爱华网系列专题：《提高管理效能的52条真经：管理就这么简单》
6 管理者无处不在 管理者不仅要敞开自己办公室的大门，欢迎所有提建议或需要帮助的员工，也应该到员工办公的现场去看看。最近，新闻界对我们公司的一位离职员工进行了专访。在采访的过程中，他说："公司制定了开放的管理策略。这是我们员工非常引以为傲的事情。但是，我们的一位经理在实施这一管理策略时变了味儿。他声称自己采用的是开放的管理策略，但他所指的开放管理策略是他能在任何情况下都能够方便地监督员工。实际上，他一周之内只与员工打两次照面。当办公室里出现问题需要他提出意见或提供帮助时，他却总是不在场，我们甚至不知道如何联系上他。如果我们在没有征得他同意的情况下，擅自处理某一问题，他回来后如果感觉不满意，受惩罚的只能是我们这些基层的员工。在这种管理者的手下工作，怎么也不会得到好的结果，这是我离开的根本原因。如果我们需要经理时，他能够在场给予我们指导与帮助，我或许会留下来。" 管理者需要在工作的现场，他不仅要敞开自己办公室的大门，欢迎所有提建议或需要帮助的员工，也应该到员工办公的现场去看看。这意味着管理者要与员工进行面对面的沟通，这种沟通可能是正式的，也可能是非常随意的。现在，人们越来越多地依赖计算机网络办公，员工与管理者办公场所的距离可能拉得越来越大，在计算机多媒体的强力发展下，虚拟的办公团队已经产生。在这种情况下，当员工需要管理者的支持与建议时，管理者要想亲临现场已经变得越来越困难。在当今现代化办公的格局下，你可以通过以下方法实现与员工面对面的沟通： 1.随机的电话联系与沟通。 2.电子邮件。 3.宣传材料的传递与发放，如备忘录、文章报道及其他有意义的新闻与信息。 在有效地使用以上交流工具时，要牢记以下注意事项，知道应该做什么，不应该做什么。下面，我们用一分钟梳理一下使用现代通讯工具时应该注意的事项： ▲使用电话与电子邮件应注意的事项 1.当进行以下交流时，可打电话或发电子邮件： ·询问工作的进度。 ·询问工程的进展细节。 ·认可与赞美员工的优秀业绩。 ·询问员工需要什么帮助，以协助他更有效地完成工作。 ·向员工通报公司或部门的最新情况。 ·对具有里程碑意义的竣工工程进行检验。 ·在度假前后或者在周末前后，与员工联系，了解公司的情况。 2.当以下情形出现时，不要随意打电话或发电子邮件： ·当员工没有完成任务，管理者想批评或责备员工时。 ·当对某项工作不满，想对某一位员工发火时。 ·当你的言谈举止中表现出冷漠、不尽人情或敷衍了事的态度时。 ·当你想说的话不是百分之百地让人接受时，就绝对不能说（当然骂人的话更不能讲）。
▲宣传材料传递与发放过程中应该注意的事项 1.当出现以下需要时，要传递与发放相关的宣传材料。 ·让员工时刻了解公司的发展情况。 ·通过这些材料向员工提供有助于工作的信息。 ·认可员工正在从事的工作。 2.当出现以下情况时，不要传递与发放相关的宣传材料。 ·当你想告之员工他们所做的工作不正确时。 ·当你想通过这种方式向员工灌输你自己的观点与主张时，或者想通过这种方式表现自己自私自利的态度时。 ·当你想传递的信息对员工没有任何意义时。 这里，不可避免地会出现以下问题 如何通过电话处理棘手的问题。这些棘手问题能否通过电话联系得到解决。在一些情况下，只能通过电话解决出现的问题。在这种情况下，要与员工预约电话沟通的时间，不要在员工没有思想准备的情况下突然给员工打电话。在与员工预约电话沟通时间时，要告诉员工你要与员工沟通的主题是什么，让员工及时作出准备。当你与员工完成电话沟通后，要向员工送交一份文字版的电话记录，这种电话记录会成为你与员工沟通的备忘录。这里，我们不要忘记第一条简单高效的管理策略：提前解决可能发生的棘手问题。7
