费用报销预算 项目型企业预算管控及费用报销应用案例



     AMT咨询通过长期对项目型企业长期服务并研究表明,项目型企业由于项目开展众多,面临一系列预算控制及费用报销的难题,诸如:

  项目预算编制过程复杂,项目经理难以统一标准对预算进行预估;

  项目预算审批不规范,审批过程受人为因素影响较大;

  预算执行过程无法对项目实际任务开展进行有效跟踪、报告,导致领导无法实时了解公司状况;

  项目利润难以真实反应,项目考核难度大;

  项目众多,缺乏多项目综合运营视图,无法有效地管理和监控;

  AMT通过对项目型企业预算管理难题进行深入研究,重点关注人力成本与项目费用的规划与管控;通过对项目预算的编制、项目费用的报销、项目工时的填报等方面的设计,提出了项目预算及费用管控解决方案,主要有以下几点内容:

  1.预算制定规范化:在预算制定方面,对不同的项目类型,制定差异化的费用标准,以便更精细、准确地制定项目预算,为后续项目开展过程中的费用把控奠定基础;

  2.预算控制多样化:在预算的控制方式上,针对不同的费用,采取多样化的控制方式,以应对财务及业务上的需要;

  3.费用控制全面化:在项目费用与成本的归集上,做到全面化,包括项目人力成本、项目费用、外包费用、劳务费用、税费、业务费用等,结合收入,有效、快速地核算出项目的利润情况;

  4.统计分析实时化:整合系统中的项目预算信息、费用信息,准确、实时地反应项目的经营与预算执行情况,为资源优化与决策分析提供切实的保障。

  案例介绍

  宜信公司(化名)是一家项目型管理企业,日常公司同时在运作的项目数量众多,对于项目预算管控、项目资源使用、任务跟踪管理、项目成本控制等方面都存在很高的要求。

  随着公司业务规模不断扩大,员工快速增多,对“人”的管理也越来越高。由于该公司业务类型较多,各业务单元独立核算,财务核算难度加大。

  宜信公司在项目管理方面存在以下困惑:

  1. 项目预算执行过程无法与项目实际任务开展进行有效跟踪、报告,导致领导无法实时了解各项目状况;在项目核算时,预算往往超期,项目预算无法有效监控;

  2. 人力成本高,当多个项目共同运作时,项目资源难以得到有效协调;

  3. 项目执行过程的监控缺少主动获取权,项目经理、项目总监、各层领导之间信息不共享,难以统一全面地对项目进行管控;

  4. 项目利润难以真实反应,项目财务风险管理难以有效支撑,考核难度大;

  5. 会计核算复杂。不同类型的收入确认原则都不同,存在完工百分比和合同收入确认两种方式,难以及时准确地对项目进行核算;

  宜信公司希望通过对企业项目预算管理能力的提升,使管理层不再做“拍脑袋”的决策,不再凭感觉开展管理和运营工作,而是基于客观的事实和准确的信息与数据,对企业人力、财力、物力进行合理分配,对企业业务流、资金流进行全方位、全过程、全员参与的全面管理。

  AMT对于宜信公司的管理难题,提出了如下解决方案:

  1.建立完善的项目预算管理体系。建立项目预算编制、执行、控制、调整、考核全生命周期的预算管理体系,帮助企业做到各个项目的事前计划、事中控制、事后分析。

  ? 制定统一规范的多维度核算体系,明晰费用类型、会计科目和预算科目;

  ·确定不同类型项目收入确认原则、项目费用比例、奖金分配原则;

  ·明晰项目成本各项指标:项目人天成本、不同类型合同的税费、期间费用报销标准等;

  ·规范项目预算超支时的监督把控机制;

  ·有效划分部门常规费用预算与主营项目预算,形成差异化管理。

  2.项目费用闭环式管理。

  结合项目预算,在费用申报时,做到有预算可依,有预算必依,严格管控每一笔项目费用的开支。真正有效、实时地通过预算对费用进行控制,并配合相应的报销标准,从多个维度加强管控力度。

  3.项目预算监控体系建立。

 费用报销预算 项目型企业预算管控及费用报销应用案例
  ·明确各项目执行过程的费用预警原则、费用报销标准;

  ·加强项目各阶段完工的监控力度,以输入输出物作为强制手段,冻结或开启项目下一阶段预算;

  ·结合工时填报、合同收入等多方面要素,全面地监控项目的费用成本支出情况;

  ·协同项目过程中的各个要素,如文档资料、项目人员、费用支出等,为项目信息需求者提供全面的项目信息。

  4.统一数据平台的建立。

  将预算管理、财务核算系统、HR系统等企业内多个系统基础数据统一,包括组织架构、员工信息、岗位、财务核算信息、账套、科目等。

  5.经营决策分析。

  提供各项目利润分析报表、项目预算执行情况表、项目费比表、项目利润预估表、人力资源视图表等,从图表数据上,做到“来源真实,引导决策”,切实为项目的事中控制起到保驾护航的作用,对未来项目的开展起到引以为戒的效果。

  该项目实施的特点与优势有:

  1. 建设项目预算管理体系,从项目预算编制、审批、变更、跟踪角度去进行项目预算管理。

  从财务角度,将项目成本构成按性质划分,分为直接成本和间接成本,主要为:人力成本+项目费用+销售费用+税费+外包费用/采购成本,项目周期长,核算内容多,只有高效准确的计算项目成本,才能有效地对成本支出进行有效控制。

  根据对项目成本的分析,从而制定项目全面预算管理,从项目收费人天成本(项目各阶段不同成员成本)、项目期间费用(包括差旅、交通、餐费、通讯费、团队建设费、客户联谊费等)、项目奖金、外包费用、合同税费等多种费用的预测,进行项目预算编制。在项目成员在各阶段活动过程中,对正在发生的费用进行实施管理,随时监控项目预算是否在各阶段计划中,有效地对项目风险进行及时预警。在项目各阶段工作完成时,能够及时确认各阶段收入,项目结项时,可快速统计项目利润,便于公司后期对项目进行考核评价。

  通过项目预算管控系统实现对每个项目、每个部门、每个人员的成本支出进行记录、查询、分析与管控,并能够对每个项目的合同执行情况进行监控、提醒、查询与汇总。精确成本管理让多人的工作由一人完成,人力资源大大节省;核算过程透明公开,核算准确率高;预算控制体系化操作,让降低成本不再成为空谈;实现综合统计、实时查询,使得管理决策有依有据。

  2. 财务集中化管理,会计核算集中化,实现会计信息的即时、准确。

  在该公司项目预算管控项目中,根据财务集中管理要求,做了以下提升:

  ·集中化数据管理,建立统一的数据管理平台,将财务业务统一管理,减少多系统基础数据不同导致的凭证不准确;

  ·实现多核算体系管理,满足多账套管理要求;

  ·制定统一规范的科目体系,解决会计核算规范化问题;

  ·建立科目与业务之间的关系,满足不同业务对财务核算的要求;

  ·提供标准化数据接口,满足不同系统间数据传输;

  ·精确及时的数据分析报告,可根据管理要求快速响应。

  3. 项目协同管理,结合项目三要素,对项目时间、质量、成本进行有效管理,并协同合同、人员、知识进行有效的结合管控,更加精确项目管理。

  4. 有效的决策分析,准确进行数据分析,把握正确的经营方向。

  提供各种项目报表,如项目利润预测看板、每月项目毛利率预估、项目可控利润报表、项目人员工时统计等。

  AMT咨询专家表示:项目型企业只有进行了科学的项目预算管理与成本控制,才让决策不再“拍脑袋”,才能有客观的分析数据推进企业的管理和运营,才能为企业从粗放型管理到精细型管理的跨越式发展创造有利条件。

  

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