多则惑 少则得,多则惑,报告,就用一张纸



  少则得,多则惑(老子《道德经》),越来越强调规范化管理、计划管理的中国企业,越来越多的时间,被浪费在了各种报告、计划、总结等文本的构思、设计、撰写、修改、包装、呈现、阅读、交流、会议、修改、再讨论修改、施行当中!有价值吗?没有!尤其是那些冗长复杂、形式多样的报告,完全成了整个公司的绩效漩涡!

  我们的看法是,企业当中的很多报告(可以占到80%以上)都可以在一张纸里面解决问题!

  多则惑,办公自动化的工具越来越多之后,我们开始越来越注重形式,而忘记了内容、目标、目的!打个比方,如果一个报告是为了建议公司对网站进行升级,因为作为客户接触部门已经从供应商、客户、员工、合作伙伴等多个渠道了解到当前网站存在问题,那么,为什么一定要做成一个40页的报告,还要用PPT来呈现呢?看看这个报告形成的过程,部门经理为了推动这个事情,首先与执笔员工进行交流,讨论出一个报告框架,后续编写、审核工作计划;概念形成之后,发起人必须与执笔进行充分沟通;初稿出来之后,一次讨论,一次修改,不满意,再来一次;内容终于完成,还要进行细节的修改,还要为了方便进行所谓“专业的”汇报整理出来一个PPT,为了美化PPT要做大量的图形,将很多没有较强逻辑关系的内容牵强地放到一个图形结构、流程结构中,使之显得看起来很有条理;然后,汇报,老板提出修改意见,又要修改,如果会议效率不高,可能还要重复几次这个过程,……

  机会成本、人工成本何其高昂,而产出在这样的过程折腾直线,甚至会没有,这是什么投资回报??这当然与科层的官僚结构有关,但是,问题的核心不在于此,而是与现在我们很多所谓职业的、专业的管理人员、员工所谓高效能(实际相当低效能)的工作习惯有关!这种为了体现专业化,而干的最不专业的事情,已经成了很多公司的习惯——现在很多的畅销书,一个观点挂一个甚至几个案例,如果是首创的观点可能由此必要,如果是人尽皆知的事情,弄那么多故事、数据、文章干嘛呢?——今天还听了一个台湾知名讲师的培训课程,用了4、5个基本雷同的案例,表达一个一听自明的观点,在干嘛?听众都是幼儿园的吗?

  他们都有一个共同之处,忘记了最重要的——你的目标只是为了——报告审批通过,从结果推过程,你只是需要三个站的住的理由,一个可行的计划构想,和资源需求!形成这样一个报告,会很快,有关的沟通、决策流程由于只关注最重要的几个问题,其绩效会很高!

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  同样以上面进行网站改版的工作计划或建议方案为例,一张纸怎么写?

  首先,明确目标——我们干任何事情都要争取达到一个或者几个结果,最重要的作为主要目标,实施这项工作还能带来的其他结构作为周边目标!我们干任何事情都是有成本的,所以,没有一个好的、有说服力的结果(收益),自己都不能说服自己,就不要提交这个报告了!

  第二,背景——回答为什么要实施这个计划,不要超过三条,强调计划实施的迫切性!这都是谈问题(挑战、风险),所以,如果紧迫性有限,也就可以停止写这个报告了!

  第三,现状——当前这个事情处在什么状态,有些什么有关的积累,由此,自然形成一个下步工作清单!

  第四,计划——围绕工作清单,我们什么时间关闭这个工作,当中有几个过程,分别输出什么成果,以及由什么部门、人员负责有关工作!(甘特图呈现)

  第五,组织——工作的报告关系,协作关系是怎么样的!(组织结构图呈现)

  第六,资源——实施这个计划需要多少资金,还需要那些部门介入?

  实际上,仅从沟通、讨论、决策的角度,这些结构就足够了,而且有着很强势的推力,如果能够有效行文!一个书写的要点,需要注意,一个字能够说清楚的,不要用一个词,一个词能够说清楚的不要用一句话,同时,绝对不要出现大段文字去阐明某个问题、事件、观点!

  看到这里,有人会问,难道不需要一些支撑的数据,就重要问题的更为喜欢的阐述吗?当然需要,上面的主题内容通篇都是结果,比如组织结构,给的就是一个结果,但是,这个问题可能难以决策,此时,你需要有一个关于组织结构的详细说明,为什么要让某位领导决策,为什么要让某个部门参与等!但是,这些内容不要出现在主体问题,因为这个文档从结构上还包括第七部分——附件!就专门问题的特别说明!不过,我们都知道,处在呈现、讨论、争辩阶段,这并不是必须的,写计划的人,应该可以非常清晰有重点的阐述清楚的,报告下行的时候再进行这些支撑结构的书写,才是最高绩效的选择!

  想一想这样革新之后的会议,发起人发给参会人一个人一张纸,不到一分钟全部看完之后,大家开始激烈讨论,发起人回答各个方向的问题,有时候为了深度说服,还要在白板上用图形进行充分阐述,……

  越来越多的企业需要这样报告来加速决策,提升绩效,降低内耗!赶紧采取行动吧!

 多则惑 少则得,多则惑,报告,就用一张纸
  

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