爱华网文/刘龙静 摄影/葛宁
王楠 奥美公关顾问 曾负责过新加坡节、惠普笔记本发布会等活动 实际上，筹办活动更像在策划一场现场直播的表演。它是一场没有安全网的高空走钢丝表演，一旦开始就没有任何弥补的机会。你不能像拍电影一样，喊：“卡”。不过，你虽然无法通过剧本预知未来，不过，你还是能通过细密的思虑来做足准备工作，确保让突发降低到最低，至少能游刃有余地应对。 “不要忘记墨菲法则：可能会出错的事情一定会出错。”这是Judy Allen对所有活动策划和执行者的忠告，也是王楠多年来从事公关工作笃定的经验之谈。 对于可以把活动中所有症结归结到前期准备上的王楠来说，活动中任何很难弥补的突发状况，一定是由于前期的准备不够充分。 你经历过最匪夷所思的活动突发状况是什么？ 我比较幸运，虽然做活动多少都会有些意外，但是基本上都不影响大局，能很好地去解决。不过我倒是参加过业内一个朋友做的新车上市活动，出现的一系列问题让我挺震惊的。 一般来说，新车上市发布会都非常盛大，汽车厂商会投入很多资金做宏大的场面，邀请来宾的等级也比较高。那个活动选在了北京798，一个既能出大场面又很雅致的地方。不过现在想起来，那个活动简直就是一场灾难。首先，发布会有一部分安排在户外，活动公司还特制了一个很漂亮的玻璃签到板，来宾可以从不同角度看到新车和厂商的Logo。唯一的问题是，夏季天气变化大，突发的狂风暴雨几乎在一瞬间把那面玻璃板刮倒在地上，“啪”地一声全碎了，还好当时旁边没有人，否则后果就更严重了。 然后就是室内的情况，由于798场地的顶棚不是很严密，结果“外边下大雨，屋里下小雨”，在计划中最炫的环节——汽车揭幕中，还出现了这样的窘况：为了突出这款新车主打的户外和运动特性，策划团队专门在活动现场搭一个水池，让车缓缓开到水池里，再由池中央的平台把车托起来，营造一种从水中脱颖而出的感觉。创意很棒，作为一款国内外合作品牌的汽车，公司也特意邀请了重量级的外方和中方两位老板共同揭幕。但是当这两位老大走到水池边上的时候，他们惊奇地发现，要掀开车上的绸布并和汽车合影，只能站到水池里！我眼睁睁看着那两位大老板站在水池边犹豫了一下，然后对视，无可奈何地踩下了去——其中的一位还拎了一下裤角…… 发生这样的情况虽然有天灾因素但是我觉得从职业公关角度来想，有80%以上的责任在人。夏天的活首先就应该考虑到会下雨；在考察场地时，就应该想到顶棚是否防雨；如果不防雨，应该提前几天就关注天气预报，想一些补救措施。另外，在设计水池的时候应该充分考虑到站在什么位置才能让人轻松并美观地布掀开，什么角度能够让摄像机或照相机捕捉到完美的合影镜头，如何在水池里搭建人的通道……
这种大型活动，最起码带客户走一遍场地，按真实的流程彩排一次，如之前做过这些工作，我想这样灾难性的场景就不太可能出现了。 在活动准备过程中，你如何避免同类状况的发生？ 做活动时，你经常会需要合作方给你支持，比如场地提供方、现场搭建公司、活动背板制作公司……虽然你会经常通过打电话或者开会和他们反复确认自己想要的东西，但是很多时候，你没有办法以你的专业程度来要求供应商。比如你即使跟印刷供应商明确地说出你要什么样、多大、什么质地的背景板，可是最后拿到手里的，还有可能是一个因存放不当，有很多褶皱的背景板。另外还可能有一些供应商在完全不通知你的情况下，私自更改原来的设计，常常当到了会场才能发现这些问题，这是我最头疼的。所以我的做法是，面对不太熟悉的供应商，亲自或安排团队中的同事到印厂盯样，直到确保纸张、颜色等没有问题才OK。或者要求提前比较长的时间看样品，总之不能等到进会场了，一切不能弥补后才发现问题。 你觉得应该以什么样的心态来面对活动现题。 场遇到的突发状况？ 用一颗淡定的心去面对，做到宠辱不惊。和公关中著名的危机公关一样，不好的事情也有可能转化成机会，不一定是绝境。只要有这样的心态，很多东西都可以去克服。 作为全场指挥，我们的压力是双重的，当现场出现意外时，你肯定会有紧张和焦虑的心理，但想想看，如果你的客户觉得到目前为止这个活动还挺好，但是看到了你“狰狞”的表情，会怎想？心一定一下子揪起来，觉得出事了。而且活动现场的总控就像球队教练一样，如果场上的球员已经打得很急躁了，你比他们还着急，他们又怎么能很好地工作呢？ 你觉得保证活动顺利进行的关键是什么？ 充分准备，仔细考虑每一个细节。 另外就是在活动现场，除了给每一个项目安排专门的固定负责人，同时还要安排灵活机动的自由人，千万不要临时说，让A组的人去B组帮忙，必须安排自由人去补缺口，这样才可以在处理很多机动小问题的同时，不引起更多问题。 比较重要的是，你一定要让客户知让客道，有任何问题随时都能够找到你，这样他才不会满场乱抓人，让整个秩序变得混乱。
