爱华网在管理咨询项目实施的过程中,无论是在流程优化还是如何获得真实准确的财务数据和信息的推进中,经常遇到的借口是,上了ERP系统就好了.这是对信息管理系统在企业管理中的作用存有偏见.
信息管理系统是企业信息化的基础工具,无疑在企业的业务管理方面具有强大的协同和共享能力,可以使企业的计划、销售、生产、采购、库存、设备和人力资源等部门管理连为一体,从而实现企业的完全信息化.但从实施的情况来看,信息管理系统实施的失败率也是惊人的,有统计说,高达90%的实施是失败的,这样就有必要对信息管理系统的实施进行反思和总结.
首先,ERP软件依然存在功能不全面、操作不方便,灵活性差以及各子系统之间的连接尚有缺陷.其次,ERP软件的管理模块由一系列相关的数据组成,无论是ERP供应商对企业数据的理解,还是企业对ERP软件各管理模块功能的理解,都会存在不同程度的差异.再次,ERP软件的业务系统与财务系统的对接不够充分或不对接,又会导致信息数据失真和难以判断.
因此,除具备组织架构优化,核算体系规范,编码层级清晰,业务流程顺畅等宏观的资源外,信息管理系统的成功实施之要点是要建立健全的管理制度和制定严禁的操作规程.这一要点可以对成功实施信息系统提供充分的保障,从而使大量业务信息能够真实完整的反映.
管理制度又称内控制度,它是规范企业管理行为和跨部门间边界管理的强有力的手段.
操作规程是对信息系统本身流程控制的补充,它不仅指导操作者的动作,更重要的是对各环节的操作环境提供保障.
操作人员在执行每一操作步骤时,除严格按照操作手册的规定操作外,管理制度是对数据录入的依据(即原始凭证),各凭证单据之间相同项目的复核,发现疑问的修正;结帐后财务与业务系统进行核对,及对差异的调整,都应做出明确,严格和具体的规定.
以付款流程为例,生成付款信息时,作为付款依据的付款申请单,合同(订单),发票,入库单,质量检验单,缺一不可.对这些凭证的要求是必需满足系统付款和相关数据输入输出的必要信息.如:
付款申请单:收款人名称,开户行名称,账号,付款方式,规格,型号,数量,金额等
合同:供应商名称,业务内容,付款期限,折扣折让等
发票:编号,日期,纳税编码,税种,税率等
入库单:收货日期,规格,型号,数量,库位等
质量检验单:各项技术指标/参数,与付款结算相关的质量标准等
如果没有管理制度和操作规程的保障,信息系统就难以对企业管理提供真实准确的信息,弥补软件的缺陷,最终导致信息管理系统实施的失败.
