爱华网
企业常常需要开会，在会议中讨论企业的发展问题，但是如果会议管理不当，会造成大量的无效会议，仅仅只沟通了思想，但却产生不了实质性作用。
著名学者、管理科学家朱则荣指出：高效的会议管理，最终要落实的《会议纪要》上，会议记要才是会议管理中最终的决议性文件和追踪性文件，这是会议能够产生巨大能量的切实保障。
企业所需要开的会议类型比较多：如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议，也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。这些会议，仅有会议记录是远远不够的，必须把会议上达成的决定当做新的问题，落实到具体的责任人，进行追踪，并对会议中所形成的决议事项进行备忘。
第一：会议通知。会议应该提前发出通知，将会议中需要讨论的问题要点，提前公布给被要求参加会议的人员，即便是例行会议，也最好提前通知会议中可能出现的新议题，让每一个参加会议的人提前思考，广泛征求多方意见，带着新的问题和深思熟虑以后的意见到会议上来。我们不打无准备之仗，不管任何人对当前的管理、当前的行动有意见和建议，都不要在会下说，即使是错误的，也必须坚决持行，有任何问题，都到会议上来说，把一切问题和思想都一次性摊到桌面上来，这是企业中沟通思想的重要一个环节。企业中之所以有很多人的思想和企业的发展一直在拧着，矛盾与意见重重，就是因为这些问题与意见并不是纸面上的，而是道听途说、小道消息满天飞，因而造成了企业上下并不是一条心、管理人员思想不统一、员工士气不振等重大不良后果。必须坚持一切问题往会议上摊，当场解决，当场部署，当场开始追踪，一切问题都必须以书面形式表达。
第二：会议记录。会议记录是对会议中所讨论问题的全程记录文件，会议记录通常是采用速记的方式，负责会议记录的人用他自己能够看清楚的文字来记录就行了，会议记录必须始终使用一个同一个会议记录本，每年度或者每季度更换一次，时间一到，不管该会议记录本用完没有，都必须全部归入企业的原始档案中，重新更换新的记录本，坚决杜绝使用零散的纸张或者不统一的记录本进行记录，这会丢失掉企业发展的重要信息的。有条件的企业，或者中型以上企业，应安排专职的会议记录人，负责对企业内部的所有会议，进行统一记录，不管是公司级的还是部门级的会议记录，都统一由企业中所安排的一名专职人员负责，这既是对企业之间、部门之间的一种高效管理方式，也是熟悉和清楚下属思想与行动动向的一种最佳方式，对会议的统一完整管理，是一个企业发展的重要生命线，统一记录，上下沟通，上级全力帮助下级解决掉各种发展问题，是必须的。以质量部门的会议为例，会议中肯定会出现许多扯皮推逶的事情，质量部门的人，会把许多问题归缔在上级领导或者设备部门身上，当没有派遣专职的会议记录人员去做记录时，这些矛盾和扯皮的环节就发现不了，企业最高领导层掌握不了企业中管理问题发现的源头，不了解真实的情况和下属们遇到的管理障碍，也就无法对企业的全局做出准确、清晰而快速的部署。
第三：会议纪要。会议纪要是企业召集完会议以后，最终的会议事项的落实追踪。会场是集中发问、摊牌的地点，人力资源部长也好，生产部长也好，班组长也好，都要就涉及到他的问题做出解释，并且承诺出下一轮要重点解决的问题。会议纪要就是会议中所有问题的追踪报告。例如M部长提到一个问题，新的数控设备什么时候能到位?设备部长回答：7月15号。OK，记下来，列入会议纪要中，准备追踪，会后发给设备部长一张问题追踪单，7月15号这个时间点，你只能提前不能拖后，事情办完了，M部长和设备部长在单子签完了字，送回到总裁办复命，超过7月15号没有见到复命的单子，设备部长的工资当即就要被扣下一大块，一张罚单就开出去了。
会议纪要的样本：
时间：
地点：
主持人：
参加人员：
会议纪要人：
会议记录事项：
第一条：审议通过了《销售人员岗位工作标准》与《销售人员上岗训练手册》，13票赞成，0票反对。会议认为：
第二条：……
第三条：……
会议决议项事：
第一条：公司下一阶段的重点是对“强思企业心理测量标准软件”市场开发的研究，进行广泛而入的市场探测实验，切分出最准确的客户群体，对不同的客户群体编制问题解决方案，编制客户试验样本使用案例，准备好市场培育工作。
第二条：……
第三条：……
待解决问题(开列成表单)：
序号问题问题追踪号责任人完成时间
会议中其他观点：
第一条：……
第二条：……
第三条：……
(会议纪要人据此按问题追踪号签发出《会议决议问题追踪单》，实施追踪并将完结单附在会议纪要中)
会议主持人签字、会议主管签字、会议纪要人/责任追踪人签字
