爱华网缩减运营成本、提高管理效率——文件管理外包已成国内企业新宠
《中国经济周刊》实习记者 王瀛/北京报道
全球金融危机已经影响到了我国的实体经济。由于对市场前景的担忧，很多企业已经开始勒紧“腰带”，准备“过冬”。 一片萧索之中，外包服务业燃起了“冬天里的一把火”。为了大幅减少企业的成本和风险，度过金融危机，诸多企业将希望寄托在了非核心业务的外包服务上。 文件外包服务就是时下“热销”的一款外包服务“产品”。它是指企业将所有文件设备（打印机、复印机、传真机、一体机等）的运营管理全部外包给专业的文件外包服务商，由外包商对设备进行必要的调整并予以整体优化部署，全面接管设备的运营、耗材更换、维保等，同时对文件产生、分发、流转、存储、检索、容灾、安全等文件生命周期环节的管理从而实现减少人员投入，降低文件输出及企业运营管理的成本，全面改善管理效率。 文件外包助企业“过冬” 张老师是某名牌大学的校办公室行政人事工作人员，负责处理日常事务与管理教职员工档案。她的办公室有数十个文件柜管理全校数千名教职员工的档案，每次查找都颇为困难，如果运气不好，碰巧要找的文件放错了地方，那就极有可能小半天都耗在文件柜中。即使找得到了，也需要影印再送到需要的部门，这期间还要担心文件档案的丢失与损毁。 而这一繁复而又耗时的低效率工作如今已被取代。在学校采用了文件管理外包服务后，文件柜中的文档全部被扫描纳入电子文件数据库中进行管理，如有需要，根据文档的关键属性进行查找，只需几秒钟，找到后直接点击右键e-mail发送，并可同时发送给多人。既保证了安全性，在以后进行的职位申请、审批、入职手续办理等流程时，也更为快捷。 “外包服务的实质，其实是引入外部资源来管理企业的非核心业务的一种管理理念，例如扫描与存档，文件输出，以及其他的文件管理服务等等。是让企业把自己的资源放在核心业务上，把自己不专业的东西给专业的人去做。这样能够帮助企业在公司结构、行政管理、人力资源、IT等很多方面实现精细化管理，同时也能帮助公司降低成本，加强节约、环保的理念。”国内知名文件外包服务提供商——北京立思辰科技股份有限公司（下称“立思辰”）董事长池燕明在接受《中国经济周刊》采访时给文件外包服务做出了上述注解。 池燕明告诉记者，由于文件外包服务的这种节约人力物力、高效、环保、健康、成本清晰量化的特点，目前这种“非核心业务外包”广受各行各业青睐，被大型企业、教育、政府机关等广泛应用。立思辰公司现在累计已为上千家单位提供过服务。 中国惠普有限公司打印及成像系统集团市场开发经理杨子江为记者算了这样一笔账，在企业选择文件服务管理外包前后，通常显性成本（即每次打印、复印成本，含机器折旧、耗材、维修）会有一定幅度的下降，但幅度不大，一般达到10%-20%；但是隐性成本却有明显的下降（人员成本、文件管理效率、满意度成本等）。 例如某大型外企，每年1800万印，之前每年每印成本0.29元（黑白）；外包后总的每印成本下降到0.24元（客户不再买或租机器，而是由外包商提供），下降15%以上，5年合同期共节省450万元。同时，企业雇员大幅减少，每年还另外节省数十万元。同时也简化了客户的资产管理。 东芝泰格信息系统（深圳）有限公司中国事业总部董事总经理须毛原表示，文件外包是帮助客户降低成本的有效手段，在经济下滑周期更容易得到客户关注。目前的经济环境下，正是推行文件外包服务的良好时机，以提供更多帮助让企业降低成本，度过冬天。 安全性是文件外包首要考量 据了解，不同行业对文件外包服务的要求有所差异，政府机关一般对服务标准要求比较严格，要无故障运行，快速响应，对安全要求高；学校师生数量成千上万，要把文件输出费用精确核算到个人，把原先无法控制的成本，转化为可以合理收取的费用；大型企业需要对文件输出成本进行精确统计与分摊，从而实现到部门、到人头的控制；为实现企业公民责任，需要提高环保贡献；物流、法律服务等行业有极其庞大的纸质文档数量，管理、查找相对困难，需要相应的文档管理软件进行管理。 另外安全性也是文件管理外包服务公司的首要考量，纸质文件最常见的泄密途径就是被复印、传真、打印后带走或发出。文件管理外包服务的嵌入式设备可以让复印机、打印机、传真机具备智能识别文档密级和设备使用者的功能：如果使用者的身份与文件的密级不符，设备会拒绝复印、传真、打印并报警。 池燕明告诉记者，文件外包服务公司应具有涉密资质，譬如军队、国防、科研机构和政府等用户都会考虑安全和设备产权的问题。 据池燕明介绍，目前立思辰的服务客户有政府机关也有像一汽大众、西门子这样的世界500强的企业，一般和客户签订长期的服务合同，最少三年。 记者了解到，通常当客户有节约、环保方面的考虑的时候（如最近的金融风暴所引发的企业成本压力），或者觉得管理难题比较严重的时候（如文件输出费用居高不下，而又因为统计与核算不清楚而难以压缩），还有客户搬迁、系统升级等等，企业会考虑与文件管理外包服务公司签订一个长期的合作关系。 文件外包服务前景可观 根据国际外包协会统计，世界500强企业中，有85%以上采用文件外包服务，而国内企业中采用文件外包服务的目前尚不足5%。 按照国际权威机构测算，文档管理改善为全球2000强企业节约费用达每年732亿美元。以此推算，若中国企业500强中，采用文件管理外包服务的比例达到世界平均水平（85%），按照2007年数据，可为中国企业节约文件管理费用达每年667亿元人民币。 随着席卷全球的金融危机将对实体经济产生持续而深远的影响，当今原材料价格上涨对企事业单位的费用与成本形成巨大的压力，一些企业的决策者将更加关注核心竞争力的提升，同时也在找寻降低运营成本的方法。
“在此情况下，致力于帮助客户节约文档管理费用及提高效率的文件管理外包服务，将为中国的企事业单位发挥更大的价值。”池燕明表示。 “过去的三年中，我们一直保持着50％的增长速度，现在已达到数亿元的年营收规模。对于明年及未来的业务增长预期，保守地估计，将会超过30％。”池燕明向记者介绍，国内的文件外包业尚在启动阶段，是个很有发展的新兴行业。 据ATM咨询在项目中研究发现，未来外包服务将推动企业战略进行转型。企业不再将外包服务视为一般性管理工具，而是将其视为获得竞争优势的战略性工具。企业希望并需要通过业务外包获得更多益处，不仅仅是节约成本，更希望外包决策能够改进流程和客户服务，实现业务转变并获得较高的投入产出比。 随着生产领域技术的不断创新，社会化分工越来越细，全球日趋严重的环保压力，更进一步凸显了文件外包服务通过大幅降低纸张及碳粉耗用而带来的巨大市场与环保价值，这也成为诸多具有社会责任感的优秀企业加速推动文件管理优化的重要动力。
