孔子讲学图 如何解决大量的无效会议问题——朱则荣讲学019

 孔子讲学图 如何解决大量的无效会议问题——朱则荣讲学019


  企业常常需要开会,在会议中讨论企业的发展问题,但是如果会议管理不当,会造成大量的无效会议,仅仅只沟通了思想,但却产生不了实质性作用。

  著名学者、管理科学家朱则荣指出:高效的会议管理,最终要落实的《会议纪要》上,会议记要才是会议管理中最终的决议性文件和追踪性文件,这是会议能够产生巨大能量的切实保障。

  企业所需要开的会议类型比较多:如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议,也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。这些会议,仅有会议记录是远远不够的,必须把会议上达成的决定当做新的问题,落实到具体的责任人,进行追踪,并对会议中所形成的决议事项进行备忘。

  第一:会议通知。会议应该提前发出通知,将会议中需要讨论的问题要点,提前公布给被要求参加会议的人员,即便是例行会议,也最好提前通知会议中可能出现的新议题,让每一个参加会议的人提前思考,广泛征求多方意见,带着新的问题和深思熟虑以后的意见到会议上来。我们不打无准备之仗,不管任何人对当前的管理、当前的行动有意见和建议,都不要在会下说,即使是错误的,也必须坚决持行,有任何问题,都到会议上来说,把一切问题和思想都一次性摊到桌面上来,这是企业中沟通思想的重要一个环节。企业中之所以有很多人的思想和企业的发展一直在拧着,矛盾与意见重重,就是因为这些问题与意见并不是纸面上的,而是道听途说、小道消息满天飞,因而造成了企业上下并不是一条心、管理人员思想不统一、员工士气不振等重大不良后果。必须坚持一切问题往会议上摊,当场解决,当场部署,当场开始追踪,一切问题都必须以书面形式表达。

  第二:会议记录。会议记录是对会议中所讨论问题的全程记录文件,会议记录通常是采用速记的方式,负责会议记录的人用他自己能够看清楚的文字来记录就行了,会议记录必须始终使用一个同一个会议记录本,每年度或者每季度更换一次,时间一到,不管该会议记录本用完没有,都必须全部归入企业的原始档案中,重新更换新的记录本,坚决杜绝使用零散的纸张或者不统一的记录本进行记录,这会丢失掉企业发展的重要信息的。有条件的企业,或者中型以上企业,应安排专职的会议记录人,负责对企业内部的所有会议,进行统一记录,不管是公司级的还是部门级的会议记录,都统一由企业中所安排的一名专职人员负责,这既是对企业之间、部门之间的一种高效管理方式,也是熟悉和清楚下属思想与行动动向的一种最佳方式,对会议的统一完整管理,是一个企业发展的重要生命线,统一记录,上下沟通,上级全力帮助下级解决掉各种发展问题,是必须的。以质量部门的会议为例,会议中肯定会出现许多扯皮推逶的事情,质量部门的人,会把许多问题归缔在上级领导或者设备部门身上,当没有派遣专职的会议记录人员去做记录时,这些矛盾和扯皮的环节就发现不了,企业最高领导层掌握不了企业中管理问题发现的源头,不了解真实的情况和下属们遇到的管理障碍,也就无法对企业的全局做出准确、清晰而快速的部署。

  第三:会议纪要。会议纪要是企业召集完会议以后,最终的会议事项的落实追踪。会场是集中发问、摊牌的地点,人力资源部长也好,生产部长也好,班组长也好,都要就涉及到他的问题做出解释,并且承诺出下一轮要重点解决的问题。会议纪要就是会议中所有问题的追踪报告。例如M部长提到一个问题,新的数控设备什么时候能到位?设备部长回答:7月15号。OK,记下来,列入会议纪要中,准备追踪,会后发给设备部长一张问题追踪单,7月15号这个时间点,你只能提前不能拖后,事情办完了,M部长和设备部长在单子签完了字,送回到总裁办复命,超过7月15号没有见到复命的单子,设备部长的工资当即就要被扣下一大块,一张罚单就开出去了。

  会议纪要的样本:

  时间:

  地点:

  主持人:

  参加人员:

  会议纪要人:

  会议记录事项:

  第一条:审议通过了《销售人员岗位工作标准》与《销售人员上岗训练手册》,13票赞成,0票反对。会议认为:

  第二条:……

  第三条:……

  会议决议项事:

  第一条:公司下一阶段的重点是对“强思企业心理测量标准软件”市场开发的研究,进行广泛而入的市场探测实验,切分出最准确的客户群体,对不同的客户群体编制问题解决方案,编制客户试验样本使用案例,准备好市场培育工作。

  第二条:……

  第三条:……

  待解决问题(开列成表单):

  序号问题问题追踪号责任人完成时间

  会议中其他观点:

  第一条:……

  第二条:……

  第三条:……

  (会议纪要人据此按问题追踪号签发出《会议决议问题追踪单》,实施追踪并将完结单附在会议纪要中)

  会议主持人签字、会议主管签字、会议纪要人/责任追踪人签字

  

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