爱华网文/ 刘龙静 王珊珊 关少波8194;魔时网市场总监、创始人之一 活动数：！！！！！8194;应急出色度：！！！！ 我曾经组织过北京愚人节建外SOHO三百人户外定格、Rain代言DHC媒体发布会等活动。魔时网主要举办的是大型社交活动，我们曾和时尚集团一起组织过一个千人社交大Party，与会者定位的是收入较高的白领人群，应该说是一个比较高端的活动。当时活动第一部分是常规演出，第二部分则以互动和狂欢为主。当第一部分演出结束后，重新布置舞台时，刚把灯光和音响全部打开，由于现场的供电不足，就突然跳闸了。全场一片黑暗，持续了十几分钟后才得以恢复。这次意外给整个活动造成了比较大的影响，也有一些人因此而提前离开，幸好我们的工作人员立刻点燃了很多蜡烛，营造出一种比较浪漫的现场氛围，让情况得以缓解。应该说这是一次准备上的失误，对场地的供电情况缺乏考虑。 我想以后再举行类似活动，除了各方面要准备充分，还有一点非常重要，就是会场上要有尽可能多的志愿者，他们可能不是工作人员，但是经常参与我们的Party，在会前把具体的活动流程告诉他们，遇到突发情况，他们有可能对其他参会者起到安抚作用，同时因为他们的存在，可以增强Party的互动性和黏合度，让参会者可以真正地沟通起来，而不是很腼腆地坐在一边。 老美8194;互联网市场工作 活动数：！！！！！ 印象最深刻的一次是，会议开始之后，保安放松了警惕，我们老板的一位粉丝闯进来，献花、亲吻——这是一个很正经的商务合作发布会，出现了这样的情况很尴尬。这个粉丝从深圳赶过来，就是为了亲一亲、抱一抱，也算是情深意长了。 Shirley8194; 扬传播集团业务拓展总监 活动数：！！！！ 应急出色度：！！！ 2003年底，我当时所在的外资公司想做一台新品发布会。当时接下这个case的时候我还雄心壮志，一直想的是“没吃过猪肉，还没见过猪跑吗”！ 但这个项目做得很头疼：活动是在位于东三环的Hilton酒店进行的，在前一天搭建的晚上，突发问题接踵而来，我几乎整整一夜没有合眼：客户所要发布的机器花了两天的时间运到会场，结果运来的机器型号竟然不对；由于活动流程改变，需要在喷绘好的背景板上作出更改，我却束手无策；发布环节配合了一个京剧表演，结果由于演员晚到，表演并不理想；我们还忘了安排摄影师，所有场景都没有被记录下来……我还紧张地在活动开始后不敢进入会场观看。 不过谢天谢地，人生总有第一次，我的第一次就这样仓促但还算圆满地结束了。我也通过这次“牛刀小试”总结了不少经验，一定要注意： 1.时间表 通常由资深活动管理者拟定，根据和团队成员的沟通来确定每项工作的准备时间。 2.现场分配表 每个团队成员都要有明确的分工，我们是精英，每一分钟我们都对应着充实而有条不紊的工作。 3.物品清单 在活动开始之前，要清楚地知道整个活动将需要哪些物品，包括一支签到笔、一束讲台花等，留出充分的时间去准备它们。 4.对摄影师清楚的Brief 在每个活动中，必定有一些场景是需要Highlight出来的，或者是老板的发言，或者是新品的发布……所有这些特殊的场景，都需要和摄影师事先沟通好。 曾嘉8194;SPRG纵横公关顾问集团市场活动总监 活动数：！！！8195;应急出色度：！！！！！ Olympics开幕式第二天，在北京国宾馆一幢我不能透露的宴会厅中，美国、中国香港及北京的重要政要、各界重量级人物云集，享受着一场与前一天晚上开幕式如出一辙的绝妙演绎：书法形意、水袖舞韵、中国太极…… 这是我刚刚组织完的一场高规格的私人晚宴，所有的创意、视觉、流程及细节在嘉宾看来都非常流畅、令人满意。但现在回想起当时Mr.8194;Thong入场时的一幕，我和Team几位同事仍然心有余悸…… 晚8：05分，晚会已经开始了1小时左右，负责VIP到达接待的leader用Walkie8194;Talkie传来急促而坚定的指令：Mr. Thong is arriving，Mr. Thong is arriving，over.8194;需要说明的是，此前，所有的执行计划并没有临时到达重要贵宾的部署，Mr. Thong的突然下榻令晚会的主人非常荣幸与喜悦，但对于公关公司来说却意味着：必须快速反应而不露痕迹。此时，场内的嘉宾有的在与家人聊天，有的正在举杯祝酒；服务员穿梭在各桌之间传菜、倒酒，通向VIP主桌的通道也站了很多正在寒暄的嘉宾。内场的工作人员正按原计划在准备下一个节目的候场。
时间紧急，我们只有48秒的时间。也许你会问，凭什么是48秒？回答是，依靠“经验+对场地的熟悉程度+快速测算”。从门童为VIP打开车门那一刻算起，护卫开车门，VIP下车10秒，门厅服务员开门，礼仪小姐迎宾10秒，主人迎接，简单寒暄10秒，从门厅走到宴会厅28米，人的正常步速为1.6米/秒，需要17.5-18秒。 之后，就是在总控的指令下大家都心照不宣的48秒： 1.负责控制餐饮流程的leader马上发出指令，暂时停止传菜与倒酒等工作，并婉转地 暗示各桌的嘉宾有重要贵宾下榻。 2.负责政要安全的保护组，派机动小组疏导通向VIP主桌的通道，并布设点位监控。 3.负责灯光、音响的同事，将现有的音乐渐弱，推一支与现场氛围非常融合而幽雅欢迎曲制造气氛，追光随时standby，准备追随VIP入场。 4.负责现场调度的同事，合理摄影师及摄像组撤离中央通道，并临时安排可以拍到最佳效果而不影响VIP入场的点位进行工作。 5.负责后台的同事，控制演员通道，并合理调配演出候场的位置，做到可以根据现场需要而随时进行演出的状态。 再之后，就是所有嘉宾所感受到的流畅而不露痕迹的VIP入场，热烈而美好的气氛，大家都沉浸其中。而此时，我们所有的同事都听到的walkie8194;talkie里的一句简短而洪亮的：OK，done。大家在各自的点位上相视一笑，这一刻的感受都定格在DJ台后边，侧幕条旁边都举起的几个大拇指上。也许这就是SPRG团队给人在一水儿黑色制服，专业的公关专家之外的最感性，最有魅力的一个瞬间。 Linda8194;PR公司客户主管 活动数：：！！！！！ 早上7点多当着众媒体的面得知9点要参加活动的采访对象不来了。野外活动，大雨泥泞，不好扎帐篷8194;就扎了几个3人帐篷，挤了8个人睡下。记错参会人的电话号码打给另一个人聊了多次，最后该参会的媒体当然没有来…… MJ8194;PR 活动数：！！！ 最匪夷所思的是一个被邀的客人带了N个不在邀请之列的人来参与活动，且索要多份礼品。 不论组织者有没有预留足够的余额给活动，被邀者的个人素质实在是算不上高，无论如何都是会造成一定的困扰。 袁熹8194;趋势科技市场部副经理 活动数：！！！ 应急出色度：！！！！ 趋势科技每年的全国渠道大会都选择在不同的城市举行，主要是希望在发布公司当年最新渠道政策和销售政策的同时，答谢全国渠道商，让他们不但能充分交流还能玩得开心。于是今年初的趋势科技渠道大会选择在长沙举行，由于我们在长沙并没有成熟的活动合作伙伴，所以活动中所有布景材料，包括木工搭建、异型主体背景版等都要在北京制作完成，然后再通过物流快递到长沙。 后来结果大家可能也猜到了：因为南方的大雪，所有物资全部被困在高速公路上，直到活动结束才姗姗来迟！幸好高速公路第一天开始封路时，物流公司就及时通知我们有可能不能到达，我们立刻在长沙联系了当地的供应商，重新准备了背板搭建。然后在不影响整体日程的情况下，将渠道会的流程稍作调整，并迅速协调了相关部门，当日就按照新的方案重新进行了彩排。虽然新做的背板样子远远比不上最初设计的漂亮精彩，但是能在紧急状况下顺利完成会议，所有参会者都没有发现任何异样，也算是一种成功了吧。 杜依溪8194;EMC市场经理 活动数：！！！！！ 应急出色度：不是我负责啊…… 我曾经参加过的一个会，报名参加会议人很多，但是现场到的人很少。活动现场组织的效果很好，会后反馈很差。我想这是因为过于注重现场布置与创意，而忽视了对会议核心内容的重要性引起的，让参会者一场热闹之后，发现并没有很大收获。 我还是觉得策划回归人类本性的活动专场比较吸引我，比如主题为“温暖的倾诉”的活动，在空旷的厂房做出游离缥缈的布置、抽象的艺术造型，播放时而轻柔、时而激烈的音乐，给人最广阔的遐想空间，让人们蒙住眼睛，只凭借听觉、触觉去感受声音，想象他或她的相貌、他或她的性格、他或她的喜怒哀乐——倾听别人的心声，发表自己的看法，全身心地感受周围的环境。因为我们都生活得太过目的性了，太多的条条框框往往局限了人类最本性的思考和创造力，扼杀了彼此间的亲情、包容和接纳。这个世界本该是最温暖的，可是大家背负了太多的压力，因此极力掩藏自己，给彼此一个释放的空间吧！ 张薇8194;5iParty创始人 活动数：！！！应急出色度：！！！！ 5iparty第一次组织业余爱好者演话剧出了一系列有惊无险的状况。 惊险1：整个排练进行了一半多以后，女主角因为工作时间问题，不能继续参加排练以及后面的演出！因为我们整个话剧团的成员都是没有受过专业训练的爱好者，她们都有本职工作，只是利用业余时间来排练，所以我们也不能硬性要求，只能临时换人。 惊险2：演出前夜，本来已经联系好的演出场地居然拒绝我们出演，因为觉得我们不是专业团队，怕演砸了影响他们的声誉！不得已我连夜找到他们的负责人，先是拿出之前的协议商量，好话说尽，最后再次试演打消他们的顾虑，才让第二天的演出顺利进行。 惊险3：演出时，由于很多演员都是第一次出演，在台上紧张到忘词！还好之前对这种状况有所准备，一个演员出现卡壳，旁边的演员就不着痕迹地把话接过去继续往下演，台下的观众没有发现，倒是我在舞台旁边看得满手心是汗。
