judyvision 我那些完美活动以及完美的活动生涯——访活动达人Judy Allen



她是活动界的Model,是亚马逊网站上四本关于活动的畅销书作者,在她二十几年的职业史中,她不但策划推出了无数完美无瑕的活动,还用自己旺盛的热情证明了活动是条完美无瑕的职业生涯。

  

   

  文/杨澍  插画/张峰

  Judy Allen

 judyvision 我那些完美活动以及完美的活动生涯——访活动达人Judy Allen

  成功地在世界上30多个国家策划和推出了许多令人难忘的活动,其中包括:迪斯尼“美女与野兽”开幕盛典晚会;诺曼·杰维森“屋顶上的提琴手”25周年庆祝仪式。她所策划的活动范围非常广泛,既有仅限少数人参加的VIP活动,也有像新车发布会这样动用数百万美元和多种媒体技术的大型活动。

  

  你是怎么做上活动策划这一行的?一干二十多年,什么样的魅力让你孜孜以求地把自己修炼成了一个专家?

  一开始我从事旅游业,管理着一家旅行社。当时我们为了发展自己的业务,开始接待团体商务旅行,在旅行的过程中,为游客安排会议、谈判。我发现自己很享受为别人设计、策划一件事情的乐趣。自己的想法、创意不再只是想想、一闪而过而已,它可以帮助别人实现一个目标,我要做的就是找到这些人,把自己的创意贡献给他们。所以,我开始留意有没有这么个地方能把我的兴趣和职业结合起来。

  很幸运,我一开始就进入一家可以承接数百万美元大活动的公司,获得了宝贵的实践机会。最初两三年,我从事活动设计、现场监察、客户沟通、培训销售人员的工作。那个时候,根本没有关于这个行业的书籍、指南之类的东西,所有的经验或者说知识都来自于我们策划执行的每一次活动。我和我的同事经常鼓励自己,我们是最优秀的,并努力把我们的想法付诸实际。很多想法实现了,它成为今天的经验,也有的想法不能实现,它成为今天的教训。每一次都有欣慰,也有遗憾,那好吧,下一次我们一定不要遗憾,就这样一场场活动地做了下来。

  每个人的生活和工作都有长远的或阶段性的目标,不管怎样,目标实现的时候,我们就不自觉地兴奋。而做这一行,一年到头要接手大大小小、不同类型的活动,行业特性就是为从业者设置一个又一个以活动为单位的阶段目标,只要你努力做好,你就能频繁感受到它带给你的成就感。这恐怕就是这个行业的魅力所在吧。

  在成就感的激励下,你就会希望下一次的遗憾再少一点,你就会不自觉地积累经验、教训,找几个小窍门,摸索点儿自己的心得,几年下来,自然而然就会变成一个专家。

  

  到现在位置,你印象最深刻的活动是什么?

  

  当然是迪斯尼“美女与野兽开幕盛典晚会”。从筹备到执行我们花了6周的时间。我带领一个三人的项目小组一路下来,在最后执行的时候又找了一位临时工作人员。我们选择了一个从未向公众关闭过的会所用作场地,因为它关闭的新闻能让更多人——经常去会所的、原本打算去的人都知道我们活动的消息。而且不仅仅是要制造一点轰动效果,这个场地也很符合我们设计、执行方面的考虑,比如说,那里正好有一个我们需要的喷泉,不需要再去花钱去制作,这样就可以把预算省在别的地方,比如去制作一片魔幻色彩的森林景观,在树上挂着代表爱情的心型图案。

  我们还要培训那里的工作人员,让他们在最短时间内具备接待上千名来宾的能力。培训内容细致到如何用餐巾把刀叉包裹好,让来宾能在人来人往的现场一下子拿到。这看起来不值一提,但是要知道,刀叉掉在地上会让来宾尴尬,破坏现场气氛,不容易拿到也许会造成人们的拥挤、碰撞、摔倒……之后就是更严重的状况。不要想当然地认为会所里的服务生在你的活动中也是合格的,如果你是一个导演,那么活动现场的所有工作人员和来宾都是你的演员,你要知道他们会做什么、怎么做。

  

  每个活动都可以给我们经验或者是教训,但是换个角度来说,每个活动都不容有失,我们不能等着经验积累,让“菜鸟”慢慢成长。活动太赶,学得太慢,在这种有心无力的时候该怎么办?

  的确如此,当情况发生变化,活动日期临近,或者你的活动内容涉及你不熟悉的领域时,时间变成最奢侈的东西,这个时候学什么都来不及了,你需要找活动专家介入你的活动。问题的关键在于何时、何地、何种类型的专家能够有效推进你的活动。比如说,你只做过200人的活动,当你要做一个2000人的活动时,你一方面要满足客户的要求,一方面还要充电学习,你和你的同事会承担巨大的压力,在这样的压力下,最终往往会有失去客户、丢了信誉的危险。与其靠自己死撑,不如找一个有大型活动经验的专家,聘请专家的花费与你活动失败可能带来的损失相比简直不值一提。他们不仅可以帮助你渡过难关,与他们一起工作也能加速你的学习。

  脑子里有了向专家请教这根弦,你就可以不用轻易放弃一些看似自己能力不能及的活动,有专家的建议和指导,你会做得更快,学得更快,我们都是这样成长起来的。

  

  对一个活动策划者来说,方方面面都要考虑到,他到底需要想得有多细?

  

  用请柬打个比方。现在很多活动邀请来宾,一个电话一封电邮就搞定了,或者买现成的请柬,贴上打印好的标签。还有必要专门为活动设计请柬吗?跟策划、预算、场地布控那些大事情相比,这好像有点出力不讨好,浪费成本。但事实上,很多活动策划者都相信:来宾真的会因为请柬的好坏决定参不参加活动,“多余”的细节可能成为成功的关键。

  请柬是活动的门面,背后再花工夫,门面寒酸也没有用。请柬的外观、手感、排版、封面、措词、字体都在传递你这个活动到底有多少吸引力。很多活动策划者经过辛勤的工作,谈到自己的活动都会异常兴奋,为什么不再细致一点,把这种兴奋用请柬传递给活动的参与者呢?无论是来宾还是媒体,激起他们想要参加的冲动。如果请柬没有抓人眼球的东西,没有明确的目的,你从一开始就有可能失去了你的来宾。

  请柬也是一个营销工具,如果做得足够好,它会为你吸引到赞助商,赞助商愿意把自己的logo打在你的请柬上,把他们和你的活动捆绑在一起。此外,大家都用标签和打印的时候,手写信封更让人觉得亲切;寄出请柬的时候也给自己寄一份,如果投递时间耽搁了,这样你会第一个知道。

  

  如果我们忽略了请柬上的这些细节,第一,你的赞助商会很不爽,第二,你邀请的来宾也会想,我为什么要浪费自己的时间去参加一个连请柬都没整明白的活动?活动没有意外才是最大的意外,意外真的无法避免吗?

  

  再完美的计划总会遇到意外,因为有很多因素不可控,比如说天气。“9·11”和SARS后,一些安全因素也变得难以预料。重要的不是意外会不会发生,而是事前有没有准备,事后怎么处理。一个活动策划者应该时刻关注新闻,不仅是本地的或者行业新闻,还包括国际新闻。也许某个国家局势紧张会影响到你的活动或者你将要邀请的来宾。到大型的新闻网站上注册个ID,任何时候世界各地的突发新闻都会发到你的邮箱。重新梳理合同中关于活动取消是由的条款,活动有可能在最后一刻因为不可预见的情况,如海啸、地震、飓风而被迫取消,你必须对合同中的相关规定了然于胸。分析一下当这些情况发生时有可能带来的财务风险,研究保险条款,与你的供应商签订有时间弹性的合同。指派专人负责意外发生时的联络、沟通,这样可以有效避免无端的猜测和错误信息传达。当意外发生的时候,不要等着你的客户给你打电话,你应该主动给客户打,给他们提出相关建议,这样可以让他们知道你已经掌握了情况,并在控制局势。与公司的律师联系,参考相关的法律规定,保障自己的权利。我们生活在一个官司成风的年代,所有的变动、决议都要以书面形式保存,以供将来的取证。

  这些行动看起来繁琐,而且所有的工作都有可能是“白忙”一场,但是当意外真正发生的时候,这是对活动本身、策划者、客户、供应商有力的保护。

  

  策划一个活动似乎把策划者所有的时间都吸走了,很多事情到最后都因为时间不够而没有做,比如一些应急的准备、细节的修饰,怎么还能挤出点儿时间?

  不是时间不够用,其实有时候我们还能赢得时间,比如“美女与野兽盛典”的场地选择就为我们赢得了原本要联系供应商、设计、制作的时间。真正的问题是我们把很多时间花在了不该花的地方。比如说客户和供应商的来电。有时候客户和供应商打电话询问进度,提出要求,他们的目的是想知道我们是不是在积极努力地推进活动。可是,很多时候我们会花很大的精力去应对这样的电话,派出专人拜访客户、供应商,说明情况,这些时间都是被无端浪费掉的。面对这样的电话,我们要有清晰的判断,只要你知道客户真正要的是什么,你就不会因这些电话分散自己的时间和精力。

  “挤”出时间的办法还有很多。比如说我会把自己的办公室弄得很不“舒服”,没有沙发,沙发显然是邀请别人进来的信号;搬走多余的椅子,把午休时间端着咖啡来串门、闲聊的人挡在门外。午餐以后,我会出去散步,这样不仅可以让头脑放松一下,还可以避免私人聊天的机会。要是有人来我的办公室闲聊,我不会坐着不动,我会站起来。很多管理者都学过这样的小窍门,站起身来是谈话结束的暗号。如果来访的人还不识相,那我就慢慢地往门边走,直到最后把来访者礼貌地“领”出办公室。

  我们也可以通过技术手段来节省时间。现在很多的活动策划公司都利用自己的主页向客户、活动参与者发布信息。只要活动参加者在网页上注册成为用户,策划公司就可以把活动的时间、地点、住宿安排、行程安排向参加者发布,还能及时了解来宾的特殊需要,及时发布变更通知。这样一来,省掉了接电话、打电话、邮件往来的时间,更快、更有效。

  当你把所有时间都花在工作上的时候,你会发现时间永远不够。活动策划人更应该学会“策划”自己的工作和生活。我认识一位活动策划人,他每天清晨都去打高尔夫,之后才会去办公室,打高尔夫是他工作与生活的分界线。我每天会很早起床,做瑜伽、冥想,还有一些增强体力的力量练习。哪怕再忙我也没有失去自己的私人生活。

  

  你现在如何看待这个行业的?对刚入行的从业者有什么忠告?

  

  做活动策划是项激动人心的工作,意外也好,时间压力、客户压力,它们都让你的工作存在着不可预料的挑战,在这个过程里,我们时刻都在挑战自己的脑力、体力、应变力,这是份不会让人衰老的工作。

  在我的职业生涯中接触到各种类型的活动,不仅是在酒店、会所举办的活动,还包括视听演出的舞台表演,这都提高了我的职业技巧和专业知识。我并不想局限于活动策划的某个方面,比如只做策划或者只做执行。我想尽可能了解更多,甚至于了解我们放到活动中的每一个元素的心理学背景,它们能给活动参与者带来怎样的影响,通过合理运用这些元素达到我们期望的目标。对于刚入行的从业者,面对不同的活动,掌握不一样的局面非常重要,通过策划、参加各种活动,通过行业聚会学习别人的经验,经历越多,你会思考越多,学到的也就越多。

  

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