爱华网每个人都有被“困”在糟糕会议上的经历：坐立不安，甚至在会上做起了白日梦，看着手表，盼望它早一点结束。 用以解决会议弊病的方法是显而易见的：有一个明确的议程，坚持一个时间表，肯定是有帮助的。但是，很多首席执行官都制定了一套更加“聪明”的工具和技巧，以提升会议的质量，并处理一些可能会出现的棘手情况和紧张时刻。 我们为什么在这里开会? 如果从一开始，人们就明确地知道这个会议的宗旨，那么他们将更加积极地参与。如果会议主持者将这一点向大家明确，以保证讨论走上正轨，那么人们会对他非常感激。这次会议的目的是什么?该参加的人都到齐了吗? “我喜欢在会议开始时，就对会议内容非常明确——这是我们需要在会议结束时完成的事情。”公司库的创始人之一内尔·米诺说，“与会者的议程往往和会议的目的不那么一致，因此你就需要把他们‘带回’目的上来。与我一同工作的同事们都知道我不喜欢开会，因此他们会更加尽力地推进会议的进程。” 埃森哲咨询公司的威廉·格林，为了让会议紧扣主题，给他的领导团队定下了几个行之有效的规则。 “其一，会议的重点要一半以上关注外部世界，而不是公司内部的。”他说，“太多领导层的会议都聚焦于公司内部——我们的市场份额、我们的客户、我们的服务、我们正在做什么……我对此非常担心。事实上，这些主题是我们一直都在跟踪的。其二，我们需要在会议当天提出行动，并且指定执行者，因为有太多的会议只是在可怕地浪费时间。我们要完成什么样的事情?我应该为此付出什么样的行动?这个行动到底该由谁来负责?” 制定明确的规则 人们喜欢会议中的规则，这使每个人都能步入正轨。如果你想鼓励大家开诚布公，那么你该如何确保人们所说的一切都在会议的主题之内? 很多首席执行官坚称，如果会上出现了任何分歧，也会在会上实时解决，而且在这个问题上，从此再也不会有后续的猜测。 “我认为，这种做法可能的确显得有点不‘和谐’，尤其是对于那些过去‘很有礼貌’的人们来说。”卡尔弗特集团的首席执行官芭芭拉·克鲁姆西克说，“我想，我们都很有礼貌，但我们要做到直截了当。我不喜欢开会的时候出现这种情况——我的直接下属离开了会议室，转而对别人说，‘你相信吗?居然有人会这样说!’因此，我会试着用事例向他们解释，如果你发现自己在离开会议室后做出了上述行为，或是在摇头表示不满，或是因为在会上没有说出想说的话而责怪自己，或是认为别人说的话里真的存在问题;那么在下一次，你一定要在会上把你的观点表达出来。你必须这样做。否则，你不会成为这个团队最具影响力的成员。” 处方解决方案公司(Prescription Solutions)的首席执行官杰奎琳·科斯柯夫，就定下了类似的规则。“沉默意味着同意。”她说，“如果你在会上没有表达出你的观点，你就不可以晚些时候回来说，我实在不喜欢这样。我不希望这件事发生。’你既然来开会，就要把你心里所想的东西公之于众，然后大家才能做出决策。” 让每个人都参与进来
会议可能很容易陷入某两个人之间的对话，而其他人都在旁观。另一种人们熟悉的情况则是，每个人都在望着一把手，等待着他/她对一切事情的反应。如何避免这种现象呢? 处方解决方案公司的首席执行官杰奎琳·科斯柯夫常常不去主持会议，而是让别人来主持。 “每个星期五，我们的高层团队会做一个大约一个半小时的公司运营检讨会。我们手里会有一张检查清单，并按照这张清单逐项做出核对，但我不会来主持这个会议。”她说，“高层团队的每个人都有机会主持会议，按字母顺序轮流。这样可以让高管们明白，应该如何来主持会议。这种方法还传递给人们一个信息，这次会议不是为我而开，而是为我们而开。” 通用汽车公司的一位副总裁苏珊·多彻蒂表示，她会通过使用白板的方式，让每个人都能够积极参与到会议中来。 “我喜欢与我的团队成员在办公桌周围进行头脑风暴。”她说，“我喜欢用一块白板来供人们写出自己的想法，因为这样可以让思想视觉化，鼓励人们走到白板前，写出自己的想法。你‘参与了’，是一件事;而你全心参与了，则是另一件事。” “白板还可以将那些很棒的想法保留在我们眼前，而不是埋葬在电子邮件的海洋中，或是办公桌上成堆的文件中。它使我们每个人都会对需要完成的事情负起责任。人们会抓起一支水笔，在白板上写出‘我们需要认真思考，完成某事’，并在旁边签上自己的名字。而且，有很多次，我们写在白板上的内容，都需要几个人去完成它。” 管理者要克制表达意见 等待与会者对会议做出贡献，这一招并不是每次都行得通。有时候，你要去主动“寻找”人们的想法。首席执行官们说，他们甚至会减少自己在会上的内容分享，直到他们从与会者那里得到了更多意见。 万事达卡公司的首席执行官罗伯特·斯兰德说，他已经逐渐学会了在会上鼓励大家做小组讨论。 “我会围绕着每个主题，尽量让大家都参与讨论，以避免我所说的‘双边风格’。我认为，在某些时候，你会得到一条令人吃惊的重要见解，而它会影响决策过程;但你同时也能够得到大家的积极参与，最终大家都意识到，我们该如何做出决定。这样，就不会出现这种情况——老板站在某个角落里，挥舞着一根魔术棒，‘砰’地做出了某个决定。” 他还学会了克制自己表达自己的意见。 “当你在公司里的地位越来越高时，只要一开口，你的话就会被视做更加权威。所以，你必须学会‘后退’一点，”他说，“反过来，如果你过早地说出了你的观点，那么你有可能就会使整个讨论变得压抑起来，即使这并不是你的本意。无论你做出何种暗示，大家都会这样理解，‘好吧，看来老板是想这样做。’这样一来，你就可能失去你所期望的大家积极参与会议的机会。 因此我感觉到，有件事对我来说是一个挑战，那就是坐在会议室后面静观局面的变化，因为我就是那种喜欢突然‘插进来’表达观点的人。如果过了好久，我们都没听到某几位同事的发言，那么就要去邀请他们发言。你在这件事上有什么看法呢?’几年前，你在这个市场上是不是有类似的经历?’‘你们当时是怎么处理的?’无论你怎么说，只要邀请他们发言就好。因此，我一直有意识地去锻炼自己‘听的技巧’，因为同事们曾经告诉我，‘有时候你把事情结束得太快了，尽管这不是你的本意。’” 禁止高科技产品的打扰 教科书租赁网站齐格网(Chegg.com)的首席执行官丹·罗森斯维格表示，他所拥有的令全体人员积极参与会议的最好策略，就是“禁带一切通讯工具”。 “在这个充满黑莓、iPhone、Twitter、Facebook，外加一天500封电子邮件的世界，分心简直是一件太容易的事情。”他说，“所以，我们的管理团队开会时，总是按时开始，按时结束，拒绝高科技产品，只是强调‘我们保持专注’。这样，我们之间的谈话会变得更加健康。人们真正在倾听，为会议做出贡献，我们在推进会议的进程。在你的个人生活中，这样做也大有益处，无论你在哪里，都要全力以赴。”
