爱华网系列专题：自我管理专题
第Ⅰ象限：紧急又重要的事项
“紧急”是必须马上就要做的事项，“重要”是对公司、部门或者个人有重大影响的事项。在工作和生活中，有不少是既紧急又重要的事项，如：处理客户抱怨或投诉；老总要你在明天早上10点钟以前提交一份报告；你的父亲病重住院；你的购房贷款马上到期，你还没有准备好------这类事情紧急而重要，你必须放下手头的事情尽快把它们处理好，否则将影响你的正常工作或生活。如果是因为你的拖延而使事情变得紧急，就得不偿失，或使你更加被动。
紧急又重要的事是最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现事业和目标的关键环节，有的则和生活息息相关，它们比其它任何一件事情都值得优先去做。只有这些事情都得到合理、有效地解决，你才有可能顺利地进行别的工作。
第Ⅱ象限：重要但不紧急的事项
工作中有许多重要但不紧急的事项，这类事情不是最重要的，但是关系到一个人的长远发展。有的与你的理想有关，有的与你的工作或学习的长期规划有关。比如：专业技能培训，你一直想写的文章，你一直想执行的锻炼身体的计划，你想做的年度健康检查，你想读的几本书，制订奖金提成及发放措施，起草合作意向书等，都是非常重要的，但是可以拖延一定时间。
重要的事项一般有较充足的时间安排，都是可以在一定的时间内完成的，但是如果每天忙于琐碎的、次要的事，而将重要的事项搁置、推迟，则这一象限的事项就变得既重要又紧急，成了第Ⅰ象限的工作了。对这些事情的处理好坏，从一定角度反映了一个人对人生、工作目标及进程的判断能力。因为，这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。
第Ⅲ象限：紧急但不重要的事项
每个人都会遇到很紧急而且需要立刻采取行动的事，如：正在忙于处理很重要或在计划之内的事情，一位朋友打来电话，不聊又找不到适当的借口，于是你就与他聊了起来，因此花掉了你宝贵的半个小时，因此耽误了你应该做或想做的事情。类似的工作还有：为下属解决问题，上司找你了解工作，下属不停地请示工作让你做决定，会议讨论，客人来访等。
这些事情，较紧急但不重要，应列入次优先的事项中。如果没有安排优先次序，可能会把一些紧急的事项也当成了重要的事项来处理，颠倒了主次。一般人的习惯是按照事情的“紧急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。如果每天把80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上，无疑会导致效能的降低。
如何解决这个问题，他们可以兼顾紧急与重要程度，把每日待处理的事项区分为以下三个层次：
（1）今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）；
（2）今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）；
（3）今天“可以”做的事（即不紧迫的事）。
在多数情况下，愈是重要的事愈不紧迫。比如长远目标的规划等，但是，如果让看似“紧急”的事把这些不紧迫但重要的事无限期地延迟了，这不是高效能人士的做法。高效能人士做要事，而不是做急事。
第Ⅳ象限：不紧急也不重要的事项
既不紧急也不重要的事项，可做、可不做。在生活中，我们会遇到很多这样的事情——不需要即时处理，甚至不需要处理的事情。比如，买一件新衣裳。如果把精力放在这些事情上面，无疑是浪费时间。
（待续）
——转载自《成功自我管理的29个工具》 2008年9月出版
