爱华网系列专题：《做人做事好习惯：对人命运的影响》
你要做的是利用重要的信息或数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。向老板报告时，要能精准地掌控时间。 5．做简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间 真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是"报告"，而是要引发双向的对话，试图影响对方。 在做任何的简报之前，你必须思考以下3点原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点？听众会有什么样的感受？你希望他们听完简报之后有什么样的决定？ 接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话，提出问题，可以让你和听众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容，其余的时间应该是与听众互动。 6．有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上 正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。 7．邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会 "最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。"这是约翰逊在实施"追求简单"的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。 你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，能节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：把每一封电子邮件的内容限制在大约8句到12句的范围内；超过20个字就应换行；如果超过3行必须空行。 8．当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变 不论你是提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管，完全没有沟通的可能时，你就不必再浪费时间或精力做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择：你是否能够接受这样的工作环境，凡事只依照主管的意见做事，还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题，无关乎好与坏。 9．只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源 老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题？是无法依照原定计划完成，还是无法掌控情况，对于未来感到不确定？是希望员工能够做得更多，以降低成本？当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，这作为你说服老板的理由，是最有效的。 而且，不要只强调你单位或是部门的需求，你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题，达到目标。所以，你的重点在于老板所担心的问题，而不是预算数字。 当你第一次提了要求时，最重要的是让老板了解你的提案，会议时间越短越好，最好不要超过15分钟。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算，这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题，通常成功机会可高达8成以上。 10．专注于工作本身，而不是业绩评量的名目，这样才能真正有好的表现 你要做的只有以下两件事情：
至少每个月询问你的主管："我做得如何？"尽量提出具体的问题，例如："老板对于我所排定的进度是否有什么意见？""我想会议流程非常顺畅，你认为还有地方要改进的吗？" 你应该随时和主管沟通自己的工作表现，而不是只有在每年一次的业绩评量，这样你可以事先知道自己的缺点在哪，及时做出改正，同时也可以了解主管的期望。
