爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
六、做好会议记录 会议记录，是开会当场把会议的情况如发言人姓名、会上的报告内容、讨论的问题、与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来的书面材料。 （一）会议记录的要求 会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。 （二）会议记录的内容 会议记录一般分两个部分： 第一部分，是记录会议的基本情况。主要有会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容要在宣布开会前写好。至于出席人的姓名，会议人数不多，可一一写上。会议人数多，可以只写他们的职务，如政府职能部门会议上的局长、副局长，学校会议上的各校正副校长、教导主任等；也可只写总人数。如是工作例会，可只写缺席人的名字和缺席原因。 第二部分，是记录会议的内容。主要有主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录，有摘要和详细两种。 （1）摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言，以及决议，不必"有闻必录"。对一般性的例行会议，只要概括地记录讨论内容和决议的要点，不必记录详细过程。 （2）详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言，要做详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话，不管重要与否，最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的，可以把稿子收做附件，并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。需要详细记录的发言，可采取速记的方法。还可以先录音，会后再整理。 （三）会议记录使用的工具 会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔。这种圆珠笔芯上标有"DA"（"DA"为档案的拼音字头）标记。 （四）会议记录的技巧 一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。 一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。
二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等做记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可信性，一篇好的记录应当独立成篇。 三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名；二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇；等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。 七、处理临时事项 会议进行过程中，有些临时任务、应急措施需要会务工作人员协助完成。比如，调整会议议题、临时增加与会人员、有关领导同志有紧急文件需要转送有关部门、会外有紧急文件要呈送领导人批阅等等。会务工作人员应当根据有关领导的指示和实际情况，采取相应措施，及时地妥善地给予解决。 会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变故或突发事变、突发事故等，会务工作人员应及时采取应急措施并向领导请示，按有关领导的指示，机智、果断地处置；必要时，协助会议主席（主持人）组织与会人员紧急撤离危险地带，妥善处理好突发事件带来的危机，减少对与会人员造成的伤害与财物的损失。
