第54节:项目信息管理目的(1)



系列专题:《管理案头必备手册:项目管理工具箱》

  第五篇项目管理制度三、项目信息管理目的

  (1)提高项目经营管理水平和产品市场竞争能力,为消费者和经销商提供更优质、完善、快捷的服务,使客户更满意。

  (2)实行管理自动化,用电脑管理代替部分或全部手工劳动,提高经营管理效率,减少雇用人员。

  (3)为项目经营、管理辅助决策,提供优化的方案和决策依据。

  四、项目信息管理原则

  1?及时

  (1)信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。

  (2)信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。

  2?真实

  信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性,在加工过程中必须防止和减少各种干扰,保证信息不失真。

  3?适用

  信息的处理必须适合项目管理的需要,便于利用:

  (1)收集阶段。信息必须完整。

  (2)加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理,以便于传输和利用。

  (3)传输阶段。必须本着项目的要求和情况,选择相应的高效媒介手段。

  (4)存储方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作,使档案能便于今后的查询和利用。

  经济信息的处理必须考虑经济和社会效益:

  (1)要求以最低的费用获得更多的信息。

  (2)要求以最低的费用获得更有价值和效用的信息。

  五、信息收集

  1?信息收集原则

  (1)信息源开发要广。要从全面联系来认识事物,在信息收集上,就必须广辟信息来源。

  (2)信息流向的分析要加强。信息流向反映事物的发展变化,应对信息作科学分析,从中抓住内在的必然联系。要把握住信息流向,及时收集信息。对重大信息变动,应早做准备,具备主动性。

  (3)信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。

  (4)信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉,培养积极主动精神和一丝不苟的作风。

  2?信息收集

  (1)制订计划。收集之前,要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排,明确步骤,并在数量、时间、种类上加以具体限定。

  (2)信息识别。收集真实的、有用的、关键的信息,减少信息处理工作量;信息管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要,有选择地收集信息、识别信息。

  (3)信息分类。对信息进行科学分类与编码,提高信息处理的效率,以便应用于电子计算机。

 第54节:项目信息管理目的(1)
  (4)信息检验。对信息进行严格的正确性检查,防止信息尤其是数据的差错、重复和遗漏。

  六、信息加工

  1?原则

  (1)去粗取精,去伪存真。整理大量初始性的消息、资料、数据,使其获得精确的定性和定位,并对实质内容加以鉴别,以求真实准确地反映项目管理的活动、对象及变化。

  (2)由此及彼,由表及里。要反复进行分析、综合,剖其表象,究其内涵,力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。

  (3)物尽其用,细大不捐。加工信息应根据使用价值的时效性与条件性,分大小、轻重、缓急区别处理。不论价值大小的信息都应认真处理,不得随意废弃。

  2?程序

  (1)转换载体。把手工处理的报表、台账、文字转换为计算机处理用的磁带、磁盘和穿孔卡片等。

  (2)分类(排序)。根据需要把信息(数据)按属性分组或按顺序排列;对无序的信息,按一定的标准如时间、空间、问题、事件等分类,并编制索引、目录,使之达到有序和规范。  

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