爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
（三）住宿费用 住宿费里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关。 （四）餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。 1?早餐：通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可。但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用。 2?中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算的自助餐形式，按桌预算的围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 3?酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。 4?会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。 5?联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算涉及场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。 （五）旅游费用 通常在会议结束以后会安排与会代表参加当地特色的旅游活动，可以找一些旅行社来安排会议旅游，费用由旅行社根据参加会议人数和天数报价。 （六）设备视听费用 除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理；音源（主要是背景音乐及娱乐音乐选择），主办者可自带，也可委托代理。 （七）宴请及演出费用 通常可以选定节目后按场次计算，预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关，专场或包场除外。
（八）预计外支出 指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括各类文秘、礼仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导打印、临时运输及装卸、纪念品、临时道具、传真及其他通信、快递服务、临时保健、翻译、临时商务用车、汇兑、会议过程中的点心、水果及调制色酒等等。这些服务通常是临时或者按时提供的，这些费用的预算很难计划，在预算时通常按类别笼统计算，也可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司做好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。 第三节会议场所的选定和布置[1] 一、会议场所的选定 会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑，如下几个相关问题： （一）会场大小适中 会场过大显得松散，过小又显得狭窄、小气。现在有一种活动挡板，可以根据需要，将一个大的会议场地隔断为若干个会议室，人多则隔出大一些的会议室，人少则设置小一点的会议室，方便灵活。 （二）会议场所设施齐全 会场的附属设施包括照明、通信、卫生、服务、电话、扩音设备、录音设备、录像设备、保安设备、消防设备等基础设施。
