第36节:合理落实流程



系列专题:《诠释落实真谛:关键在于落实》

  第八章 再造合理的落实流程

  链条的最大强度,取决于最薄弱的环节。木桶的最大容量,取决于最短的木板。

  流程,《现代汉语词典》的解释是“工业品生产中,从原料到制成成品各项工作安排的程序。”现在泛指为实现一定的工作目的,而需要采取的一系列步骤和动作。

  实践证明,有些工作和任务不能高效地落实,很大程度是落实的流程不合理所造成的。因此,要从根本上解决落实的问题,还需要再造合理的落实流程。

  5.再造合理落实流程的意义

  合理的落实流程,是事半功倍的关键所在,是用最经济的方式来获得最好结果的一种重要途径。

  首先,它能为从事特定工作任务的组织成员提供行动的指南。有了这一指南,可以避免执行者在每次工作之前,都要重新考虑步骤的问题,从而有效地节省了精力和时间。

  其次,它能为从事特定工作任务的组织成员提供行动的说明。有了这一说明,即使是从事该项工作的人员变动,也不会使该项工作搁浅。因为临时人员可以凭借落实流程迅速融入该项工作中。

  第三,也是最重要的,它能整合信息、资源和人力等各种组织要素,把一定的输入转化为输出。

  从表面上看,组织是以业务和职能部门来划分的,但实际上起作用的是流程。也就是在工作过程中所呈现出来的信息、知识、人员、物资和资金的流动。

  合理的流程能使信息、资源得到最有效地利用,能使人力、物力得到最合理地使用,从而使组织构成的各要素更好地适应工作目的,为各项工作任务的落实提供重要保障。

  也许流程的最初构建、再造与发展将会花费许多时间和精力,但流程一旦完善、固化,简单的努力将会释放出巨大的投资回报。美国保险业巨子CIGNA曾经进行了20项的流程改革,其结果是:“经营费用降低了42%,经营周期缩短了一半,顾客满意度上升了50%;质量标准提高了75%。” 专家们认为,“在流程改进中每‘栽种’1美元,在降低成本和提高收益上会收获2-3美元。”

  6.重新审视组织的落实流程

  毫无疑问,合理的落实流程是有着重要意义的。那么,我们现在所处的组织的落实流程是否合理呢?重新审视组织的落实流程,有益于我们对症下药去解决落实流程存在的问题,提升工作效率。

  重新审视组织的落实流程,关键是要分析判断落实流程存在着哪些问题。

  一般说来,组织的落实流程通常存在着以下几个主要的问题:

  (1)瓶颈

  所谓瓶颈,是指落实流程中工作任务出现的堆积点。由于这些堆积点的存在,影响了工作落实的速度;甚至使得工作难以落实。

  识别判断瓶颈的方法并不难,就是看在落实流程中哪个环节会出现工作堆积现象,落实工作任务时到这一环节处是否需要等待。如果是的话,该处就是落实流程中的瓶颈。再造流程,就要想方设法消除这个瓶颈。

  (2)短板

  一只由长短不一的木板组成的木桶,其盛水量的多少,并不取决于那块最高的木板,而是取决于那块最短的木板。要使现有木桶多装水,就必须设法增加那块短木板的长度。这就是木桶理论。

 第36节:合理落实流程
  落实流程也是如此。落实流程中如果出现了“短板”,即落实流程中最差的环节,就会影响整个工作的落实。可以说,“短板”是影响工作落实效果的最大瓶颈。

  俗话说:“链条的最大强度取决于最薄弱的环节。”就落实流程的整体效率来讲,落实流程中工作效率最差的环节,决定着整个落实流程的效率。

  (3)衔接

  如果一项工作任务的完成,要在不同工作人员之间经过一次以上交接时,就会出现衔接问题。如果衔接不顺畅的话,就会浪费许多时间,这也是导致不能高效落实的一个非常重要的原因。

  重新审视组织的落实流程,有助于帮助我们决断是对落实的流程进行一般性的调整、改良,还是进行大刀阔斧的再造。

  实践证明,对落实的流程进行一般性的调整、改良,虽然较为稳妥,但由于没有从根本上解决问题,所以很难达到预期的效果。比如IBM公司,曾一度企图在原有的基础上修修补补,省去彻底改造的“麻烦”,但改造后的落实流程不仅效果不佳,而且加深了后来改造的难度。事实上,这样的情形在很多企业都普遍存在。

  一般说来,进行大刀阔斧的再造,其效果优于一般性的调整、改良。

  所谓落实流程再造,说的简单点,就是推倒重来,也就是对落实流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计。对此,研究流程再造的专家哈默还有个形象的比喻,他说,流程再造就像把监狱砸掉,把犯人都放跑。

  “把监狱砸掉,把犯人都放跑。”其风险可想而知。但事实说明,落实流程的再造虽然具有一定的风险,但把握得好,能使落实得工作戏剧性的变化。海尔集团总裁张瑞敏就多次表示,是流程再造拯救了海尔。  

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