爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
（五）电脑签到 电脑签到快速、准确、简便，与会人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机将与会者的姓名、号码传到计算机中心，与会者的签到手续就在几秒钟内办完，与会人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都采用电脑签到。 二、引导代表入座 参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会务工作人员要把与会者引导到相应的座位上去。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要引导座位。为减轻会务工作人员的负担，可以采用印刷座次表，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座次。 三、发放会议文件
会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者；也可以在开会之前，按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。 对于某些保密程度较高的会议文件，要按照编号分发。会务人员分发这种保密文件时，要注意准确性、保密性以及登记手续的完整无误。如果一次会议要发几个保密文件，每个人拿到的会议文件上的编号应一致。这利于会议文件的管理与回收。可以在会议文件上加盖与会者姓名章或在会议文件上写上与会者姓名，按人装封分发。封上应加盖密封章和限时章，同时要完善签收手续。特别重要的会议文件分发，还要采用回执的办法，与会者收到会议文件后，在回执上签字，将回执退回发文机关。 四、安排会议发言 有的会议在分组讨论的基础上，还要组织大会发言。虽然安排大会发言的决定权属于大会的有关领导同志，但是，会务工作人员可能被委托，先提出安排意见，供领导人审定。安排大会发言，要考虑如下几个方面的问题： 1?注意地区的平衡。做到在一天的会议中，可以听到不同地区的与会人员的发言，使与会者能更快地了解到全面的情况。 2?注意高层领导与基层领导的平衡。高层领导的发言，可能内容全面，政治性、理论性较强；而基层领导或做具体工作的与会者的发言，可能内容具体，材料生动丰富。把这两种与会者的发言适当地穿插安排，可使会议发言生动活泼，效果会更好。 3?注意主题平衡。每个与会者的发言都有主题思想。要安排符合会议总体精神的主题，但注意不要过分重复主题。相同内容的会议发言，不要紧连在一起，最好也不要放在同一天，以免影响与会者的情绪，削弱会议效果。总之，要把相同内容的会议发言适当分开，使会议不致让人感到单调、乏味。当然，如果有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，还是可以把同一个方面的会议发言作集中安排的。 会务工作人员安排会议发言都必须服从于大会的总体目的。此外，会务工作人员还应当做一定的促进工作。如透露领导的意图，了解会议发言人的准备情况，安排好发言的顺序和发言时间等。 五、组织分组讨论 在大中型会议中，许多问题往往需要在小组中进行讨论，小组会常常穿插在大会之间进行。有许多议题，一般是先把议题放到小组中充分酝酿和讨论，形成初步意见，然后再在大会上通过。 概括地说，把与会人员进行编组的基本方法有两种：一是按地区进行编组；二是按专业进行编组。各组应事先指定召集人和记录员。 为了及时地了解小组会中的讨论情况，可派会务工作人员分别下到各小组中去，随时了解会议分组讨论的动态，掌握会议的进展情况，发现好的方法和建议，及时反映上来，用会议简报、快报的形式进行交流，因势利导，以便把会议开得更好；如发现问题，也能及时纠正。
