爱华网系列专题：大学生就业
湖南科技学院创业协会 刘周文 我院有40多个社团,社团种类繁多,几乎趋于饱和状态，社团开展的活动也灵活多变，为大学生提供了一个充分展现风采,尽情张扬个性的舞台。 社团是成就人才的摇篮。而且随着各大高校对大学生社团工作的重视,大学社团在大学生生活中的影响和作用日益扩大。为了把社团管理工作做得更好,我们首先要对大学社团 有新的认识. 一.大学社团的特点分析: 1.灵活、自由，约束性小. (1)社团活动空间广阔,更能锻炼管理者的综合能力。 如果将学校看成是社会的缩影，那么，团委就是政府行政机关，而我们社团组织更象一个企业。企业搞得好，财产和声誉就蒸蒸日上，搞得不好，只能破产注销。所以说，搞社团是锻炼人才的捷径。克林顿在大学时也积极参与社团活动；朱镕基在清华大学时就对社团情有独钟。 (2)社团是由一些有共同爱好的人自愿参加组成的.它对同学们的约束性小,社团社员尤其是社团干部在社团工作上自己安排时间,组织会议,相关学习和开展活动全凭着个人的兴趣爱好和对社团的组织责任感去自觉处理. 2.可操作性强,具有创造性. 在社团这一块我们可以大有作为。 任何社团的发展都是一个从无到有,从小到大的过程,在这个过程中,在此过程中,都是学生自己慢慢摸索,慢慢尝试的一个过程.在这个过程中,自然有诸多困难和失败,所以受到磨练的机会更多. 3.有一定的风险性. 社团内部的资源(社团的人手,经费以及社团干部的时间和精力)是稀缺的,所以必须合理配置利用，加上社团活动是在摸索尝试着开展的，所有的活动都冒有失败的风险:包括活动没有达到预期效果;活动经费预算不足,只好用协会会费透支(如果外联拉赞助方面出差错的话);或者活动勉强成功了,有时由于活动安排不周或是其他原因，使得活动即使勉强办成了，但却导致社团内部产生了矛盾乃至分裂,这些都是社团活动的风险. 由于社团具有以上特点,才使得社团的管理起来远没有学生会和团委那么顺利而具有其特殊性。 以下，是本人结合自己在创业协会前期的一些工作经历，对社团管理的几点建议。 一.社团的制度管理. 1、制定规章制度要结合考虑自己的实际情况. 首先,我们必须明确制度的作用,制度是用来激励人,用来指导人的,而不是用来约束人的.只是在这个过程中制度不得已产生了一定的约束性. 而事实上,大部分社团把制定制度当作一种形式,没有结合考虑自身情况,甚至忘记了制定制度的初衷,所以大部分社团都拟订了干部管理制度或会议制度,经过调查,我还发现几乎每个协会的制度中都有一条"协会开会或者举办活动时,严禁迟到早退,否则....",而且这条还占据了重要地位,因为考勤的评估成本是比较低的,不象其他规定不好检验,比如"不许说有不利于协会的话语"就不好监督了.所以即使有的协会虽然还制定了几条其他很不错的制度但终因无法监督和评估而失效. 这样制定为了制定制度而制定制度,本身就有其盲目性,即使这样的制度起到了作用,就算你的社团活动或是出勤率很高,也不能代表什么,这只是社团管理工作中很小的一部分.另外,一个干部的到勤率高,不能就此说明他是个好干部,社团的出勤率高,也不见得就是一个很有凝聚力的社团. 2.制度软化管理,构建适合本协会的组织文化. 前面我们已经提到,大学社团有其特殊性,与学生会,团委相比,它没有那么强的约束性和政治性.在大学校园中,用管理学原理解释,它是以一个"非正式组织"的形式存在的. 然而大部分协会没有制定会员管理制度,这是可以理解的,因为光上面那几个干部都管不过来,更何况会员呢?顶多一学期开两次会员大会就不错了.所以在社团内部,对于广大会员实行硬性化的制度管理是不太可能,也是没有必要的.相反,根据自己协会的组织特点,构建一个奋斗愿景,塑造社团文化,让会员能感到一种无形的积极的向上的气氛,这样反而会增加大家的干劲，起到意想不到的效果。当社团内部,无论是干部还是会员都能朝着这个愿景努力,这时社团的凝聚力是最大的. 那么怎么开展协会的组织文化建设呢? (1)、立足会员,统一思想。 孟子说:民为贵，社稷次之，君为轻。其实，大部分会员们加入协会根本动机就是要享受特殊权利.因此，如果他们交了会费而没有获得想得到的，那么，他们认为自己被骗了。不仅如此，他们还要大肆宣传以发泄内心的怨恨，使得社团名声大臭，这才会出现每年社团招新情况并不乐观的局面，造成了恶性循环.会员们交纳了会费，理应得到必要的回报。我们就必须针对会员而开展一些与其利益相关的活动，让其从中获益。所以说，我们社团一切行动的出发点都应立足于会员. 为此协会负责人要多与会员进行沟通.支持和鼓励协会全体人员提建议.可以从会员报名表开始调查,研究出大部分会员的入会动机是什么?在会员大会上调查大部分会员希望从协会获得什么?由于当初会员入会,目标不一定很明确,甚至有的还是出于好玩或者错误的理解了协会而加入协会的。同时引导那些当初糊里糊涂入会的会员融入到集体中来,"志不同,道不合不足为谋."对于极少部分不肯配合的调皮会员应该予以放弃,管理只能以大部分为主,不能因小失大.在统一思想上,根据各个协会的特点,难度各异,相对来说,专业性强,学术性强的协会更容易些.当一个组织的思想统一之后,就相当于它的方向也明晰了,甚至该社团的活动性质、形式都差不多可以确定了. (2)弘扬主人翁精神,培养会员的忠诚度. 这一条恐怕比前面那条更难做到,因为到了大学,同学们的视野得到了开阔,兴趣爱好也广泛起来,所以什么都想尝试一下,都是三分钟的热情.很少有会员会坚持一如既往的关注自己协会的情况,更不用说为协会做事情了.怎么克服这种情况呢?当然通过制度激励是必不可少的,其实更能发挥作用的还是组织文化,即协会的软性制度.它包括以下几个方面: a.搭建与会员之间的沟通渠道，倾听会员心声。说明本协会对会员的学习和就业会有什么帮助(如可以结交很多知趣相投的朋友,可以了解与社团相关行业的最新动态).
b.提倡会员在大学就开始职业规划,不断的完善自己各方面的能力. c.强调只有真正的把自己当作协会的一员,多进行相关知识的学习,多为协会的发展献计策,积极投身协会工作中来才能增长知识,才能锻炼自身能力. （3）强调团队优势的发挥。 三个中国人是一条虫的说法恰恰讽刺了我们中国人不懂得团队合作的缺点，所以如果一个团队的优势没有发挥出来，还不如散伙的好。 a.强调团队观念,强调大局观念.让会员清楚的知道社团的组织机构与对应负责人;让会员知道协会的一些历史事件和后期的一些打算等等. b.倡导会员平时间多联系,大家互相帮忙,互相认同和信任，加强社团相关素质的锻炼与学习等。 c.见到其他会员要积极问好打招呼。 (3)"心态"影响成败 可以从成功学的角度,给会员或者干部讲明责任感、创新能力、沟通及效率的重要性。 二、人力资源管理部的作用. 每个社团都有人力资源部(有的叫人事部).这个部门主要负责对协会委员会(又叫协会理事会)干部的选拔,考核与管理,招聘会员,管理会员档案.这是个权利极大的部门,甚至会长的日常工作也要受它的监督. 但是几乎大部分协会都忽略了这个部门的作用,会长独揽了这个部门的大部分事情.从而导致人力资源部的瘫痪,人力资源部一瘫痪,那么其他部门不但不可能有出色的表现,反而总是接二连三的出现问题.所以社团陷入了混乱甚至瘫痪的局面,主要负责人忙的不可开交,而其他人闲得没事可做。 人力资源部在开展工作时，又要着重注意抓以下两点: 1.明确干部职责. 社团成立后,应尽快招干部,并明确各个部门的职责,并落实到人,必须坚持各司其职,权责统一,一份权利对应一份责任.一个社团一般有4-6个部门,如果有哪两个部门的责任不明确或者很难明确时建议删掉一个相对较弱的部门,责任不明确的后果是非常严重的,它不但会使得出现了问题没人处理，处理的效率低,还会导致没人为所出的问题负责任. 2.实施干部绩效评估管理 当今社会，大部分企业都开始采用绩效评估管理方式,该模式能有效的激励员工遵守制度和努力工作。在社团当中实行此管理办法有一定的难度,必须是在社团组织文化日渐成熟的基础上进行,它能够有效的促进社团各部门的正常运作和提高社团整体办事效率.但是必须强调的是,职责明确是目的,而绩效管理只是手段,二者结合才是关键.以部门单位进行评估可以促进各部门的团结合作。使之正常的独立的运作。而以干部个人为单位，可以使社团内部的竞争更加激烈。副部长和部长之间，干事和部长之间，部长和会长之间都有竞争关系的存在，这样有助于使社团内部能干的人坐到合适的位置。 3.严格要求,奖惩分明. A、一种假设。 “如果每一个社员对社团的每一份贡献都能的到奖赏,每一份对社团的损害都能得到惩罚,那么这个社团一定是一个完美的社团”，虽然这只是一种极端的假设,但是他说明的奖惩的作用是很大的. B、在社团管理中，如果只进行绩效评估,而没有相应的奖惩措施的话,那等于徒然. 根据人力资源部的评估结果,优秀的社员应当得到提拔,不思进取的干部也将受到降级或是开除.不适合A部门的可以调到B部门去发展等等,这些事情本来就应该属于人力资源部的,但是大家在社团工作中由于心浮气躁或是急功近利的原因,都忽视了人力资源部在整个社团工作中的基础作用. C、辩识需求是对下属的工作进行激励和引导的前提。 马斯洛需求层次理论认为人的需求可以依次分为：生理的需求、安全的需求、感情的需求、尊重的需求、自我实现的需求。社团负责人应重视和满足会员或干部的感情、尊重和自我实现的需求。可见奖赏也不一定是物质的,只要注意要把奖赏和个人努力程度以及个人奋斗目标结合起来,就能变为有效的激励. 三.社团活动管理。 1.活动主题与宗旨要相符. 任何社团在其成立的时就已经确立了一个宗旨.但是发展到后来,大部分社团都忘记了自己本社团的最初宗旨,盲目地开展活动.甚至完全和社团宗旨的活动也大张旗鼓,乐此不疲. 活动的盲目开展,有的时候也却有其自身的难处主要有以下原因: （1）受社团名称的影响。如经济研究协会,马克思主义研究协会这样的协会由于其名称具有学术性,所以这样的协会本来就不太适合搞活动,负责人只好绞尽脑汁变着法子来搞活动以满足会员的需求. （2）受赞助商的影响。其实许多活动完全没有必要太虚张声势.但是出于吸引赞助商的需要,所以才把活动扩大规模举行. （3）对本社团的宗旨理解过于宽泛，对自己能力的评估过高,对活动受欢迎度的预期过高等原因. 2、适度开展活动。 （1）活动的开展次数要适度。 各社团在开展活动这件事情上,务必要避免两个极端:一是纯粹不开展活动,不搞活动的社团相当于瘫痪了,这样的社团注定存活不了多久.二是盲目地都搞活动,每周都搞,什么类型的活动都搞,这样反而会引起会员和其他同学的反感.活动在乎的是质量,在乎有意义.频繁的举行活动,其含金量不可能会很高. （2）活动的开展规模要适度. 当然搞大活动是每个社团的夙愿和目标，但是忽略了两个问题：大活动，会员享受到的权利一定大吗？搞大活动的可行性分析怎样？明确的说，不一定活动越大会员享受的权利就越大；不一定每个协会都适合搞大活动；不一定每一个协会都有搞大活动的资本。大部分协会并没有考虑到自己人力物力上的不足,也不愿与其他兄弟协会联手开展活动,而盲目追求大规模效应,结果往往适得其反,活动并不能如计划中所愿顺利进行.盲目的把社团活动的规模扩大其后果主要有两个: (1).活动规模过大,而协会负责人在人力或能力上的存在不足.这时往往有部分负责人不堪重负选择退出社团.如此一来,社团负责人更少了,陷入了恶性循环.所以大部分社团在举行完一次大活动之后,并不见得就皆大欢喜了,实际上,这个社团已经开始隐藏着内部危机了. (2).几乎每个社团开展活动,都希望影响是越大越好.但是心急吃不了热豆腐,要量力而行.倘若冒冒失失地去搞大规模的活动,只会使协会在学校乃至赞助商的心目中留下不良的影响.这也是为什么近来开展活动,在外面拉赞助越来越难拉的原因. 所以说要综合协会自身的实力、财力、人力再结合会员的需求，做出活动计划，合理适度地开展活动。 四、管理学在社团管理工作当中的应用 1、领导方式的选择 领导方式大体有专权型领导、民主型领导、放任型领导三种。同时根据领导方式的连续统一体理论，从专权到放任依次可以分为以下七种方式： （1）社团负责人作出并宣布决策（2）负责人作出决策，宣布决策，并说服下属接受。（3）负责人提出计划并允许下属提出问题。（4）负责人提出可以修改的暂行计划。 （5）负责人提出问题，征求建议然后作出决策。（6）负责人限制条件，让团队做决策。（7）负责人允许下属在规定的界限内行使职权。 上述领导方式孰优孰劣并没有绝对的标准，大部分社团采取的是第四种方式进行管理的。这样显得民主，也更能调动大家的积极参与性。但是其缺点是效率低，负责人也很容易在争论中失去主见。所以往往在一个长达1-2小时的会议之后，仍然没有做出决定。因为会议决策时，人太多嘴太杂，很容易跑题，当然意见很难统一。 权变理论认为，领导方式的选择应该由领导者的特征、追随者的特征和环境组成的函数决定的。而只有你的下属独立性很强，而工作水平较高的时候，民主型或放任型的领导方式是比较合适的。显然，大部分社团还没有发展成熟，还没有具备这样的条件。所以综合考虑，还是第三种和第四种的领导方式是比较适合社团管理者外使用的。 2、直线与参谋 组织中的管理人员都是以直线主管和参谋人员两类不同身份的人来从事管理工作的。 在每个社团中都设有会长和副会长，以及各个部门都设有部长和副部长。而在社团管理中正职干部和副职干部的关系往往不好处理，有的社团会长和副会长分责任管理，比如会长管策划部和宣传部，副会长管理组织部和外联部。这样看似把职责明确了，但是很容易是一个社团有两种不同的管理思想和风格。而各部的部长和副部长更加不好明确各自的责任范围，所以大部分社团管辖的部门的副部长似乎都没有起到作用。 社团组织是一个非正式组织，不可能有正规、严密的管理体系。我认为不防把社团中正职干部和副职干部的关系当作直线和参谋的关系进行处理，这样反而可以把复杂的问题简单化。根据直线与参谋原理，组织的规模越大，活动越复杂，参谋的作用越重要，参谋的数量也就越多。但是社团这样的小组织，有一个参谋就够了，所以有的协会舍了两个甚至三个副会长是没有必要的。 直线与参谋的作用是不同的。直线关系是一种指挥与命令的关系，所以应授予会长和各部部长决策和行动的权利。参谋关系是一种服务与协调的关系，所以应授予副会长和副部长思考、建议以及协调关系的权利，同时参谋还有权监督和指正直线主观的工作失误。 五、加大宣传力度,活动后期宣传的重要性. 几乎所有的协会都意识到宣传的重要性，并下了决心要大力搞宣传。当然每个协会有自身的特色，宣传也有各自的风格。 然而据我观察，大部分宣传都是集中在活动前和活动中，而在活动后，却没做到善始善终！其实宣传工作应当贯穿于整个活动的始终。活动前、活动后应当做大量宣传工作，往往活动后的宣传才是真正的高潮！以创业协会上学期的"金鹰杯"营销大赛为例，在活动搞完之后，如果我们以喷绘或红榜等形式将获奖者名字、照片及相关材料公布出来，让全校师生一睹风采！效果会非常明显.赛后宣传的优势有三点： 1、增强了获奖者的荣誉感，觉得付出有了回报，对本协会怀有感激之情，会对身边的人作些宣传，下次比赛又会成为忠实的参加者。 2、调动了具有这项比赛特长而没参加者的兴趣，增加了他们参加以后活动的可能性，从而提高了比赛的档次。 3、加强了普通会员和大部分同学对本协会的了解和认识，无形中又会为我们作无成本的宣传。 六、信息资源的管理 这是一个信息时代，信息的搜集和信息在社团内部的流通是相当重要的。 1.外界的信息要灵通. 只有积极关注和鼓励社员关注社会动态,该社团才能时刻保持其先进性,才能给社员以正确的指导.建议成立信息部,专门从网络,报刊,电视等媒体上和社会相关行业中搜集信息,必要时还可以组编成资料的形式散发给会员.此即想会员所想的一个具体表现方面. 2、通过网络关注其他学院同名社团的活动情况。 网络上的信息是非常丰富的,学习时要注意甄别真假,还要考虑当地发展情况,应择优而从，不能盲目效仿。 3、构建信息渠道。 大部分协会都没有自己的信息渠道，甚至有什么活动了要通知负责人开会都有困难。大部分协会都有自己的QQ群，但并没有合理利用起来。同时还可以通过散发文件的形式 进行信息传播，这样就可以做到不必什么事都要召集开会了。 七、大胆创新,走出去的战略。 任何一个社团都不想墨守成规，不会情愿停留在某一水平或局限于某一范围发展。走出去、向外发展，是我们创业协会真正的心愿。全校如此多的社团，如果都只局限于校内开展活动，那么社团的影响只能限于此。其实，社团应该面向社会,走出去发展，这对学校也是一种宣传！封闭只能导致落后，只有走出去和其他学校的社团进行互助交流，取长补短、借鉴经验和其他单位进行互利合作，将所学的东西付诸实践.从而锻炼和发展自己。 如何才能走出去？走出去之后又会面临哪些问题？这些问题，尚回答不了。每个协会都有各自特色，走出去的路有千万条，要结合实际情况作出选择！
