爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
2?会见座位的安排方法。 我国习惯在会客室安排会见，客人坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾顺序，在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。 式样11会见座位的安排 3?会谈座位的安排。 双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对面坐。以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中，我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序，左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈的人数较少，也可安排在会谈桌就座。 式样12
如会谈桌一端向正门，则以入门的方向为准，右方为客，左方为主。 式样13 多边会谈，座位可摆成圆形、方形和长方形等。 式样14 第三章会议文书制作 第三章 会议文书制作 会议文书是指大型的会议，如各种代表大会、系统或地区的专业会议和办公会议中所使用的会议文件。在会议开始前，要发会议通知；在会议期间，一般要有开幕词、会议工作报告、会议提案、会议记录、会议纪要、会议简报、会议总结讲话、闭幕词等。参与会议组织的会务人员特别是文秘人员，必须掌握会议文书的写作规范与技巧。 第一节会议通知制作和发放 会议通知按形式分，有口头通知和书面通知。会议邀请函、请柬是会议通知的书面形式。按通知的行为方式分，有当面通知、电话通知、电子邮件通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用时间分为预告性通知和正式通知。 一、会议通知的基本作用 会议通知是把参加会议的有关事项告知与会者的会议文书。 会议通知具有如下几个方面的作用：一是可以传递有关会议的性质、内容、方式、时间、地点等基本的会议信息，以便与会者提前做好充分准备，按时赴会。二是可以借助于它来收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件，以便进一步完善议题与议程，审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。三是有关人员可以用它来向会议组织者反馈与会者的有关信息，如姓名、职务、职称与人数等，为会议的接待服务工作做好准备。四是可用它来履行相关义务。在一些法定的会议中，正式成员具有出席会议的法定权利，向他们发出会议通知，是会务工作机构的法定义务，同时也是对与会者的尊重。 二、会议通知的规范格式 会议通知的告知项目必须齐全、明确、具体。会议通知的一般结构包括标题和正文两个部分。会议性质、规模、重要性不同，会议通知的写法也不同。 （一）小型会议会议通知的格式 小型会议会期不长，告知事项简单，会议通知的写法也相对简单一些，一般结构是： 1?标题：一般写"会议通知"，或"关于召开×××会议的通知"，不宜只写"通知"，甚至不写标题。 2?正文：写明会议的时间、地点、内容、出席（列席）人及与会的有关要求等。 （二）大型会议会议通知的格式 大型会议或重要会议会期较长，内容丰富，告知事项比较多，会议通知的写法就相对复杂一些，一般结构是： 1?标题：通常的写法是"×××会议通知"或"关于召开×××会议的通知"。 2?正文：通常包括开会的缘由、赴会应知事项和要求等。开会的缘由要写明会议的原因、目的、任务；赴会应知事项要写明会议的内容、议题、时间、地点、出席人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等，有些会议通知中还要说明代表资格、名额分配等事项。 3?说明：写明有关的联系方式、电话、联系人等。对外地与会者，通知中要说明接待办法。
