爱华网系列专题：《商界成功者最推崇的成事法则：先做人后做事》
□ 做一个井井有条的人 现代人每天的生活就像是上紧发条的时钟，忙碌的上班族每天都有打理不完的琐事，既影响了心情，又降低了劳动效率。 在生活中，做一个井井有条的人，既能省时，又能创造经济效益。如果善于利用时间的话，每天至少有整整一小时，可以用来做更有效率、成果更好的事。不然的话，这一小时很容易白白浪费掉。你如果按照科学的方法，经过一番训练，时间、精力都能发挥最大的作用，所得的报偿自然相对提高，获得更多的利益。这也正是迈向成功之路的秘诀。 很多年前我就发现，大多数人无法如期完成工作的原因，是他们已经不清楚自己该干什么才好。他们把该办的事、该回的电话全忘了，自己应该发出去的信不知怎么还压在办公桌的抽屉里，拖来拖去，当然没办法准时交差。这样的后遗症，造成了人管不了事、事管不了人完全失去控制的局面。他们宝贵的时间，并没有用来完成有效益的事情，反而全浪费在解决鸡毛蒜皮的小事上面。一天下来，早就累得人仰马翻，身心俱疲，哪还有力气思考什么长远的计划?更别提处理大事了!当然，他们是心累得要命，工作也很卖力，但是他们忙得没有结果。 我们该怎么扭转颓势呢?就从清理你的办公桌开始吧! 成功者的办公桌是什么样子?你一定会认为这个题目有点小题大作。是整整齐齐，还是文件摊一桌?该进该出的文件，是否都成了积案?四周是不是贴满了提醒你做这做那的小纸条?如果你对以上问题的答案有任何一个是肯定的，那你的办公室就和大家的办公室没什么两样。在大多数公司里，似乎每个人的桌上都是一团乱。不过我想问你一个最基本的问题：“我们干吗要把东西全都堆在桌子上?” 答案很简单。我们把一张又一张纸、档案夹、留言条，全往桌上摆，想提醒自己别忘事。我们以为只要自己看见这堆东西，就会记得动手处理，可是往往事与愿违，这些小纸条不是常常不翼而飞，就是被埋在层层文件之下，只有在电话猛然响起，或是有人找上门来，向你讨这要那时，我们才会猛然想起，事情拖了大半天还没做。 要把事情整理得井井有条，其实很简单，一旦上了轨道，你会发现要保持这种习惯并不困难。到了你确定清理书桌的那天，请把门关上，准备好垃圾桶，“这份是什么文件?这文件怎么到我手上的?我打算怎样处理它?”要是你想不到它还有什么保留的价值，马上把它扔掉!你桌上至少有60%的东西都可以扔掉。要不然就放进回收筒，或是改发给别人。 把桌上堆的东西都处理完后，再来看你的文件盒，也别忘了把你贴在墙上、电脑屏幕上的不干胶便条都仔细看过。要是你再勤快一点，何不大刀阔斧，把小边柜、窗台，还有其他你可能把档案顺手一搁、任其繁殖的地方，都一并清理干净。这下子，你马上就可以把乱成猪窝般的办公桌，变得清清爽爽。 待你一切就绪，手边应该就会有一叠档案夹放置着你想留着的文件，你的桌上只会剩下笔记本、电话、电脑而已。 桌上堆的文件和档案都清理过后，接下来就轮到你办公桌的抽屉啦。 你知道大家在抽屉里都放些什么东西吗?要是把我看到的讲出来，你八成会以为这些人是开博物馆、杂货店或搞古董买卖的哩。包括有面纸盒、过期的杂志、报纸，甚至还有小食品。当然每个人的办公桌，多少都有一个专堆杂物的抽屉，可是你不会让每个抽屉都变成垃圾场吧!只要花一点工夫整理，你就可以把抽屉中不必要的东西清得干干净净。抽屉清光了，你就可以把桌上重要的档案文件放进来。一般人大约在半小时内，就可以完成这些工作。
完成之后，把你归入“保留”一类的文件放回档案夹，再把这些文件夹，根据时间的排列，归入抽屉。 办公桌内多半有一个抽屉，是设计成专门档案夹的。你要把这个抽屉当成一块沃土来好好照料。你最常翻阅的文件、资料、档案，应该放在随手能拿到的地方，所以放得愈靠外面愈好。比较不常碰的东西，就放在靠里的抽屉。 至于有保管价值但你很少看的文件资料等，不应占着办公桌附近的位置，应该放到边柜的档案抽屉，或是办公室的其他档案柜，或全公司的中央档案系统。还有，你可能不会再翻阅(除非有大麻烦发生)但非留不可的档案，应放在可搬动的档案箱中，放到办公区域之外的地方。 抽屉里要有许多备用的档案夹，当你想开新档案夹的时候，顺手一拿，然后写上这个档案的标签，不要浪费时间去打字，虽然打字的标签看来整齐美观，但要一个个打字，是相当耗时的工作，尤其是当你只打一个标签的时候。 在你为办公桌进行大清仓的时候，会发现自己积攒了一堆专业期刊、员工刊物、杂志、报纸等等，但这些你都想留着看，怎么办?我建议你做一件非常有益的事：剪报，把有用的资料留下来，建立阅读档案。在这个瞬息万变的世界上，谁能快速活用信息，谁就掌握了高度的竞争优势。所以要是有信件、备忘录、刊物、报章杂志等传到你手上，先快速浏览一遍，看看有没有你可以立刻派上用场的内容。如果这份资料的确很重要，就立刻看完。若是没那么紧迫，就先把它放在你预备好的专用剪报阅读档案夹中。 等到你有空了，再打开这个档案夹，看看有没有重要信息，用完的资料，要记得归入适当的档案，或者你也可以针对某个主页开个档案夹，把相关的资料都放进去。 每天早晨你做的第一件事应该是安排这一天的大事表，先把新的工作加进大事表中，然后按照你的安排进行工作。大事表第一页写完了，就另起一页继续写，不要挤在空白的地方。等你完成了大事表上约半数的工作，就逐一划掉，下班回家前，记住再看一遍大事表，想想隔天最重要的工作，然后为自己排定时间，写在行事日历上，便于隔天一早就动工。这也是非常好的省时省力的工作秘诀。
