爱华网[现代物流讲座系列]第四讲：现代物流信息管理系统的筑建
一、现代物流信息管理系统的战略地位
现代物流是涉及到社会经济生活各个方面的错综复杂的社会大系统。具体地看，现代物流涉及到原材料供应商、生产制造商、批发商、零售商以及最终消费者，也即市场流通的全过程。现代物流必须完成几个使命，一是商品的流动，既商流，二是信息的流动，即信息流，三是资金的流动，即资金流。商品的流动要达到准确、快速地满足消费者需求，是离不开前期的信息流动，资金的及时回笼也离不开相关信息的及时反馈。在现代物流中信息起着非常重要的作用，信息系统构建了现代物流的中枢神经，通过信息在物流系统中快速、准确和实时的流动，可使企业能动地对市场作出济济的反应，从而实现商流、信息流、资金流的良性循环。
现代物流作为一个相当复杂的社会大系统工程，其运作的前提是要有一个与之相适应的物流信息管理系统。它的运作流程是通过输入社会需求文件信息和供应商货源文件信息，形成产品生产计划、生产能力计划、送货计划和订货进货计划、运输计划、仓储计划、物流能力计划，并进行成本核算。要使这样一个纵深庞杂、涉及面广的物流体系快速、高效和经济地运行，没有信息这一“润滑剂”的作用是不可想象的。现代物流信息在物流活动中起着神经系统的作用，“牵一发而动全身”。主要通过它的几项基本功能来实现的，包括：1. 市场交易活动功能。交易活动主要记录接货内容、安排储存任务、作业程序选择、制定价格、及相关人员查询等。物流信息的交易作用就是记录物流活动的基本内容。主要特征是：程序化、规范化交互式，强调整个信息系统的的效率性和集成性。 2. 业务控制功能。物流服务的水平和质量以及现有管理个体和资源的管理，要有信息系统的做相关的控制，应该建立完善的考核指标体系来对作业计划和绩效进行评价和鉴别，这里强调了信息系统作为控制工作和加强控制力度的作用。3. 工作协调功能。在物流运作中，加强信息的集成与流通，有利于工作的时效性，提高工作的质量与效率，减少劳动强度系数。这里，物流信息系统也有重要作用发挥。4. 支持决策和战略功能。物流信息管理协调工作人员和管理层进行活动的评估、和成本—收益分析，从而更好的进行决策。强调物流信息管理系统支持决策和战略定位作用。
二、现代物流信息管理系统的建立应遵循科学的基本原则
物流的信息管理就是对物流信息的收集、整理、存储传播和利用的过程。也就是将物流信息从分散到集中、从无序到有序、从产生，传播到利用的过程。同时对涉及物流信息活动的各种要素，包括：人员、技术、工具等进行管理，实现资源的合理配置。信息的有效管理就是强调信息的准确性、有效性、及时性、集成性、共享性。所以在信息的收集、整理中要避免信息的缺损、失真和失效，要强化物流信息活动过程的组织和控制，建立有效的管理机制。同时要加强交流，信息只有经过传递交流才会产生价值，所以要有信息交流、共享机制，以利于形成信息积累和优势转化。
我们在设计物流管理信息系统时必须遵循以下原则：
1、完整性原则。物流的不同层次通过信息流紧密的结合起来，在物流系统中，存在对物流信息进行采集、传输、存储、处理、显示和分析的信息系统。基本功能包括：数据的收集和录入、信息的存储、 信息的传播、 信息的处理、 信息的输出等。因此，物流信息管理系统应该具有功能的完整性，就是根据企业物流管理的实际需要，制定的系统能全面、完整覆盖物流管理的信息化要求。建立信息系统，又不是单项数据处理的简单组合，必须要有系统规划，这是范围广、协调性强、人机结合紧密的系统工程。它是系统开发的最重要的环节，有了好的规划，就可以按照数据处理系统得分析和设计，持续到实现系统。因此，物流信息管理要保证系统开发的完整性，制订出相应的的管理规范，例如开发文档的管理规范、数据格式规范、报表文件规范，保证系统开发和操作的完整和可持续性。
2、可靠性原则。系统在正常情况下是可靠运行的，实际就是要求系统的准确性和稳定性。系统的准确性依赖于物流信息的精确性和及时性，物流信息必须精确地、及时地反映企业当前的状况和定期活动，以衡量顾客订货和存货水平。信息精确性的含义既包含了信息本身由书面信息转化为电子信息时的准确性，同时也包含了信息系统上所显示的存量信息与实际存货的一致性。信息的及时性要求一种活动发生时与该活动在信息系统内可见时的时间耽搁应尽可能的小，并要求及时地更新系统内的信息。系统稳定性除了依赖于系统的准确性，还依赖于系统所存储信息的必须具有容易而持之以恒的可得性。一个可靠的物流管理系统要能在正常情况下达到系统设计的预期精度要求，不管输入的数据多麽复杂，只要是在系统设计要求的范围内，都能输出可靠结果。 非正常情况下的可靠性，指系统在软、硬件环境发生故障的情况下仍能部分使用和运行，一个优秀的系统也是一个灵活的系统，在设计时就必须针对一些紧急情况作出应对措施。因此，物流信息系统必须以处理异常情况为基础，依托系统来突出问题和机会，管理者通过信息系统能够集中精力关注最重要的情况，以便及时作出相应的危机公关决策。
3、经济性原则。 企业是趋利性组织，追逐经济利益是其活动的最终目的，所以每一次投入它都会考虑产出，所以在系统的投入中也要做到最小投入，最大效益。所以软件的开发费用必须在保证质量的情况下尽量的压缩。一个经济实用的物流信息系统必须层次结构分明，不同层次上的部门和人员，要的可能是不同类型的信息。一个完善的物流信息系统，要有以下层次：1、 数据层，将收集、加工的物流信息以数据库的形式加以存储。2、 业务层，对合同、票据、报表等业务表现方式进行日常处理。3. 运用层，包括仓库作业计划、最优路线选择、控制与评价模型的建立，根据运行信息检测物流系统的状况。4. 计划层，建立各种物流系统分析模型，辅助高管人员指定物流战略计划。另外，物流信息系统必须是友善和易于操作的，这一方面是为了使管理者便于使用操作，同时也可以提升工作效率。系统界面要求提供的物流信息要有正确的结构和顺序，能有效地向决策者提供所有相关的信息，避免管理者通过复杂操作才能达到相应的要求。系统投入运行后，还必须保持较低的运行维护费用，减少不必要的管理费用。
三、现代物流信息系统的基础是最先进的科学技术
目前已在物流领域得到了广泛的应用的技术主要包括电子数据交换（EDI）、个人电脑、人工智能传家系统、互联网、通信以及条形码和扫描仪等。
电子数据交换（EDI），是指按照同一规定的一套通用标准格式，将标准的经济信息，通过通信网络传输，在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理。电子数据交换技术（EDI）将传统的通过邮件、快递或传真的方法来进行两个组织之间的信息交流，转化为用电子数据来实现两个组织之间的信息交换。通过电子数据交换，使信息传递速度大大高于传统的方法，实现了不同企业之间信息的实时传递。企业从电子数据交换技术中可直接获得的效益有：（1）提高企业内部生产率；（2）改善渠道关系;（3）提高企业少十部生产率；（4）提高企业的竞争力；（5）降低作业成本。
个人电脑的广泛普及和大量应用，加之建立局域网（LAN）和广域网（RAN），借助服务器和通信网络，实现数据的一体化和共享，使任何一个人都可以在办公室、仓库，甚至在路上实现信息的交换，极大地提高了物流运作决策的有效性和灵活性。人工智能和专家系统是一个有助于物流管理的、以信息为基础的技术。该系统由三个部分构成；知识库。推理动力和人工界面。利用专用软件，物流企业可以在承运人选择、国际营销和物流、存货管理以及在信息系统设计等方面进行应用，使物流决策更加迅速、科学。
互联网技术是目前全球发展最为迅速的新兴领域，它使个人电脑实现了最大的功效，由原来互不相关、单个作业的电脑变成相互联系的一体化系统，并广泛地应用到了其他终端，例如手机、电视等，使信息的传送完全地破除了时空的障碍。物流过程的时空运动，管理者每时每刻都能对其进行掌握，包括实体移动的位置和各种各样的信息，物流企业在生产运作过程中能够最大限度地消除决策的不确定性，相应地提高了物流的效率和效益。
现在通信技术在物流领域的最重要的应用，应该是全球卫星定位系统（GPS）、地理信息系统（GIS）和射频技术（RF）。全球卫星定位系统（GPS），它是利用分布在约2万公里高空的多颗卫星对地面目标的状况进行精确测定以进行定位、导航的系统，它主要用于船舶和飞机导航、对地面目标的精确定时和精密定位、地面及空中交通管制、空间与地面灾害监测等。全球卫星定位系统在物流信息管理中的应用，主要集中于：1）用于汽车自定位、跟踪调度、陆地救援。2）用于内河及远洋船队最佳航程和安全航线的测定、航向的实时调度、监测及水上救援。3）用于空中交通管理、精密进场着陆、航路导航和监视。4）用于铁路运输管理。5）用于军事物流。地理信息系统（GIS），它以地理空间数据为基础，采用地理模型分析方法，适时地提供多种空间的和动态的地理信息，是一种为地理研究和地理决策服务的计算机技术系统。GIS的基本功能是将表格型数据（无论它来自数据库、电子表格文件或直接在程序中输入）转换为地理图形显示，然后对显示结果浏览、操综和分析。其显示范围可以从洲际地图到非常详细的街区地图，显示对象包括人口、销售情况、运输线路以及其他内容。GIS应用于物流分析，主要是指利用GIS强大的地理数据功能来完善物流分析技术。国外公司已经开发出利用GIS为物流分析提供专门分析的工具软件。 完整的GIS物流分析软件集成了车辆路线模型、最短路径模型、网络物流模型、分配集合模型和设施定位模型等。射频技术（RF）系统的优点是不局限于视线,识别距离比光学系统远,射频识别卡具有读写能力,可携带大量数据、难以伪造和有智能等。 我国铁路系统使用RF纪录货车车厢编号的试点已运行了一段时间，一些物流公司也正在准备将RF用于物流管理中。通过全球卫星定位系统、地理信息系统和射频技术，能够对物流实体在时空上的位置进行准确定位和进行各种单证的图象及数据传输，从而更快和更广泛地提高了物流的功能。
条形码和扫描仪是近几年发展出来的信息处理和识别技术，条码技术为我们提供了一种对物流中的物品进行标识和描述的方法，它能将物流对象的有关信息通过条形码（可以是一维或多维）的方式记录下来，形成各种货物有别的“身份证”，再利用扫描仪对条形码的扫描，可准确识别物流对象的信息。物流过程不论是在储存、搬运、销售或是配送，通过条形码技术都将能够快速提高物流效率和物流的准确性。当今在欧美等发达国家兴起的ECR、QR、自动连续补货（ACEP）等供应链管理策略，都离不开条码技术的应用。条码是实现POS系统、EDI、电子商务、供应链管理的技术基础，是物流管理现代化、提高企业管理水平和竞争能力的重要技术手段。
四、现代物流信息系统的建设需要良好的物流咨询服务
目前企业对物流信息系统存在两种错误认识，第一种错误认识是将信息化认为是手工操作的自动化，没有认识到信息化可以带来管理上的革新。另一种错误的认识是信息系统包罗万象、无所不能，应用信息系统后，企业的所有问题都能迎刃而解。这两种错误认识在信息系统建设失败的案例中是最常见的，虽然看起来有点不可思议：一个企业进行信息化却竟然对信息化和信息系统不够了解，并且因此而导致了项目的失败。但是，由于不重视专业化的咨询而导致对信息系统建设理解上的偏差、进而导致项目的失败，确实成了中国企业信息化进程中的一大特色，并且还在不断发生。成功的案例普遍是在信息化进行之前、以及信息化进程中的每一步都引入专业咨询力量，端正企业对信息化的认识，保证每一步都不出大的偏差，这也是建设物流信息系统时首先应当吸取的教训。
其实，物流信息系统的规划离不开咨询服务。物流信息系统建设初期的总体规划、流程优化、需求定义以及项目实施中的需求控制是保证信息系统顺利实施、取得良好效果的关键。因此，在项目初期的需求定义和规划中，需要有相关经验的咨询顾问参与进来，根据他们在类似项目中的经验以及他们在IT技术、IT应用方面的专业知识预见可能发生的需求膨胀，与客户充分沟通，在规划中就能全面地规划、分析和预测需求。物流信息系统的建设也需要咨询服务。由于引入了新的技术手段，业务处理流程必然也要作相应的变化，才能够保证真正发挥出信息系统的作用，建设信息系统是一种创新，为达到最佳效果，企业需要聘请资深的管理咨询顾问指导和参与实施的全过程，使其在业务流程重组、建模、实施技术路线、实施计划等多方面发挥积极的作用。由于信息系统建设牵涉面广泛、时间跨度长、技术含量高，因此，即使是一个规划很好的系统，在实施上也有很大的难度。在实施过程中，项目人员的实施经验和项目管理经验就变得尤为重要。但是企业自身很难有这样的人才，也需要依靠外部咨询力量。物流信息系统的建设还是一个长期的过程，需要长期、持续的努力。尤其是中国目前的情况，各行各业发展比较迅速，管理进步也比较快。这就要求企业有一个稳定的外部伙伴伴随企业的成长，为企业的信息化建设提出建议和方案。但是，对于一般客户来说，纯粹的软件供应商往往出于自身能力、应用效果和成本等方面的考虑，在信息化进行到一定程度后无法再往前走，而专业的咨询顾问则能够紧紧跟上管理、技术发展的脚步，为企业的信息化建设提供持续的、领先的服务。
在企业物流信息系统项目立项前，需要引入外部咨询为决策层提供信息系统的导入培训，包括物流理念及行业状况、业务流程优化的核心思想和实施方法、系统应用方面的关键内容以及实施风险防范等方面，帮助企业决策层正确认识物流信息系统，评估系统可能为企业带来的作用和影响、需要多大的投资等，并与企业共同组建项目工作团队，设定项目工作团队的工作目标、工作方法论、质量控制规范等。在正式立项和方案规划阶段，要借助外部咨询公司的专业知识和技能，在企业内部进行流程、需求等方面调研的基础上，综合利用关键问题分析、业务流程重组等先进的分析工具和技术，解决如何搭建高效的内部管理和运作体系、如何优化业务流程、采用什么样的信息技术手段和组织机构、绩效评价体系以满足公司策略及流程方面的需求等一揽子问题，最终形成一套完整的IT解决方案。 在信息系统的实施阶段，系统实施的项目进度安排，各部门、各专业人员的协调统筹，IT技术支持，实施过程中各分阶段的总结、各种异动情况的处理等，都需要借助外部咨询力量的专业知识和丰富的经验才能够顺利进行。在信息系统实施的重要里程碑或全部完成阶段，需要外部咨询人员协助进行效果评估，确定成果。
五、现代物流信息管理系统的运作需要公共物流信息平台支撑
物流信息平台是通过对共用数据的采集，为物流企业的信息系统提供基础支撑信息，满足企业信息系统对公用信息的需求，支撑企业信息系统各种功能的实现；同时，通过共享信息支撑政府部门间行业管理与市场规范化管理方面协同工作机制的建立。
物流信息平台最重要的作用就是能整合各物流信息系统的信息资源，完成各系统之间的数据交换，实现信息共享。物流信息平台可以担负信息系统中公用信息的中转功能，各个承担数据采集的子系统按一定规则将公用数据发送给信息平台，由信息平台进行规范化处理后加以存储，根据需求规划或者各物流信息系统的请求，采用规范格式将数据发送出去。通过物流信息平台，可以加强物流企业与上下游企业之间的合作，形成并优化供应链。当合作企业提出物流请求时，物流企业可通过物流信息平台迅速建立供应链接，提供相关物流服务。这有利于提高社会大量闲置物流资源的利用率，起到调整、调配社会物流资源，优化社会供应链、理顺经济链的重要作用，不但会产生很好的经济效益，而且会产生很好的社会效益。物流信息平台的建设，还有利于实现与电子商务BT0B或BTOC系统的对接。任何一种交易，都是以物的转移或服务的提供为最终目的，电子商务作为一种交易模式，当然也不例外。随着电子商务交易系统建设的深入，如何为其配置电子化的物流系统已成为关键问题，而物流公共信息平台是解决这一问题的较佳方案。
当然，物流信息平台需要采取第三方实施的原则，确保平台具有独立性，从而实现其在公平、公开、公正的基础上，提供有序竞争的环境，从而满足广大客户对物流信息平台服务功能的需求。物流信息平台的经营要实行市场化的运作。为了调动主要经营者的积极性，可以采用主要经营者持股方式，并实行风险抵押，使经营业绩和经营者的利益挂钩，增加实体运行活力。物流信息平台建设还要求物流信息标准化，物流信息平台要对不同物流信息系统之间的数据进行交换，就特别需要标准化的物流信息，以实现不同物流信息系统数据的顺利交换。如果物流信息数据不是标准、规范、统一的，势必加大数据交换的难度，降低物流信息平台的利用效率，造成资源浪费和信息失真。
