部门运转手册 新一年部门手册帮你立规矩



记者/焦晶

  

  又到新年。经理人是否也在期待自己下辖的部门能够焕然一新?

  答案通常是肯定的,那么自然要从给部门立新规矩开始。俗话说,没有规矩不成方圆。在企业的人力资源部门,常常在用制度管人、制度留人,然而对于不同的部门来说,都有该部门最特殊的地方。比如:在Google,就规定员工上班可以穿休闲装和拖鞋,甚至还可以带宠物上班,这就是部门的规矩。在许多创意类部门,都有着许多非常人性化的制度和规矩,而这些规矩,一定会更有利于工作效率的提升。

  再比如:销售部门的员工几乎是任何公司中最不为人熟悉的。常常出门在外的工作性质,就会让“规矩”看起来总像似有似无,而且总是难以执行到位。于是,这类部门的规矩通常都是在以结果说话,这就是部门的特点所决定的。

  今天我们隆重推出的部门手册,就是给部门立规矩的最好帮手。而且,它不仅能帮助部门主管建立那些传统的老规矩,更可能带来许多意想不到的好处,比如:效率,甚至是温情。

  (焦8194;晶)

  

  谁说给公司员工立规矩只是人力资源部门的事?

  事实上,部门主管——你,责无旁贷。

  部门手册的妙用

  文/本刊记者8194;焦8194;晶

  给公司员工立规矩只是人力资源部门的事?

  作为部门经理人,如果你这么想,那可就大错特错了。诚然,公司人力资源部会给出整体的规章制度,但那毕竟不是针对每个部门个性化解决方案。况且,那些制度是死的,而人和问题,却是每天都有新鲜的变化。你要做的,当然就是弥补两点,既保持规矩的基本点,也要让规矩可以“量体裁衣”,让它活起来。

  如果你在往日的工作中常常觉得头绪混乱,人也用得不“顺手”,那八成就是在给部门立规矩中出了问题。其实,部门手册可以成为一个不错的工具,帮你把部门管理得井井有条。当然,前提是首先要认识到手册的“重大作用”,而且要知道怎样去运用。还有很重要的一点是,要在年末年初就想清楚、说明白,这要比在日后的工作中不断地找补更有效果。一事一议看似充满人性化,但过多就会增加管理难度,更不利于领导和管理。

  不仅是规矩,更是部门文化

  所谓国有国法,家有家规。事实上,规矩可能更多意味着一种约束,但部门手册承担的功能绝不能仅限于此。实际上,它可以直接决定一个部门的文化。对部门经理人来说,认识到这点尤为重要。

  你希望属下们拥有怎样的价值观,表现出怎样的精神状态,都可以通过部门手册得到实现。比如:要求下属必须做日志手册的部门,必然会充满浓郁的“效率”文化,大家往往更注重计划、注重时间管理;而倘若部门经理自制有“激励手册”,时不时运用部门“小金库”在公司整体奖励之外再给优秀员工来点“别出心裁”的肯定,则很可能更加活跃部门工作气氛,使整个团队愈发生机勃勃。

  在许多企业和团队中,都有业内人士很清楚的“潜规则”,这些内容暖昧而无法落实在文字上,就需要靠企业文化来解决。而有形的规矩和制度,就一定要通过一个载体——部门手册来体现出来,并进而借此解密无形的文化规矩。

  在这本部门手册中,即使你是一位新人,也一定可以一目了然。无论在部门内碰到何种问题,都可以通过查阅手册,而得到解决问题的办法,手册能够帮助你“解决有道”。

  所以,千万不要以为部门手册的功能只是为了明确员工的职责,或者只是告知他们“高压线”的存在,并且它完全可以成为塑造部门文化的“好帮手”。

记者/焦晶

  

  又到新年。经理人是否也在期待自己下辖的部门能够焕然一新?

  答案通常是肯定的,那么自然要从给部门立新规矩开始。俗话说,没有规矩不成方圆。在企业的人力资源部门,常常在用制度管人、制度留人,然而对于不同的部门来说,都有该部门最特殊的地方。比如:在Google,就规定员工上班可以穿休闲装和拖鞋,甚至还可以带宠物上班,这就是部门的规矩。在许多创意类部门,都有着许多非常人性化的制度和规矩,而这些规矩,一定会更有利于工作效率的提升。

  再比如:销售部门的员工几乎是任何公司中最不为人熟悉的。常常出门在外的工作性质,就会让“规矩”看起来总像似有似无,而且总是难以执行到位。于是,这类部门的规矩通常都是在以结果说话,这就是部门的特点所决定的。

  今天我们隆重推出的部门手册,就是给部门立规矩的最好帮手。而且,它不仅能帮助部门主管建立那些传统的老规矩,更可能带来许多意想不到的好处,比如:效率,甚至是温情。

  (焦8194;晶)

  

  谁说给公司员工立规矩只是人力资源部门的事?

  事实上,部门主管——你,责无旁贷。

  部门手册的妙用

  文/本刊记者8194;焦8194;晶

  给公司员工立规矩只是人力资源部门的事?

  作为部门经理人,如果你这么想,那可就大错特错了。诚然,公司人力资源部会给出整体的规章制度,但那毕竟不是针对每个部门个性化解决方案。况且,那些制度是死的,而人和问题,却是每天都有新鲜的变化。你要做的,当然就是弥补两点,既保持规矩的基本点,也要让规矩可以“量体裁衣”,让它活起来。

  如果你在往日的工作中常常觉得头绪混乱,人也用得不“顺手”,那八成就是在给部门立规矩中出了问题。其实,部门手册可以成为一个不错的工具,帮你把部门管理得井井有条。当然,前提是首先要认识到手册的“重大作用”,而且要知道怎样去运用。还有很重要的一点是,要在年末年初就想清楚、说明白,这要比在日后的工作中不断地找补更有效果。一事一议看似充满人性化,但过多就会增加管理难度,更不利于领导和管理。

  不仅是规矩,更是部门文化

  所谓国有国法,家有家规。事实上,规矩可能更多意味着一种约束,但部门手册承担的功能绝不能仅限于此。实际上,它可以直接决定一个部门的文化。对部门经理人来说,认识到这点尤为重要。

  你希望属下们拥有怎样的价值观,表现出怎样的精神状态,都可以通过部门手册得到实现。比如:要求下属必须做日志手册的部门,必然会充满浓郁的“效率”文化,大家往往更注重计划、注重时间管理;而倘若部门经理自制有“激励手册”,时不时运用部门“小金库”在公司整体奖励之外再给优秀员工来点“别出心裁”的肯定,则很可能更加活跃部门工作气氛,使整个团队愈发生机勃勃。

  在许多企业和团队中,都有业内人士很清楚的“潜规则”,这些内容暖昧而无法落实在文字上,就需要靠企业文化来解决。而有形的规矩和制度,就一定要通过一个载体——部门手册来体现出来,并进而借此解密无形的文化规矩。

  在这本部门手册中,即使你是一位新人,也一定可以一目了然。无论在部门内碰到何种问题,都可以通过查阅手册,而得到解决问题的办法,手册能够帮助你“解决有道”。

  所以,千万不要以为部门手册的功能只是为了明确员工的职责,或者只是告知他们“高压线”的存在,并且它完全可以成为塑造部门文化的“好帮手”。

记者/焦晶

  

  又到新年。经理人是否也在期待自己下辖的部门能够焕然一新?

  答案通常是肯定的,那么自然要从给部门立新规矩开始。俗话说,没有规矩不成方圆。在企业的人力资源部门,常常在用制度管人、制度留人,然而对于不同的部门来说,都有该部门最特殊的地方。比如:在Google,就规定员工上班可以穿休闲装和拖鞋,甚至还可以带宠物上班,这就是部门的规矩。在许多创意类部门,都有着许多非常人性化的制度和规矩,而这些规矩,一定会更有利于工作效率的提升。

  再比如:销售部门的员工几乎是任何公司中最不为人熟悉的。常常出门在外的工作性质,就会让“规矩”看起来总像似有似无,而且总是难以执行到位。于是,这类部门的规矩通常都是在以结果说话,这就是部门的特点所决定的。

  今天我们隆重推出的部门手册,就是给部门立规矩的最好帮手。而且,它不仅能帮助部门主管建立那些传统的老规矩,更可能带来许多意想不到的好处,比如:效率,甚至是温情。

  (焦8194;晶)

  

  谁说给公司员工立规矩只是人力资源部门的事?

  事实上,部门主管——你,责无旁贷。

  部门手册的妙用

  文/本刊记者8194;焦8194;晶

  给公司员工立规矩只是人力资源部门的事?

  作为部门经理人,如果你这么想,那可就大错特错了。诚然,公司人力资源部会给出整体的规章制度,但那毕竟不是针对每个部门个性化解决方案。况且,那些制度是死的,而人和问题,却是每天都有新鲜的变化。你要做的,当然就是弥补两点,既保持规矩的基本点,也要让规矩可以“量体裁衣”,让它活起来。

  如果你在往日的工作中常常觉得头绪混乱,人也用得不“顺手”,那八成就是在给部门立规矩中出了问题。其实,部门手册可以成为一个不错的工具,帮你把部门管理得井井有条。当然,前提是首先要认识到手册的“重大作用”,而且要知道怎样去运用。还有很重要的一点是,要在年末年初就想清楚、说明白,这要比在日后的工作中不断地找补更有效果。一事一议看似充满人性化,但过多就会增加管理难度,更不利于领导和管理。

  不仅是规矩,更是部门文化

  所谓国有国法,家有家规。事实上,规矩可能更多意味着一种约束,但部门手册承担的功能绝不能仅限于此。实际上,它可以直接决定一个部门的文化。对部门经理人来说,认识到这点尤为重要。

  你希望属下们拥有怎样的价值观,表现出怎样的精神状态,都可以通过部门手册得到实现。比如:要求下属必须做日志手册的部门,必然会充满浓郁的“效率”文化,大家往往更注重计划、注重时间管理;而倘若部门经理自制有“激励手册”,时不时运用部门“小金库”在公司整体奖励之外再给优秀员工来点“别出心裁”的肯定,则很可能更加活跃部门工作气氛,使整个团队愈发生机勃勃。

  在许多企业和团队中,都有业内人士很清楚的“潜规则”,这些内容暖昧而无法落实在文字上,就需要靠企业文化来解决。而有形的规矩和制度,就一定要通过一个载体——部门手册来体现出来,并进而借此解密无形的文化规矩。

  在这本部门手册中,即使你是一位新人,也一定可以一目了然。无论在部门内碰到何种问题,都可以通过查阅手册,而得到解决问题的办法,手册能够帮助你“解决有道”。

  所以,千万不要以为部门手册的功能只是为了明确员工的职责,或者只是告知他们“高压线”的存在,并且它完全可以成为塑造部门文化的“好帮手”。

  更重要的,我们将推荐给主管们的部门手册,还可以成为经理人表达对员工关怀的计划指南。据说,在百度公司,就有这样的“部门手册”。手册把一年当中的每个节假日都标注出来,根据节日特点、当时的时令等制定了不同的备选活动。一个相当有参考价值的活动是中秋赏月——这似乎是个老掉牙的话题,但同样可以做出新意。百度联合了其他公司,将单身员工们全部集合起来,共聚颐和园。既让单身员工在团圆之日不觉孤单,更为公司内和其他公司的青年人牵起了红线。而对于部门经理人来说,类似的活动完全可以仿效。

  可以想像,这样的部门手册,怎能不带来部门温情,提高团队的凝聚力?

  执行,从自己开始

  当然,和公司里的任何规章制度一样,部门手册同样需要经理人率先垂范。

  首先,作为手册的制定者,经理人要将手册内容落实到位。下属最怕的,莫过于制度频繁更换。刚刚适应了一种文化,又要调换成另一种,也着实容易让人思维混乱。而一些部门活动和奖励,如果只是保持三分钟热度,也很难起到预想的效果。事实上,如果经理人真能将部门手册坚持下来,形成稳定的部门文化,甚至能在公司范围内形成影响力,成为其他部门员工暗自羡慕的好去处。

  仅仅贯彻到位还不够,“带头老大”还要带头遵守手册中的规矩。榜样的力量总是无穷的,上梁不正下梁歪。尤其是,当你发现新来的员工生机无限地入职,工作卖力,效率十足,但保持不了太久便完全滑向反面时,先别着急抱怨他们怎么那么“不争气”,自问一句:“部门手册,我自己遵守了吗?”

  责任编辑:晓8194;庄

  

  作为“带头人”和“大家长”的角色,该如何在新一年给部门立规矩?

  三大秘诀,让属下日新月异

  文/晓8194;庄

  一说到秘诀,人们立刻就会二目圆睁、凝神屏气:到底是什么?事实告诉我们:秘诀,很多时候就是没有秘诀。只要用心去体会和研究,你会发现总能找到最适合自己的秘诀。

  新年伊始,主管往往希望拿出几个奇招,为下属来一个“下马威”。事实上,最有用的奇招之一就是:你永远做得比下属好。试想,当你早上8∶30准时到办公室,你的下属还敢9∶00才到吗?上司以身作则的行为,会成为下属最好的一剂强心针。

  主管该如何为下属立个规矩?是否有既好用又简便的管理方式?不妨先从几个简单的小手册开始吧。作为主管的你,不要忘了你是这个手册最重要的执行者,你自己的执行力度和推行力度,将决定它的收效。

  日志手册是“黑匣子”

  当海尔最著名的口号——“日事日毕、日清日结、日清日高”出现的时候,不得不承认它给企业带来了诸多好处,已经成了许多企业的学习典范。没有一个主管,不希望最快地掌握每个员工的工作状态和进度、团队项目的开展情况,因为主管的安全感来自于对大局的掌控和对细节的了解。

  新年伊始,给你的团队设计一个能让你看到“日新月异”效果的日志手册吧。

  这个手册很简单,只需要52页,每周一页,每页从周一到周日分作七栏,而每栏中,可以根据工作的需要,分为“今日工作”、“明日工作”、“遗留问题”、“经验总结”等几块内容,每个人都要将自己每日的工作情况简单记录下来。这样不仅很利于所有人的时间管理,并且保证不会遗漏重大问题。一周下来,自己的工作和收获也就一目了然啦。

  对于日志手册,主管可以定期或不定期检查,监控下属的工作过程,帮其解决实际难题和完善工作方法。日志还有一个功能,就是当有意外事件或失误发生时,它可能成为一个找到问题根源的“黑匣子”。接下来,自然是可能通过它搞出一个失败的案例,以供全体借鉴。

  而且,日志手册最大的好处还在于,它可以使大家养成良好的时间管理习惯。一旦习惯成自然,即使不再有手册,大脑也会在无意中形成手册,让工作有条不紊地开展起来。制度的本质,是在任何情况下都以制约人性的弱点为初衷,比如懒惰。

  制度和奖惩的“合订本”

 部门运转手册 新一年部门手册帮你立规矩
  如果将企业的规章比喻成国家宪法,那么部门的规章制度就应该是子法。所以,部门的制度手册,一定是为了清晰部门职责、个人职责,更好地形成部门文化的规范。

  第一,强调本部门最看重的文化。比如:对于产品研发、创意之类的部门,成员间的智慧碰撞、分享经验心得最为重要,所以类似于日常沟通、共享资源的文化就会变得非常重要。作为主管,你要义不容辞地去建立一个让大家充分互动起来的制度,并且仅有制度还不够,还要搭建起一个能保证制度执行的平台。比如:可以通过局域网的优势,搭建一个部门的沟通平台。当然,这些具体操作办法,你可以完全委托外援或下属去做。在这个平台上,大家可以提出问题、寻求帮助,也可以交流工作、分享信息,亦或是谈心聊天、增进感情……而执行这种交流的关键在于,形成习惯。

  如何让单打独斗惯了的部门员工交流起来?就需要你用一些甚至有点儿小儿科的手段,比如:多久一定要交流一下,否则将得到什么样的处罚之类。当然,这种处罚一定要新鲜有趣,而不是让人感觉无关痛痒。

  总之,你想强调什么,就去积极引导什么。不要怕下属觉得你小题大做,部门文化的形成就是一个滴水穿石的细微过程,要让下属知道你对此制度的重视程度,最终形成习惯。

  第二,给每项制度配备奖惩制度。光有制度,而没有对应的奖惩办法,通常是制度不能很好执行下去的原因之一。所以,在建立每项制度的时候,主管们都要思考,该如何促成制度的执行。在部门文化还处于弱势状态时,不要担心奖励和惩罚手段的使用会让员工感觉不舒服(虽然他们可能暂时不舒服),因为这对团队文化的形成一定会起到推动作用。至于怎样去奖惩,主管也不必去埋头凝思苦想,而可以让员工自己去讨论,你只要拍板就行了。这样一来,既可以发挥员工的智慧,也可以让员工慎重对待这个由自己参与制定的制度。试想,谁愿意拿起石头砸自己的脚呢?

  第三,不要让制度为“面子”所累。凡是制度手册中的内容,都要明确规范。不可出现什么“尽量”、“争取”等模棱两可的字眼,“必须”、“不得”这样的字眼,才是制度手册中的基调。制度不需要面子。并且,制度中涉及的具体执行内容,也一定要量化。

  作为部门手册,要追求的就是实用。打开手册,你就可以看到部门所有业务、职责定位等情况,可以看到部门内各个岗位的职位描述,以及这个岗位相对应的员工名字。即使是新入职的员工,也可以通过这本手册,很快地了解整个部门的状况。

  而量化要达到这样的程度——员工只要根据手册,就可以评估出自己本月可能获得的奖励或惩罚。

  建立流程手册

  你是否发现,许多规矩在执行之初还是循规蹈矩、有模有样,但是随着时间的推移,就慢慢走形了?员工会在漫长的执行过程中,逐渐开始倦怠,并失去了对工作流程的尊重。

  有的主管会抱怨:员工为什么不职业?其实那一定是你的工作流程出了问题。

  建立一个简单好用的流程手册,是更好地实现团队执行力、推动执行力的法宝。在新一年,重新强调和树立部门的流程制度,给一年的工作一个好的开端吧。

  当然,流程不仅仅是指业务流程,还包括工作所涉及的各方面内容。比如:出差流程、报销流程、回款流程、项目开展流程、某特定项目流程等。

  每个人只要依照流程手册工作的操作规程,就可以很好地完成这件事。通过每段时间工作内容、人员的对照,可以很清晰地看到工作的上下游关系和进展情况。而且每个人在这个流程中,都是上游的“客户”和下游的“供应者”,这样的相互制约关系,都让人不得不尊重流程,否则还想在团队中立足吗?

  同时,流程手册一定要简便易行,一定是可以使工作更为顺畅、工作效率更高的工作方法。流程管理的目的,是为了高效地达成结果。因此,对于在流程中有重要贡献的员工,应该给予相应的激励,相反,对于产生负面作用的员工,也要得到相应的惩罚,这些处罚的方式和力度,也要白纸黑字的写出来。

  流程手册要不断添加和完善,比如:一件事情需要通过五个人才可以处理完成的话,那么就可以考虑增加一个流程了。毕竟,沟通需要成本,而固定的流程将大大节约和简化这个过程。

  

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