳在西南三省一市的代理销售权后，便立即派销售人员分头前往各地，做市场调查，建立销售渠道，但是问题随之而来。 杨波需要实时了解各地的销售进展情况，虽然业务员很快前往分派好的区域，但信息反馈的效率并不高。“那时更多是用电话沟通，有时为了看到销售人员和客户洽谈的详细信息，发传真、QQ在线传送文件都是常用手段。而且我们的销售人员往往还需要教会客户如何安装车膜产品，定期集中那些汽车保养店的员工进行培训，培训完成的时间直接关系到后续神风的发货数量与时间，所以及时地沟通非常重要。但是每一个地区的销售经理每天都要和我联系，近10个人累加起来，耗费的时间太多，我这边工作量太大。”其实销售经理同样也有苦衷：每天要跑很多客户，他们通常把工作进度记在心里，或者是记录在笔记本上，随手一划。但是客户多，销售人员人手不够，记录的时候省了事，但到需要时再东翻西找，麻烦不断。 神风遇到的问题不是个案。管理层难以异地管理销售业务、客户量增加导致管理成本增加或紊乱、商务团队工作难以垂直透明管理、客户数量无法突破、销售机会难以把握、员工工作效率难以短期快速提升以及客户资料伴随员工流失而丢失,这些都导致很多企业整体销售业绩难以突破。 与在线管理系统结缘 为了找到合理解决办法，杨波逐渐把目光转移到信息化手段上，他希望借助IT手段解决神风面临的问题。杨波想到前不久找过他的金算盘管理软件服务提供商，于是马上与金算盘取得联系，把自己的需求一股脑说了出来。没想到对方马上拿出其最新推出的全程电子商务管理软件：可以通过互联网实现企业员工异地办公，每个员工只要拥有一个ID号，即可通过任何计算机登录服务器，对包括销售管理、客户关系管理等多个环节进行在线操作。“当时金算盘告诉我有这种在线管理软件之后，我立即就表示要试用。” 杨波对信息化管理手段一直颇具好感，如此痛快就认同使用这种网络化的企业管理软件，源自2005年底的一次信息化初体验。那是公司成立一年多的时侯，一位朋友送给他一个某公司的免费OA产品试用包，杨波在给公司所有电脑安装并使用一段时间后，切实感到信息化对企业办公效率的提升以及对企业内部管理规范的好处。 而在记者采访过的中小企业中，很多的公司员工都超过几十人，在谈到使用信息化管理时仍然会大摇其头：企业规模还不够大，用不着信息化。杨波对这种想法嗤之以鼻：“等企业大了再上信息化，就太晚了。” 在试用期结束后，杨波和该OA产品的发布公司取得了联系，但是继续使用的想法被十几万元的续费价格所打消。“那个OA系统确实很不错，但是就是太贵。”但自那时起，杨波就对IT手段管理的效果留下了良好的印象。 金算盘在线管理软件不仅暗合了杨波希望通过信息化手段管理公司的想法，而且较为便宜的价格也令他乐意接受。上马金算盘的全电子商务系统后，对神风科技最大的改观是提升了沟通的有效性。而没有使用软件之前，杨波要想知道一个销售人员的工作进展，必须要与他面对面地沟通。 规范化管理从人员开始 为了用好信息化软件，杨波要求业务员每天都要把自己当天的工作成绩录入到软件中。这同以往的电话加QQ的静态工作记录大不一样，使用信息化管理手段，养成每天保存工作数据的习惯后，将对公司管理的规范性起到深远的影响。“我们不断地动员他们，让他们习惯录入这个过程。”杨波说。 把客户资料录入到软件后，杨波可以随时获知各地业务员接触客户的资料，把自己的实时反馈给销售人员。同时，杨波也可以随时掌握业务员与某位客户的沟通到了什么阶段。当销售人员对客户所需贴膜产品规格在神风库存多少不知晓时，也可以通过管理系统查到当时所有产品神风能提供的总量。“整个过程通过在线系统只需要几分种就可办妥。”杨波说。 杨波的ThinkPad电脑以前至少要同时打开五六个窗口，用以查询和接收各种信息，有了金算盘的在线管理软件，他只需要打开一个窗口，所有管理行为就能完成了。这同时也便于他对一些大订单在最短的时间做出相应的决策。 从不习惯到渐渐适应，再到离不开，如今各地的销售人员已经能很好地接受并使用这套系统。用了金算盘的软件，也使得业务员的利益和公司的利益紧紧地捆绑在一起，在杨波看来，这样也大大降低了业务员独自创业或者跳槽的几率。 “管理信息化能准确地反应客户信息和工作进展，使我们避免了很多人工带来的错误，让我能够更快速地做出反映。信息的网络化管理越来越规范，我作为管理者能够去做更重要的事情。”杨波告诉记者。 对于金算盘的在线管理软件，在杨波看来，强制性推广软件虽然简单一些，但效果不好，只有通过慢慢引导，才能取得最好的效果。“在线软件比较适合我们中小企业。价格适中，而且效率提升很快。” 作为最早一批使用在线异地管理软件的企业主，“吃螃蟹”有些风险，但杨波心里早已有底。对于使用在线管理软件，杨波最看重的是安全性和稳定性。他告诉记者，之所以选择金算盘是由于其最早是做财务软件的，而财务的安全性对于任何一个企业来讲都至关重要。所以金算盘开发的在线管理软件，应该比其他企业软件厂商更注重企业数据的安全性。而稳定性方面，金算盘有自己的专业服务器机房，并且有做财务软件的技术力量支持，这点让杨波也较为放心。 下一步，杨波希望能把公司之前的财务软件和目前使用较为习惯的在线销售管理部分对接起来，使各地的销售人员能在任何地方不仅可以谈单、下单，还可以实现实时监控货款入账等功能，真正实现全流程的信息化管理。对通过在线IT手段管理神风科技的未来，杨波信心十足。
