公司来访人员管理制度 外企来访看什么——《半部论语学管理》



上部·组织管理

1,1,外企来访必须看什么

 公司来访人员管理制度 外企来访看什么——《半部论语学管理》

【原文】

子路曰:“卫君待子为政,子将奚先?”子曰:“必也正名乎!”子路曰:“有是哉,子之迂也!奚其正?”子曰:“野哉,由也!君子于其所不知,盖阙如也。名不正则言不顺,言不顺则事不成,事不成则礼乐不兴,礼乐不兴则刑罚不中,刑罚不中则民无所措手足。故君子名之必可言也,言之必可行也。君子于其言,无所苟而已矣。”『子路13.3』

【译文】

 

子路问:“假如卫国的国君请你去管理国家,你首先将干什么呢?”孔子回答说:“那肯定是先理顺各个管理职位的名称和管理职责。”子路说:“老师真是迂腐之谈啊,这有什么好正的?”孔子说:“子路啊,你这样看才真是肤浅啊!君子对他所不懂的事往往是存疑,而不是像你这样盲目地否定。管理者的名份不明确,发布起管理指令来就不顺利,管理指令不能顺利传达执行就不可能很好地实施管理,不能很好地实施管理,规章制度礼节等就不能完善,规章制度礼节等不完善自然也就无法确切地进行处罚,处罚不当老百姓自然就不知所措。所以你要去管理一个国家必须要先有一个明确的管理职称,然后你说的话才可能发挥作用。当然君子也不能随便说话,说的话必须与其担当的管理职务相称。

【评析】

孔子在这里强调了“正名”对于管理的重要性,这与法国古典管理理论学家亨利·法约尔(Henri Fayol)总结的14项管理原则中的第4条“统一指挥原则” (Unity of Command) 和第5条“统一领导原则”(Unity of Direction) 不谋而合。统一领导原则讲的是组织机构设置的问题,即在设置组织机构的时候,一个下级不能有两个直接上级;统一指挥原则讲的是组织机构设置以后运转的问题,即当组织机构建立起来以后,在运转的过程中,一个下级不能同时接受两个上级的指令。 这一管理理念,孔子在《论语》中也对齐景公说过:“君君、臣臣、父父、子子。”『颜渊12.11』,意思是说,做国君的要承担起做国君的责任,做臣子的要承担起做臣子的责任,父亲要像个父亲,儿子要像个儿子,否则就乱了套了。

法约尔总结出来的14项管理原则除了上面提到的两点之外,其余12点分别是:1.劳动分工原则; 2.权力与责任原则;3.纪律原则;6.个人利益服从整体利益的原则;7.人员的报酬原则;8.集中的原则;9.等级制度原则;10.秩序原则;11.公平原则;12.人员的稳定原则;13.首创精神;14.人员的团结原则(团队精神)。

在全球化时代的今天,不管是企业的合作还是竞争都不只限于一国之内,跨国合作已经越来越普及。那么外资企业首次到访一个企业,第一看什么呢?通常要求看的是该企业的组织结构图,然后确认当天代表该企业出面会谈的人员在组织图中的位置。

每个企业的组织图是不一样的,但是一张组织图是否科学合理,往往也反应一个企业的管理水平和管理层次。组织图不只是给来访的客人看的,还必须明确对全体职工公示宣布,并让全体职工按照组织图上的结构展开每天的工作。通常组织图上除了管理部门的名称,还有管理者的职称,并且按照金字塔结构呈现出来。

为了帮助全体职工理解组织图的含义,通常还有职务说明书,对组织图中各部门的管理权限和管理者的职责权限进行说明。有了这样的说明,可以让每个职工在日常工作中明确自己的直接上司是谁,遇到什么事情,应该首先向谁报告;出了什么问题,应该由什么部门来负责处理。既可以有效防止管理中的政出多门、下属不知所措的现象,也可以防止出了问题没有任何部门负责的管理真空,或者出了什么事都去找总经理的混乱局面。

一个企业要有一张明确的组织图,一个部门,也要有一个明确的组织图。事实上,外资企业来访时,除了要看企业的组织结构图之外,还要看质量保证体系图、质量控制工序流程图、客户服务及投诉流程图等。通过这些简单的图表,不但能清楚了解该企业的组织结构状态,还能知道以后在合作中遇到什么问题可以问谁、将得到怎样的服务。

  

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