爱华网系列专题：《做人做事有能力》
抽屉里要有许多备用的档案夹，当你想开新档案夹的时候，顺手一拿，然后写上这个档案的标签，不要浪费时间去打字，虽然打字的标签看来整齐美观，但要一个个打字，是相当耗时的工作，尤其是当你只打一个标签的时候。 在你为办公桌进行大清仓的时候，会发现自己积攒了一堆专业期刊、员工刊物、杂志、报纸等等，但这些你都想留着看，怎么办?我建议你做一件非常有益的事：剪报，把有用的资料留下来，建立阅读档案。在这个瞬息万变的世界上，谁能快速活用信息，谁就掌握了高度的竞争优势。所以要是有信件、备忘录、刊物、报章杂志等传到你手上，先快速浏览一遍，看看有没有你可以立刻派上用场的内容。如果这份资料的确很重要，就立刻看完。若是没那么紧迫，就先把它放在你预备好的专用剪报阅读档案夹中。等到你有空了，再打开这个档案夹，看看有没有重要信息，用完的资料要记得归入适当的档案，或者你也可以针对某个主页开个档案夹，把相关的资料都放进去。 每天早晨你做的每一件事应该是安排这一天的大事表，只要把新的工作加进大事表中，然后按照你的安排进行工作。大事表第一页写完了，就另起一页继续写，不要挤在空白的地方。等你完成了大事表上约半数的工作，就逐一划掉，下班回家前，记住再看一遍大事表，想想隔天最重要的工作，然后为自己排定时间，写在行事日历上，便于隔天一早就动工。这也是非常好的省时省力的工作秘诀。 □ 调整心态和思维方式 专家们认为，人的脑神经就像人的肌肉一样，越练反应越灵敏。因此应该经常练习集中注意力，使某一部分神经能及时调动起来，它们还会使相关的神经活跃起来，这样，你就进入了状态。 进入状态的关键是你能把注意力集中到主要目标上，这样一切内外干扰就都被排除在外了。例如，一位爵士音乐爱好者可以完全把注意力放在中音萨克斯管上，这样，其他乐器就都可以听不见了。这种情景就叫做"进入状态"。相反，有些人就难以进入状态，例如有些运动员每次比赛之前，想这想那，心情高度紧张，结果比赛水平发挥失常，丢掉了本该拿到手的奖牌。可见，"进入状态"对成功来说是非常必要的。 那么，怎样才能进入状态呢? 你可以为自己所干的事创造一套程序。 你可以为自己制定规则，树立目标，加快频率。 你可以说出你的想法使你把注意力集中到所做的工作上，还可以提醒你别忘了某些事情。 为了使你永葆"状态"，你可以把自己放在零处，放在拼命追赶的位置上。 在你完成一项工作后，不要马上就投入到下一项工作中去。 其实，进入状态就是注意力高度集中。集中意志，可以把心智和创意发挥到极致，人在专注思考工作时，平常要花几个小时完成的工作，几分钟就做完了。这种"瞄准目标"的能力是成功的要素。集中意志是高难度的心灵控制技巧，愈常练，愈能掌握，效果愈好。下边是几项秘诀： 1．制造环境 座椅要舒适，桌面要整洁。需用的工具准备好，气氛要能配合工作的性质--例如，阅读性工作应有明亮的台灯，思考性工作则需要柔和的光线。 2．避开纷扰 集中的注意力很容易再分散，一定要小心维护。如果是在家里工作，就应该关掉电视，让孩子们离开；如果是在办公室，则请秘书代接电话，防人干扰，或紧闭房门。 3．远离人群 如果闭上房门仍然不足，那只好逃得远远的了。有位企业主管的逃避方法是租一个旅馆房间来工作。 4．暖身运动 先放松心情，批阅一些简短的文件，觉得自己头脑的机器已经运转灵活了，再着手比较艰巨的工程。 5．分段进行 花一分钟先作点儿规划，把大计划分成几个小计划，预估今天可以完成哪一部分。这样，你清楚知道今天的目标，容易掌握，比较有成就感。 6．乘胜直追 头脑的机器正全速运转时，别停下来。这时候你觉得自己灵光闪现，难题迎刃而解，欣喜之余，很想为自己这不时出现的才华庆祝一番，但是且慢!灵感不是随时都有的，赶快工作。 7．在家工作 办公室里常有事让你分心，本来这不见得是坏事，但是在需要专注思考时，却不恰当。也许可以安排一部分时间在家工作。此外，成就非凡的人，除上班时间外，每周至少会多花几个小时在家工作。
8．利用零碎时间 你可曾因飞机误点，在机场苦等3小时?这类事总在意想不到的时候发生，这正是你专心思考的最佳时机，因为这时你无事可做。另外，上厕所的时间也可利用。
