爱华网关键词：会议 现场执行 公关 现场直播
在会议执行环节，是需要最细心去对待的，虽然几乎每个因素以及各种情况似乎都已经提前考虑好，但还是需要谨慎的。毕竟是展现给大家看的“现场直播”，稍有不慎就会满盘皆输，从扬名变成出丑。
其间需要注意的几个要素与技术性的细节简要说明如下：
1、人气问题：
除非你搞的是限制参加者数量，或者是有敏感内容的会议，否则缺乏人气将是最大的失败。
人气不足就会拖延，使得原本计划开始的时间被一点点地延后。因为你总是在期待会有更多的人往这边赶，或许下一分钟就会多几个人，让场面来得不太尴尬。但如此对主办方与对嘉宾的印象都不好，会使得活动的很多计划都被打乱了，至少要到别的地方去赶场的嘉宾有些匆匆说了几句话之后就离场，所以这使得在场的很多人都感觉嘉宾是在糊弄，这就是会议组织的大忌。
这就需要组织者在事先多准备几套增加人气的方案，或者干脆用一个比较小的会议室，或者多找些渠道，让更多的人来当“托儿”。即使那些身份不是很高的“托儿”占据了相对比较好的位置，都要执行“先来后到”的原则。以求尽量达到不冷场甚至“爆棚”的效果。
2、互动问题：
有很多聚集人气必要的手段，比如设定颁奖、抽奖、演出以及参与等环节。
演出会带来更多的关注度，同时也会使你的会议正规性与权威性、专业性受到负面影响；颁奖也可以得到更高的关注度，但需要以正规、专业甚至权威性作为基础。抽奖和参与会迎合部分人“拣便宜”的心理需求。颁奖与演出应该是相对比较媚俗的环节，在秀给别人看的，因而就要在会议举办的中间，某些人想要退场的时候，起到粘合作用，让他们多坐一会儿，但假如有机会做印象调查，你肯定不希望很多人只对颁奖、抽奖、演出等内容的印象更深刻的吧。
如此把这样的环节放在哪个时间段就是值得推敲的事情了，放在开场不久的话，热闹是热闹了，人心却散了，场面就很难控制；放在后面，人都走得差不多了，就显得冷清了，也失去了聚拢人气的意义与价值。这些辅助安排是不能冲淡主要内容的。但在场面不是很热烈的情况下，就需要把颁奖庆典提前一些就是一个颇为技巧性的安排了。
顺便说一句，假如其实越是到经济危机的时候，越少有人贪图虚荣。连白送都没有人愿意来领取，颁奖已经沦落到如此尴尬的境地了，这就会给以后再举办相应的活动增加很多不信任的成分。
3、场地布置：
现实是相当多的会议都没有充分挖掘展示出来。导致遗憾现象频有发生。
场地布置是很需要重视的，也有很多文章可做。会议现场在装饰广告方面需要追求更优的摆放角度。从装饰的角度，需要以简单而不凌乱为原则，多放一些跟本次会议有关的内容，比如会议本身、相关的组织机构、赞助者、明星企业等等。这就如传统媒体“开天窗”一样令人遗憾甚至失望。当你的展示丰富多彩的时候，至少从侧面说明你的资源挖掘水准。让人感觉你“其实不缺钱”。
场地布置所追求的首先是装饰功能、其次才是商业开发的功能。从最现眼的通道两侧的展板、道旗、相关位置的背景板；到次一级的易拉宝、液晶显示屏、横幅、竖幅、嘉宾签到处；再到不是很现眼的水牌、桌牌、会议发放的礼品与纪念品，都是需要充分展示的资源。
4、留住与会代表：
与会者的迟到早退以及在会场内走动是他们的自由，同时，这种自由也给会议现场氛围带来负面影响，而使会议显得凌乱不堪。那就需要一些方法对他们进行不留痕迹地约束。让大家都以一种新的更负责任的态度来参加会议。
比如在桌牌的制作上尽量更有针对性，并写上确定与会者（并不仅仅是嘉宾）的名字与所供职的机构名字，这是一种无形的宣传，也是对与会者提高尊重的等级，更在无形地提示他们不要空降。这也是给他与会议建立正常的纽带。
在每个人“早退”离场的时候，让他们在门口填写“早退表”，写明早退原因，为以后改进邀请人员的质量与改进细节方面的措施提供依托与基本调查，更会为后续活动的提升奠定坚实的基础。填表的时间不要超过5分钟，最好控制在2-3分钟。而且要在会议开始的时候就讲明白。
4、对嘉宾的礼遇：
从对嘉宾的礼遇上，应该是核心中的核心。做得不好就会让嘉宾不满意，就会形成阴影，下次就再也难请了。
首先需要尊重嘉宾的演讲风格？是学者型的严谨，还是政治领袖型的忽悠，或者是极其有亲和力的临家大哥，或者是政客一样的进行政策宣导。形成热烈的氛围核心在于话题的权威性、互动性与可争辩性。
其次是一些细节，比如对嘉宾的迎来送往，礼仪小姐的训练有素，给他们及时倒水等细节；比如在会场液晶大屏幕上打上参与致辞、主旨演讲与主题对话的嘉宾的照片、个人简介与主要观点等等；
更为重要的细节是主讲台。在主席台上摆放装饰花应该是很必要的，但那些身材比较矮小的主讲嘉宾就会有不痛快的感觉，同时摄像的难度也增加了。假如在主讲台的后面摆放一个大约10cm的台阶，就可以避免这种尴尬，而即使是身材比较高的嘉宾，也不会有不好的感觉。
毕竟谁都喜欢那种居高临下说话的感觉，在论坛与峰会上就更是如此。
5、音响效果：峰会论坛原本就是一次秀，既然是秀场就势必需要让主要演员有受到尊崇的感觉。如此就需要进行必要的技术处理，比如音乐要用那种容易让人亢奋类型的，甚至录制一些喝彩与鼓掌的音响效果，在精彩的时候播放并调动现场观众的情绪都是很有必要的。而音响与迎宾曲中出现不和谐甚至中间暂停的情况是绝对需要避免的。
6、会议的品牌运营：会议要做成那种周期性的，长期性的组织，并形成品牌，就要把会议当成企业一样运营，在形象传播方面有良好的表现，而不仅仅是暂时的与不定期的活动，那需要或者时间或者地点、或者参与对象、嘉宾、涵盖行业等方面的相对稳定，需要有统一的形象，并注重从视觉到行为、从理念到整体形象方面的高度统一，比如在实用性文具等用品方面，小到信封、信纸、笔记本等，大到展宣产品、汽车、服装等方面都统一。
品牌的会议就是特定的平台，需要持续性的大力度的进行宣传推广。
贾春宝
2009年2月16日星期一
