爱华网文/ 石丹 摄影/朱琳琳
金俊 微软亚洲研究院传播及公共事务总监负责研究院亚太地区大大小小的活动，经常要接待“嘉宾”盖茨等高层 “一个活动如果很炫但没内容，会让人觉得是绣花枕头。而且，无论是‘创新日’还是‘21世纪的计算机’大会等活动，那些世界一流的科学家之所以千里迢迢到会，是要跟中国学术界做交流、展示，你必须在内容上下足工夫，让大家不枉此行。”金俊说，来到微软亚洲研究院刚刚两年多的她参与筹划了微软亚洲研究院大大小小的活动，也许是原来在微软总部工作多年，受微软文化熏陶的关系，也许是她个人兴趣使然，金俊在活动中最重视的始终是内容，如何设计好主题内容，吸引更多嘉宾，让活动留下更多价值；如何对演讲者的主题定位，更细致地把握活动气氛的起伏，又保留现场互动活动的原汁原味，是她始终思考的问题。 这几个月都是金俊的“忙季”，除了奥运会期间在香港举办，有盖茨参加的“微软亚洲研究院十周年创新论坛”外，她还在负责已经持续了十年的“‘二十一世纪的计算’大型国际学术研讨会”，这个活动每年在中国国内和海外各办一场，总计参加人数会达到7000～8000人；同时正在筹备的，还有11月份微软为庆祝亚洲研究院十周年而举办的“创新日”大型活动，来自微软全球研究院及合作伙伴的30多项技术将在创新日进行演示，更不要提每年定期的年会、媒体答谢会、技术节等了。在高度紧张的准备工作轰轰烈烈拉开大幕之前，金俊并没有忘记给自己和团队一次“放松”机会：她和微软中国PR部门11位同事共赴美国总部，参加微软全球PR峰会，在这个内部活动上，她不再是活动组织者，而是以参与者角色，与同事给全球的同行表演一段“杨式二十四式太极拳”。 你以前不是做PR工作的，之前的经历对现在做活动有帮助吗？ 其实工作和工作之间是有共性的，一些技巧可以互相转换。早年我在微软全美最大的销售区——芝加哥销售区工作，当时参加过很多为客户举办的活动，也参加过鲍尔默亲自挂帅的内部营销人员誓师大会，见识了美国人是怎么做活动的。后来，我到Office部门做产品经理，在Office每个版本发布前的两三年，策划团队往往就开始了它的策划，这就需要提前了解用户需求，为此，我们每年会把全球大客户方的CIO及IT主管请到总部三四次，做类似的“临床试验”，请他们评论体验早期版本，而这个体验活动就是由我当时所在的团队负责的，一般三四天，包括酬谢晚宴、微软文化体验等等。好在西方人在这方面比较务实，要求也很简单，不像中国人那么细致。他们更重视产品新性能、未来可开发的空间等实际内容。另外，在邀请和协调内部高层方面，我也在“微软全球华人协会”的“China IT Club”活动中得到了锻炼。这个协会我是创始人之一，我们经常举办一些活动，邀请公司高层给俱乐部成员做演讲，协调高层的时间安排以及和他们沟通确定演讲话题就是在那个阶段锻炼的。 后来在美国总部做项目经理，负责中国软件外包业务，非常锻炼人。因为项目中很多涉及中国的基础设施，要保证软件开发的安全就需要我和公司很多部门，包括产品、不动产、律师、IT、财务等部门沟通。渐渐地，我学会了如何在混乱中寻找秩序，如何设计本身就包括变化因素的计划。 对于即将举办的11月份的“创新日”来说，你面临了哪些困难？
我们要考虑更多的是整个“创新日”以什么样的形象出现，场地设计、视觉如何？这些工作在一年前就开始了。就“创新日”来说，选择展示技术和与公司海内外各部门沟通是目前做得最多的事情，在“创新日”，来自微软全球研究院的30个新技术都会进行展示，一方面，我们要保证参展技术IP的安全；另一方面，我们需要跟总部研究院、印度、硅谷、剑桥等全球研究院反复沟通，请他们带项目来参加亚太区的活动；同时，我们还要联系亚太多个国家的PR同仁们，请他们联系当地媒体，协助传播微软的创新故事。 今年比较特殊的是场地的选择。因为“创新日”在北京举办，而又值北京奥运会后，很多场地不确定是否能对外开放，所以我们最后选择了香格里拉饭店。 在活动中你最怕出什么问题？你用什么方法避免出现这类问题？ 最怕主讲嘉宾来晚了。比如8月份的盖茨香港之行，活动时间安排得非常紧凑，我一直担心盖茨的飞机要是晚点了怎么办，那么现场很多的嘉宾都要等待。当然，最后时间正常。 另外，我最担心的就是有人会往盖茨脸上扔个鸡蛋、比萨饼之类的。关键是大家的注意力会因此而转移，再好的内容都不会被关注了。我们尽量做好安全防范，比如，在活动现场，摄影记者不允许超过第一排观众拍照；盖茨演讲不能开闪光灯；不能逾越第一条线。更多目的是对盖茨和嘉宾的保护，我们不希望有突发事件，否则，所有人的努力都会付诸一炬。还有，在问答环节，尖锐敏感的提问者我们也很担心，我们会在会前和发言人一起想想这些问题，让他们有个心理准备。 紧张情绪怎么调节？ 大活动之前说不紧张是假的。之所以能保持平静的状态，是因为你知道，紧张就像传染病，是会传播的，所以尽量不让紧张流露出来。 我的经验是放正心态。虽然A方案的嘉宾不能来，有些遗憾，但还有B方案啊，既然是大家开会通过的人选，又能进入B方案，说明他也有一定的价值。 “不追求完美”是我现在的座右铭。曾经我是一个追求完美的人，追求完美是好的，因为总是精益求精，但是也容易给自己和别人造成不必要的压力。在我有了两个儿子之后，心态真的发生了改变。以前我总是要求家里要干净、一尘不染，但有了孩子之后，你就没有办法一尘不染了；我原来是个时间性计划性非常强的人，但是孩子小的时候，你的时间是围绕他转的。慢慢地，我发现自己不追求完美了。退而求其次也不是世界末日，反而轻松了很多。 你认为什么样的人适合做活动？ 胆大做决定，心细做执行。
