过程监控指主管人员应把权力下放给具体的目标责任人员,重点抓综合性管理。在完成目标的过程中,主要靠执行者对目标完成过程的自我控制,上级管理人员的作用主要体现在指导、协助,并对过程中可能出现的问题,提供情报以及创造良好的工作环境。
对于实际的过程监控工作,我们可以借鉴过程的控制和管理(PDCA)模式,其中:
P——策划:按过程控制的目的进行策划
策划是指分析现状,抓住主要实质性问题,确定过程所要达到的目标以及如何达到这个目标的思考活动,其最终结果形成一个程序(为进行某项活动或过程所规定的途径)。
其内容通常包括:活动的目的和范围;做什么和谁来做;何时何地和如何做;应使用什么材料、设备和文件;如何对活动进行控制和记录。
程序文件作为独立的文件,应设立标题、编号、制定人、审定人、批准人、受控状态、修改状态及生效日期等。程序文件规范化的条目一般包括:
□ 目的:即本程序是针对什么控制要求而制定的;
□ 范围:即本程序适用范围;
□ 职责:与本程序有关人员职责(或部门职责),包括主责单位、相关单位的职责;
□ 术语:包括专用术语或引用术语;
□ 工作程序:基本按照工作流程(过程流程)逐项展开,特别注意要将需要证实的要求明确规定,并形成相关记录;
□ 引用和支持文件:包括与本程序相关的程序文件以及作业指导书;
□ 记录和表格:本程序所涉及的记录和表格。
D——实施:指严格地执行规定的程序文件。为达到认真有效地执行程序,应做好责任人员的思想教育和技术培训工作,以解决工作积极性和工作能力问题。
C——检查:指按工作程序规定的明确要求(技术标准、管理规范或相应法律法规),通过联检、自检和专检对程序执行情况进行检查,并做好相应记录。
A——处置:指对检查中发现的问题进行实质评审,确定问题性质和严重性,决定是否需要制定预防和补救措施,并进行跟踪验证;在必要时,进行程序修改。
PDCA模式又称“戴明环”,由世界著名质量管理专家戴明博士提出。PDCA模式是对科学管理程序的高度概括,具有普遍的适用性,尤其是质量管理领域的应用。用PDCA方法控制和管理过程,就是要根据过程需达到的目标,识别应开展哪些活动,和规定控制这些活动所需的程序;在执行程序的过程中,检查程序执行情况并改进程序。
3. 检查和评价对各级目标的完成情况,要定期跟踪检查,方法可采用自检、互检或部门检查;检查的依据是事先确定的目标。最后,根据目标完成的最终结果进行评价并实施奖罚。
4. 根据实施过程的回馈信息,调整目标成分;确定新的目标,重新开始循环。