爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
（二）办公用品供应 会务工作人员在与会者报到时，应发给他们参加会议所需要的文件袋、文件夹、笔记本、信封、信笺和铅笔、签字笔、红色改正笔等。此外，会务工作人员还要准备一些其他常用的办公用品，供与会者使用。 三、医疗卫生服务
会议的卫生保健，直接关系到与会者的身体健康，必须建立各项医疗卫生制度。会议医疗卫生保障制度主要内容包括疾病医疗、食品卫生、饮水卫生、会场卫生、住宿卫生、个人卫生和环境卫生制度等。各种大中型会议都必须配备必要的专职或兼职医生，或指定就诊医院；对流行性疾病，必须免疫预防；对年老体弱者、急重病人，必须给予特别照顾。 供给与会者的所有食品，都要符合国家食品卫生法的规定。必要时，会务工作人员应当采取抽样检查或全部检查的办法，严格进行化验，不得麻痹大意，以免发生食品中毒事件。饮用水必须保证煮沸，会场和宿舍用具必须保证卫生、清洁，餐具和茶具必须洗净消毒后使用，被褥必须勤换勤洗，周围环境要经常打扫干净。 四、交通保障工作 会议的交通保障工作关系到与会者的集体活动能否正常进行、会议组织工作能否卓有成效，应当引起会务工作人员的高度重视。 会议交通保障工作的主要内容是建立用车制度，组织车辆，进行派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理等。如果会议代表住地距离会场较远，必须有车辆接送与会者，那就需要按与会人数多少，尽可能组织足够的车辆，以保证会议用车的需要。对于会议集体活动的用车，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶人员的管理，保证与会者按号入座，有序地乘车。如果预计到车辆不够时，会务工作人员事先要及时联系租车。零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。至于领导用车，则应按规定给予保证。 五、通信保障工作 会议通信保障工作的基本要求是迅速、准确、稳定、保密。会务工作人员事先要和电信部门联系、商洽，建立和利用纵横交贯的通信联系网络，保证会议使用的电话、电传、电子邮件、数据通信电路等畅通无阻。必要时，可装设热线电话。当然，在保证通信畅通无阻时，要注意保密，防止有关领导的通话或重要保密部门的通信被人所窃听，造成泄密的严重后果。 六、组织参观考察 召开大中型会议期间，安排与会者参观和考察也是会务工作的一项必不可少内容。 （一）做好选点准备工作 参观和考察活动是为了强化大会的主题，因此，选点要贯彻大会的宗旨；为了扩大会议召开地的对外影响，选点要突出有历史意义、教育意义的人文景点。选点初步确定后，与景点的负责人联系，把代表参观和考察的目的、要求告诉他，与他们商洽并确定参观的时间、方式。回来后，向有关领导汇报，共同对考察人文景点的路线、参考项目、时间作出周密的部署与安排。 （二）做好编组与安全工作 会务工作人员要统计参观和考察的人数，然后将人员进行编组；对车辆进行编号，让参观人员上固定的车辆，以利于清点人数，防止走散、漏乘车。对与会者外出参观和考察的行车路线、中间休息地点、用餐地点等内容，应事先确定下来，并派出有经验的会务人员（最好是秘书长或有关领导带队）负责统一调度、指挥、协调工作，保证与会者能安全归来。 七、组织文体活动 会议时间较长的大中型会议，为了丰富与会者的文体生活，可以组织与会者开展必要的文体活动。对各种文体活动，会务工作人员应当根据会议的时间长短，作出适当的安排，既不可过多，也不可过少，应当尽可能地围绕会议的主题，并经过有关领导的批准。每个文体活动项目的时间，不可过长。 八、组织集体摄影 集体摄影是大中型会议会务工作的内容之一。应当做好以下工作：
