爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
第七节会议纪要制作和使用[1] 一、会议纪要的基本作用 会议纪要是在会议记录的基础上，经过分析和综合，对会议的基本情况和主要精神进行概括提炼而形成的一种下行公文。 会议纪要的主要作用如下：（1）对会议过程和所作决定事项给予确认；（2）向上级报告会议的有关情况；（3）作为向下级传达会议精神的依据；（4）以"纪要"的形式显示"决议"的内容和功能，对纪要所及的工作产生规范性的作用。 二、会议纪要的规范格式 （一）会议纪要的标题 会议纪要的标题最基本的形式：一是会议名称与文种的组合，如"全市计划生育工作会议纪要"；二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合，如"县政府讨论××镇‘××工程‘会议纪要"；三是有固定形式的会议，如党委会、政府办公会等，也可以直接用会议的次数与文种的组合，如"第十次市委会议纪要"；四是将会议决议的问题简括成一句话作为正标题，而将会议全称加"纪要"二字做副标题。 （二）会议纪要的内容 会议纪要的内容可分为两部分，第一部分是会议的情况简述。用精练的语言介绍会议的时间、地点、参加会议的人员，开会的根据和目的，会议讨论的问题以及会议结果，以便人们对会议有整体了解。会议情况简述要简明扼要，篇幅不要过多。第二部分阐述会议主要精神，是将来对会议精神贯彻执行的依据。这部分是会议纪要的主体，具体阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所作出的正式决定等。如果会议内容较多，可以列标题，逐段、逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。 （三）会议纪要的正文 会议纪要正文部分的基本写作方法，有以下几种：一是分专题归纳法。即把会议讨论议定的几个问题，划分为几个专题，用小标题加以归纳。二是分层次归纳法。一般只有一个议题讨论后形成的决定，可以采用这种办法，把议定事项按内容分成若干层次写清楚。可以在每段的首句写"会议认为"、"会议同意"、"会议决定"、"会议要求"、"会议号召"等用语。三是分段落归纳法。就是把会议议定事项分成若干段，并明确标示出"一"、"二"、"三"……而在每段的首句不另用一句话概括段意。 会议纪要是为宣传、贯彻会议主旨服务的，因此撰写好会议纪要的前提在于了解、理解会议宗旨。必须选择自始至终一直参加会议，对会议有充分了解的秘书人员撰写会议纪要。 根据会议的性质和情况，纪要的写法和详略也不尽相同，有的纪要需要交代一些情况，写得较详细，有的直接写出决定的事项。 三、常见会议纪要的写法 （一）安全生产委员会会议纪要
实例17 ××部安全生产委员会2006年第二次会议纪要 ×会〔2006〕5号 4月26日下午，××部安全生产委员会召开2006年第二次会议。会议由××部安委会副主任、总工程师×××同志主持，部安委会各成员单位的负责同志参加了会议。部安委会主任、副部长×××同志传达了国务院秘书长华建敏同志在安全生产工作会议上的讲话，并结合学习贯彻胡锦涛总书记3月27日在中央政治局第30次集体学习时的重要讲话和温家宝总理今年的政府工作报告的精神，对进一步做好××系统安全工作作了讲话。现将会议主要内容纪要如下： 会议通报了当前的安全生产形势。（略） 会议认为，当前××领域安全生产形势总体是稳定的，但仍不容乐观。（略） 会议指出，要坚持综合治理、重点突破的原则，从安全薄弱之处入手，在重点地区、重点领域和重点环节开展有针对性的专项治理。（略） 会议议定，近期着重做好以下工作： 1?切实做好"五一"黄金周期间××系统各项安全保障工作。（略） 2?认真抓好"2006年安全工作措施分工"的落实。（略） 3?做好全国××施工安全生产会议的筹备工作，研究增加有关应急管理内容。
